Am 1. Januar 2023 tritt in Deutschland das „Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“, kurz „Lieferkettengesetz“ (LkSG), in Kraft. Mit einer smarten Vertragsmanagement-Lösung, bei der die künstliche Intelligenz (KI) eine bedeutende Rolle spielt, bleibt der Aufwand in Sachen Vertragsanpassung gering.
Das neue Lieferkettengesetz zielt darauf ab, Menschen- und Umweltrechtsverletzungen über die gesamte Supply-Chain hinweg zu verhindern. Es gilt für alle deutschen Betriebe mit mehr als 3.000 Beschäftigten und ab 2024 überdies für jene mit über 1.000. Die Umsetzung erfordert zahlreiche Maßnahmen.
Dazu gehören etwa die Einrichtung eines Risikomanagements, die Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen im eigenen Geschäftsbereich und bei Zulieferern, die Etablierung eines Beschwerdeverfahrens sowie die Dokumentation und jährliche Berichterstattung. Ein wichtiger Aspekt dabei ist, dass auch bestehende und künftige Lieferanten die Einhaltung der im LkSG formulierten Standards vertraglich zusichern müssen. Unternehmen sind demnach gefordert, sämtliche relevanten Vereinbarungen zu identifizieren, zu durchleuchten und an die neuen Bestimmungen anzupassen.
Mit traditionellen Werkzeugen lassen sich die Sorgfaltspflichten nur schwer vollziehen und kontrollieren. Wesentlich leichter fällt dies Firmen, die ein modernes Vertragsmanagement-Produkt mit KI-Technologie verwenden. Wie dies in der Praxis aussieht, zeigt folgender „Vierstufenplan“, der den Aufwand bei LkSG-Anpassungen auf ein Minimum reduziert.
Übersicht über alle betroffenen Verträge schaffen
Um den gesetzlichen Regelungen nachzukommen, braucht es einen vollständigen Überblick über alle Vereinbarungen. Ein modernes Tool, das Dokumente zentral in der Cloud speichert, bietet genau das. Dort sind sämtliche Informationen nach dem „Single Source of Truth“-Prinzip in digitalen Akten abgelegt, die mühsame Suche in diversen Ordnerstrukturen entfällt.
Der Zugriff erfolgt rund um die Uhr und ortsunabhängig mit jedem handelsüblichen Endgerät, selbst per Smartphone. Ein rollenbasiertes Berechtigungssystem sorgt dafür, dass nur befugte Personen Einblick in die sensible Vertragslandschaft haben. Einen weiteren Pluspunkt stellt die Erfüllung der Nachweispflicht durch die revisionssichere Dokumentation und Archivierung in der Cloud dar.
Handlungsbedarf identifizieren
Im nächsten Schritt kommt die KI ins Spiel. Mithilfe von OCR („Optical Character Recognition“) und einem neuronalen Netz erkennt die cloudbasierte Software automatisch die Vertragsart und die wichtigsten Informationen wie Partner und Fristen. Die integrierte semantische Volltextsuche findet schon bei der Eingabe von Schlagwörtern alle Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. Dank dieses intelligenten Features können Betriebe sehr rasch herausfinden, wo Handlungsbedarf besteht.
Vertragsänderungen vornehmen
Wie bereits erwähnt, müssen die Organisationen ihre Vereinbarungen mit Lieferanten an die gesetzlichen Vorgaben anpassen. Hier helfen die in einem smarten Tool integrierten, von der Rechtsabteilung freigegebenen Vorlagensammlungen und Templates.
Metadaten gelangen über Textbausteine und Klausel-Bibliotheken direkt in die Dokumentenvorlagen und tragen so zu einer schnellen Erstellung bzw. Änderung bei. Sobald ein Vertrag auf diese Weise adaptiert ist, starten die im abschließenden Schritt notwendigen Prüf- und Freigabeprozesse selbstständig.
Prüfen und freigeben
Ein zukunftsweisendes Produkt auf Cloud-Basis bietet zu diesem Zweck „Out of the box“-Workflows, die es ermöglichen, Personen einfach in die Prozesse zu integrieren. Darüber hinaus beschleunigt eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU den Ablauf deutlich. Eine intelligente Lösung stellt zudem ein automatisiertes und KI-gestütztes Fristenmanagement zur Verfügung, das mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications für eine effiziente Zusammenarbeit der Verantwortlichen sorgt.
Rasche und ressourcenschonende Umsetzung
Die Horn & Company-Studie „Lieferkettengesetz – Chancen, Herausforderungen und Umsetzungsstand in der deutschen Wirtschaft“ zeigt, dass die Mehrheit der befragten Unternehmen den Zielen des LkSG zustimmt. Gleichzeitig haben sich 80 Prozent noch kaum mit der konkreten Implementierung beschäftigt. Die Ursachen hierfür liegen im erwarteten Mehraufwand, der durch den Einsatz von klassischen Werkzeugen und Prozessen entsteht.
Cloud-basierte Vertragsmanagement-Tools hingegen tragen dazu bei, die im LkSG festgelegten Umwelt- und Menschenrechtsstandards zu wahren und deren Realisierung äußerst schnell und ressourcenschonend zu bewerkstelligen. Je früher Entscheidungsträger diese Aufgabe angehen, desto größer ist die Chance, daraus zusätzliche Wettbewerbsvorteile zu generieren.
Robin Schmeisser ist Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH.
