Die Automatisierung der einzelnen Prozesse im Unternehmen gehört zu den großen Versprechungen der Digitalisierung. Dazu beziehen Uwe Bergmann, Vorstandsvorsitzender der Cosmo Consult Holding und Volker Schinkel, Geschäftsführer bei der Modula Gesellschaft für digitale Transformation mbH, in einem Gespräch mit dem Midrange Magazin Stellung.
Für Volker Schinkel steht fest, dass Digitalisierung und Automatisierung Unternehmen erfolgreich machen: „Der Erfolg erstreckt sich über bessere Kundenbeziehungen und Services, eine höhere Produktivität im Unternehmen, verbesserte Reaktionsgeschwindigkeiten und Durchlaufzeiten von Geschäftsprozessen bis hin zur Entwicklung gänzlich neuer, digitaler Geschäftsmodelle“, so Schinkel.
Für Modula sei die Digitalisierung daher eine Grundvoraussetzung für Unternehmenserfolg. Dennoch finden sich nach seiner Einschätzung gerade im Mittelstand häufig eine Vielzahl von offenen Digitalisierungsprojekten, von denen nicht wenige „überfällig“ sind. Dieser „Innovationsstau“ werde deutlich, wenn man sich vorstellt, wie viele mittelständische Unternehmen im Jahr 2020 noch mit „Zettel und Stift“ im Lager arbeiten.
„Die Schwierigkeit in der Digitalisierung liegt daher häufig bereits in der Bildung einer sinnvollen Reihenfolge von Projekten bzw. Teilprojekten, zumal diese häufig noch von der Schaffung technischer Voraussetzungen und Lösung infrastruktureller Defizite abhängig sind“, bringt es Schinkel auf den Punkt. Die „Modula Business Plattform“ entledige den Mittelstand von infrastrukturellen Defiziten und schaffe alle Voraussetzungen für die Integration digitaler Technologien in die Geschäftsprozesse mittelständischer Unternehmen bis hin zur Nutzung Künstlicher Intelligenz.
„Der Blickwinkel, welche Digitalisierungsprojekte in welcher Abfolge vorgenommen werden sollten, verändert sich unter diesen Voraussetzungen und wird deutlich klarer. Hier setzen wir als Digitalisierungsexperten an und beleuchten gemeinsam mit unseren Kunden die wirtschaftlichen Effekte der Digitalisierungsprojekte einerseits und die Schaffung der organisatorischen Rahmenbedingungen andererseits“, erläutert Schinkel.
Mit voranschreitender Digitalisierung bilde sich nach seiner Einschätzung ein breites Fundament zur Automatisierung von Geschäftsprozessen: „Dieses Potential sollte der Mittelstand unbedingt heben. Vollautomatisierung von Geschäftsprozessen erfordert klare Festlegungen und Metriken. Da diese jedoch insbesondere bei neu digitalisierten Geschäftsprozessen nicht immer ganz klar definiert sind, lohnt sich die Strukturierung mithilfe eines Business-Process-Managements sowie die intensive Nutzung von Workflows zur Unterstützung von manuellen Entscheidungsinteraktionen.“
Mit der daraufhin entstehenden Erfahrung, mit dem digitalisierten Prozess und dessen Ausprägungen, empfiehlt man bei Modula die manuelle Kontrolle und Interaktion, um so den Automatisierungsgrad durch Programmlogiken schrittweise weiter zu erhöhen.
