Keine Angst vor dem ERP-Wechsel: Warum sich der Schritt zur ERP-Erneuerung im Mittelstand lohnt

Viele Unternehmen zögern bei der Erneuerung ihres ERP-Systems – oft aus Angst vor Aufwand, Kosten oder Komplexität. Doch eine Modernisierung zahlt sich aus: Neue Systeme steigern Transparenz, senken Prozesskosten und stärken die Wettbewerbsfähigkeit. Das zeigt nicht nur die aktuelle Studienlage, sondern auch das Praxisbeispiel der Schiess Werkzeugmaschinenfabrik.

Zahlreiche Unternehmen arbeiten mit ERP-Systemen, die seit mehr als einem Jahrzehnt im Einsatz sind. Laut der Trovarit-Studie „ERP in der Praxis“ liegt das Durchschnittsalter der Systeme bei über 13 Jahren. Diese Altsysteme genügen aktuellen Anforderungen wie Echtzeit-Datenanalysen oder durchgängiger Digitalisierung oft nicht mehr. Dennoch schrecken laut einer Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) rund 70 Prozent der Mittelständler vor einem Wechsel zurück – aus Sorge vor hohen Kosten, Komplexität oder internen Widerständen. Dabei ist der Nutzen einer Modernisierung vielfach belegt.

“Wer in der Vergangenheit verharrt aus Angst vor der Zukunft, gefährdet seine Wettbewerbsfähigkeit”, warnt Christian Biebl, Geschäftsführer des ERP-Herstellers Planat aus Stuttgart.

Das Unternehmen entwickelt seit 1981 die skalierbare ERP-Software FEPA für den produzierenden Mittelstand und betreut seine Kunden durchgängig selbst: von der Beratung über die Implementierung bis zur Wartung.

Moderne ERP-Systeme steigern nicht nur die Prozesseffizienz, sondern auch die Transparenz und Anpassungsfähigkeit. Studien verschiedener Institute belegen die Vorteile:

• Automatisierung & Zeitersparnis: Laut PwC lassen sich Prozesskosten durch Digitalisierung um bis zu 31 Prozent senken.
• Integrierte Datenbasis: IDC zufolge reduziert die Integration aller Datenquellen manuelle Eingaben und Fehler um bis zu 40 Prozent.
• Skalierbarkeit: Die Bitkom-Studie zeigt, dass ERP-Systeme Unternehmen helfen, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren.
• Technologische Zukunftsfähigkeit: DIHK nennt moderne ERP-Systeme als Schlüsselfaktor für die Digitalisierung.
• Return on Invest: Der ROI moderner Systeme liegt laut Nucleus Research bei 2,1:1 innerhalb von drei Jahren.
• Benutzerakzeptanz: Trovarit verzeichnet eine Zufriedenheitsnote von 1,80 für moderne, ergonomische Oberflächen.

ERP-Auswahl: Worauf Unternehmen achten sollten

Ein erfolgreicher ERP-Wechsel beginnt mit einer strukturierten Auswahl. Wichtig sind:

• Passgenaue Funktionalität
• Intuitive Bedienbarkeit
• Nachgewiesene Branchenreferenzen
• Herstellernahe Implementierung
• Modulare Erweiterbarkeit
• Updatesichere Anpassbarkeit
• Skalierbarkeit
• Klare Kostenstruktur
• Zuverlässiger Support
• Zukunftsfähigkeit durch moderne Technologien

Beispiel aus der Praxis: Schiess Werkzeugmaschinenfabrik

Die Schiess Werkzeugmaschinenfabrik GmbH entschied sich 2022 für einen Wechsel zu FEPA, um ein veraltetes ERP-System abzulösen. Ziel war die Digitalisierung zentraler Prozesse und die Reduzierung von Medienbrüchen. Das bisherige System war nicht mehr in der Lage, komplexe Projektstrukturen und Serviceprozesse ausreichend abzubilden.

Nach einem Auswahlprozess mit zehn Anbietern fiel die Wahl auf Planat – vor allem aufgrund der funktionalen Tiefe, des direkten Supports und der Anpassungsfähigkeit. Die Einführung startete im Juni 2022, der Produktivbetrieb begann am 1. November 2023. Eine große Herausforderung stellte die Migration von rund 170.000 Datensätzen dar, darunter jahrzehntealte Artikel, Arbeitspläne und Stücklisten.

Trotz doppelter Datenpflege in der Übergangsphase hat sich der Aufwand gelohnt.

“ERP-Einführungen sind ein Marathon, kein Sprint. Aber wenn man den Weg konsequent geht, zahlt es sich mehr als aus”, resümiert Controller Nico Schatz.

Digitalisierung durch Integration

Schiess vereinte zuvor isolierte Systeme unter einer gemeinsamen Plattform. Angebotserstellung, Auftragsmanagement, Service und Reklamationen laufen nun medienbruchfrei in einem System. Auch das integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) trägt zur Effizienzsteigerung bei.

Projekte strukturieren, Zusammenarbeit verbessern

Dank FEPA gelingt Schiess die Steuerung komplexer Projekte mit langen Laufzeiten und tausenden Einzelteilen. Alle Beteiligten greifen auf eine gemeinsame Datenbasis zu. Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung, was bereichsübergreifende Prozesse deutlich beschleunigt und Abstimmungen erleichtert.

Schulung & Akzeptanz

Die Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung. Schulungen fanden in den Fachabteilungen statt, die Einführung erfolgte weitgehend intern. Die intuitive Bedienung förderte die Akzeptanz, anfängliche Skepsis wich schnell einer positiven Grundhaltung.

Partnerschaftlich zum Erfolg

Planat erwies sich im Projektverlauf als kompetenter Partner mit hoher Reaktionsgeschwindigkeit. Änderungen wurden zügig umgesetzt, branchenspezifische Anforderungen aktiv berücksichtigt.

“Planat ist stets sehr lösungsorientiert. Wo der Standard nicht passt, werden gemeinsam Anpassungen entwickelt.” – Nico Schatz

Blick nach vorn

Schiess plant bereits die Erweiterung um digitale Freigabeprozesse und elektronische Prüfabläufe. Mit FEPA steht dafür eine skalierbare Basis zur Verfügung.

“Ich würde den Weg mit FEPA jederzeit wieder gehen – weil das System zu uns passt und die Zusammenarbeit mit Planat einfach funktioniert.” – Nico Schatz

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Weitere Informationen zu Planat finden Sie hier.