Mit Cloud-basierten und effizienten Lösungen wie SAP S/4HANA gehen viele Unternehmen den richtigen Weg. So sorgen große und mittelständische Unternehmen für ein modernes Finanz-Cockpit, das den Piloten und der Crew eines Unternehmens einen sicheren Flug garantiert. Wären da nicht ein paar Aspekte, die – im übertragenen Sinn – den Airbus zur Ju52 mit händischer Navigation machen.
Nach wie vor sind trotz modernster ERP-Lösungen manuelle Prozesse weit verbreitet und bremsen die Schubkraft eines leistungsfähigen Finanz-Cockpits dramatisch aus. Es fehlt an Automatisierung, Kontinuität und Visibilität.
Stattdessen trifft man vielerorts auf traditionelle und händisch durchgeführte Prozesse. Anders gesagt: Selbst der modernste Düsenjet wird mit einem alten Propeller kein guter Flieger; dasselbe gilt für die Digitalisierung der Finanzabteilungen.
Fakten sprechen für sich
Den aktuellen Digitalisierungsgrad hat das unabhängige Marktforschungsinstitut Censuswide im Auftrag von Blackline in einer Studie Ende 2020 unter 1.300 C-Level Führungskräften und Fachleuten aus dem Finanz- und Rechnungswesen in sechs Kernmärkten eruiert. Nur 29 Prozent der Befragten aus großen und mittelständischen Unternehmen sind davon überzeugt, dass die Finanzdaten, die sie für Analysen und Prognosen heranziehen, akkurat sind.
Die nicht durchgängige Digitalisierung und manuell geprägte Workflows haben Schuld daran – Medienbrüche, Verzögerungen und Fehler sind die Folge. Die Studie bestätigt, dass die Verwendung von Tabellenkalkulationen immer noch zur Norm gehört und dass bei 37 Prozent der Befragten die Abhängigkeit von Spreadsheets und veralteten Prozessen die Finanzteams im Dunkeln tappen lässt.
Immerhin, 31 Prozent der in Deutschland Befragten geben an, dass die Mitarbeiter einen Echtzeitzugriff auf Finanzdaten zunehmend zu schätzen wissen. 43 Prozent erwägen auch aus diesen Gründen die Implementierung oder Skalierung von digitalen Automatisierungslösungen, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzdaten ihres Unternehmens zu optimieren. Und das selbstverständlich mit Lösungen, die möglichst geringe Personalressourcen oder aufwändige Anpassungen von Individual-Software erfordern.
Modernes Cockpit mit voller Schubkraft
Die Krux bei der Digitalisierung ist, dass ein modernes Cockpit mit durchgängig digitalisierten Komponenten und Prozessen kombiniert werden muss. Sprich, es gilt auch unter der Verwendung von SAP S/4HANA die im Umfeld bestehenden manuellen Prozesse zu automatisieren. Denn die Leistung von SAP S/4HANA Finance ist unbestritten: Die Architektur macht moderne In-Memory-Technologien optimal nutzbar und die traditionellen Grenzen zwischen Transaktions-, Analyse- und Planungssystemen werden aufgehoben. Zudem gewährt die optimale Umstellung auf SAP S/4HANA Finance eine deutliche Vereinfachung der Kontenstruktur, die Einführung universeller Journale und eine Aktualisierung des Berichtswesens.
Was jedoch einer Schubumkehr gleichkommt, ist beispielsweise der traditionelle Transfer und Abgleich von Daten aus ERP-Systemen in CPM/EPM-Systeme mit Hilfe von Tools wie Excel. Das macht den Abschluss langsam und erhöht das Fehlerrisiko. Eine Finance-Controls-and-Automation-Plattform wie von Blackline kann hier Abhilfe schaffen, indem eine konsequente Prozessautomatisierung etabliert wird. Diese Lösung lässt sich einfach und nahtlos in die bestehende Finanz-Infrastruktur integrieren und bietet umgehenden Mehrwert – ohne hohe Aufwände für die Implementierung oder ein Customizing.
Vor dem Takeoff kommt der Check
Eine Digitalisierungsinitiative in der Finanzabteilung benötigt eine genaue Evaluierung aller Aspekte und Variablen. Schließlich will man nicht ungeahnt in Turbulenzen geraten. In Finanzabteilungen beginnt dies oft mit der Planung und Einführung neuer ERP-Systeme, wie etwa SAP S/4HANA. Es empfiehlt sich, bereits in der Planungsphase an die begleitende Prozessautomatisierung mittels einer Finance-Controls-and-Automation-Plattform zu denken. Wichtig ist, dass diese Plattform Schnittstellen zu allen Systemen hat, damit die Effizienz und vollständige Prozessvisibilität des Abschlusses sichergestellt ist. Die möglichst weitreichende Integration in die bestehende IT-Landschaft und Workflows bringt zahlreiche Mehrwerte mit sich.
Durch das Zusammenspiel von ERP und Finance-Controls-and-Automation-Plattform entfallen die manuellen, zeitraubenden Abstimmungen mittels Listen, was insbesondere den Mittelstand mit seinen überschaubaren Teams entlastet. Die so frei gewordene Zeit können die Buchhalter dann nutzen, um sich beispielsweise auf das Abarbeiten von Ausnahmefällen zu konzentrieren oder detaillierte Analysen vorzunehmen und das Reporting zu verfeinern. Die Automatisierung manueller Komponenten im Finanzabschlussprozess steigert zudem die Integrität der Berichte und sorgt dafür, dass die Bücher schneller geschlossen werden können.
Unabhängig von der Situation vor einer Digitalisierungsinitiative oder den individuellen Zielen eines Unternehmens kann eine weitreichende Automatisierung bereits vor der Einführung einer neuen ERP-Lösung der entscheidende Erfolgsfaktor sein. Denn so wird das neue, moderne Finanz-Cockpit von Anfang an auf kontinuierliche und automatisierte Prozesse aufgesetzt, anstatt es im Nachhinein anpassen zu müssen.
In Verbindung mit auf SAP S/4HANA Finance optimierten Lösungen lassen sich viele Schritte automatisieren und somit besser kontrollieren. Moderne Systeme erleichtern die Migration auf SAP S/4HANA für die Finanzfunktion deutlich; sie entfalten das komplette Potenzial eines modernen Finanz-Cockpits, sparen Zeit und Ressourcen. Sie funktionieren mit jeder Systemlandschaft – von SAP und anderen Anbietern über verschiedene Instanzen und Anwendungsmodelle hinweg.
Dabei ist es unerheblich, ob man vor der Umstellung auf S/4HANA mit SAP ERP bzw. SAP R/3, Oracle oder Microsoft Dynamics gearbeitet hat. Moderne Finance-Controls-and-Automation-Plattformen schließen die Lücke zwischen ERP- bzw. S/4HANA Finance und CPM/EPM-Lösungen. Werden diese ergänzenden Systeme bereits vor der Umstellung auf S/4HANA eingesetzt, ist die Finanz- und Buchhaltungsfunktion bestens vorbereitet – Ready for Takeoff in das digitalisierte Finance and Accounting.
Ralph Weiss ist Vice President für den Bereich DACH bei Blackline.