„Wichtig hierbei ist, dass Unternehmen nicht wahllos auf jeden Digitalisierungszug aufspringen. Das führt in der Regel nicht zum Ziel“, betont Uwe Bergmann. „So individuell wie jedes Unternehmen ist, so individuell sollte auch der Digitalisierungsansatz sein. Daher ist eine Bestandsaufnahme aus meiner Sicht eine unabdingbare Voraussetzung.“
Jedoch sei es für jedes Unternehmen wichtig, über Digitalisierung nachzudenken und diese dort umzusetzen, wo es Sinn mache. „Konkret bedeutet das, dass man mit den Prozessen beginnen soll, die stabil sind und ein hohes Maß an Wiederholtätigkeiten beinhalten“, empfiehlt Bergmann. „Hier kann IT in der Regel schnell einen Mehrwert bringen. Das steigert die Akzeptanz im Unternehmen für die nächsten Schritte auf dem Weg zur Digitalen Transformation. Weniger ist manchmal mehr.“
Probe aufs Exempel
Auf die Frage nach erfolgreichen Beispielen in Sachen Automatisierung verweist Bergmann auf das scheinbar banale Thema Rechnungsprüfung: „Bereits vor zwanzig Jahren hat man über eine elektronische Rechnungsprüfung nachgedacht und versucht, diese umzusetzen. Nun sind wir technologisch soweit, dass man hier einen großen Mehrwert erzielen kann. Warum soll ein Mitarbeiter jede Rechnung von Hand prüfen, auch wenn es keine Abweichung gibt? Das erledigt eine KI viel besser“, fasst Bergmann zusammen. „Einer unserer Kunden geht noch einen Schritt weiter: Er nutzt die Inhalte der Lieferantenrechnungen auch zu einer automatischen Validierung seiner Stammdaten. Ist die Artikelnummer des Lieferanten korrekt eingepflegt? Passt die Ust-Id,?“, so Bergmann weiter
Als ein weiteres Beispiel bezieht sich der Cosmo Consult-Manager auf das Zusammenspiel zwischen Konstruktion und Produktion: „Über unsere Lösungen sparen Unternehmen bis zu 95 Prozent der Zeit bei der Anlage von Stammdaten. Einfach, weil diese nicht mehr manuell angelegt werden, sondern über diese intelligente “Brücke”. Dabei werden die Daten auch schon direkt validiert. In beiden Beispielen greift der Mensch nur noch dort ein, wo es notwendig wird. Routinetätigkeiten erledigt die Software.“
Auch Schinkel kann mit passenden Fällen aufwarten: „Als griffiges Beispiel möchte ich die Auftragsbearbeitung von mobilen Servicetechnikern mittels unserer on- und offlinefähigen integrierten Servicetechniker-App nennen. Die Lösung ist im Standard verfügbar, kann aber hinsichtlich der Digitalisierung und Automatisierung schrittweise und mehrstufig implementiert werden.“
Viele Anwender von Modula haben zunächst einmal den Anspruch, ihre Servicetechniker mit mobilen Aufträgen zu versorgen und den Informationsrückfluss vom Einsatzort des Technikers mit Bezug auf den Auftrag digital abzubilden. Dies eliminiert unmittelbar den Bedarf zum Versand von Serviceeinsatzberichten, Spesen und Fotoaufnahmen auf separatem Wege. Die weitergehende Verarbeitung der Daten hinsichtlich Auswertung und Abrechnung kann ebenfalls nahtlos erfolgen.
„Die Digitalisierung von Geräteakten aus dem ERP erfolgt jedoch häufig erst in einem zweiten Schritt“, führt Schinkel aus. „Da insbesondere die Digitalisierung von alten Maschinen/Anlagenakten auf Papierbasis zuvor in einem separaten Teilprojekt vorgenommen werden muss. Sobald diese Daten ebenfalls digital vorhanden sind, können sie in den bereits digitalisierten Geschäftsprozess eingebunden werden, um die einzelnen Servicetechnikeraktivitäten bis hin zum Austausch von Komponenten mit Seriennummernpflicht differenziert über die Geräteakten zu buchen.“
„In der Praxis werde die seitens des Servicetechnikers erfassten Daten wahrscheinlich nicht direkt im ersten Schritt zur automatischen Abrechnung gegenüber dem Kunden oder zur automatisierten Erstattung seiner Spesen im ersten Digitalisierungsprozess verwendet“, gesteht Schinkel ein. „Beide Automatisierungen erfordern ein hohes Maß an Sicherheit und werden daher häufig erst nach dem Durchlaufen einer längeren Phase der manuell unterstützten Prüfung auf eine automatisierte, digitale Abrechnung umgestellt.“
Rainer Huttenloher