Die Mainfrankenmetropole Würzburg hat eine Vielfalt von Aufgaben zu managen. Theater, Feuerwehr, Bau- und Gartenamt, Verkehrsüberwachung, Stadtreinigung und Verwaltung stellen punktgenau Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger bereit. Schlanke Prozesse, perfekte Organisation und kostenoptimierte Planung der rund 3.000 Beschäftigten sind dabei gelebtes Prinzip.

Um als eine der sechs größten Städte in Bayern attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten die Personalprozesse ganzheitlich und bereichsübergreifend verbessert werden. Dabei waren die sehr unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Einsatzbereiche eine besondere Herausforderung. Mit IT-gestütztem Workforce Management hat die Stadt ein zukunftsweisendes Personalmanagement etabliert. Die ATOSS Lösung integriert den Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) und stellt eine faire und gesetzeskonforme Abrechnung in der ganzen Organisation sicher.

Die Behörde baut die Anwendungsmöglichkeiten in allen Bereichen konsequent aus. So reduziert die in der Verkehrsüberwachung eingesetzte elektronische Personaleinsatzplanung den Planungsaufwand und stellt eine bedarfsorientierte und wirtschaftliche Disposition der wertvollen Personalressourcen sicher. Durch das intuitive Mitarbeiterportal Employee & Manager Self Service und die Nutzung der mobilen App für Monteurtrupps, Baukolonnen oder Mitarbeiter mit wechselnden Einsatzorten, haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf sämtliche für sie relevante Informationen.

Der administrative Aufwand rund um Zeitwirtschaft und Einsatzplanung ist bei der Stadt Würzburg deutlich gesunken. Gleichzeitig steigen die Arbeitgeberattraktivität und die Zufriedenheit bei den Beschäftigten. Der Nutzen lässt sich messen: Insgesamt wurden bei der Stadt Würzburg im administrativen Bereich der Zeitwirtschaft jährlich Kapazitäten in Höhe von mehr als 14.000 Stunden frei, die für wertschöpfende Tätigkeiten und noch besseren Service genutzt werden.

„Bürgernähe, zügiger Service und Mitarbeiterorientierung haben bei uns höchste Priorität. Workforce Management führt gerade im öffentlichen Dienst zu mehr Effizienz in der Personalverwaltung und zu optimierten Prozesskosten. Wir gewinnen Zeit für das Wesentliche,“ erklärt Claus Erlenbach, Projektleiter Arbeitszeitmanagement bei der Stadt Würzburg.

Arbeitszeitmanagement mit Mehrwert

Neben der aufwändigen Erfassung von Arbeitszeiten und Kostenstellen per Hand war bei der Stadt Würzburg vor allem die manuelle Berechnung von Lohnbestandteilen ein großer Zeitfresser. Schließlich machten die komplexen Anforderungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) die Einführung einer elektronischen Zeitwirtschaft unabdingbar. Eine manuelle Abbildung der Tarifbedingungen war nahezu unmöglich. Heute erfolgt die Erfassung der täglichen Arbeitszeiten an 50 Zeiterfassungsterminals.

Die Bewertung der Arbeitszeiten und deren Übergabe an das angebundene Lohn- und Gehaltsystem erfolgt vollautomatisch, Fehlerquellen und manuelle Aufwände werden reduziert. Eine transparente, faire und exakte Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten inkl. etwaiger Zuschläge ist lückenlos gewährleistet. Die Zufriedenheit bei den Beschäftigten und dem Personalbereich ist gestiegen. Auch die Erfassung von Tätigkeiten in Form von Kostenstellenkombinationen über die Zeiterfassungsgeräte ist für viele Beschäftigte mittlerweile täglicher Standard und die Basis von Gebührenkalkulationen und Abrechnungen.

Den Straßenverkehr im Griff

Mit der ATOSS Personaleinsatzplanung werden auch die komplexen Dienstanforderungen im Bereich Verkehrsüberwachung geplant und abgebildet. Das Schichtsystem mit wechselnden Arbeitsplätzen und vorgegebenem Arbeitszeitverhältnis im Außen- und Innendienst stellte die Planer vor große Herausforderungen.

Heute werden Schichtvorgaben, gesetzliche Regelungen und TVöD automatisch berücksichtigt. Gleichzeitig herrscht durch die ATOSS Online-Auskünfte höchste Transparenz. Planungsverantwortliche und Mitarbeiter können rechtzeitig reagieren und die Vorgaben der Stadt problemlos einhalten.

Mehr Selbstverantwortung

Durch die intuitiven Self Services haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf relevante Informationen wie gestempelte Arbeitszeiten, Saldenstände oder Abwesenheiten. Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter die volle Verantwortung für seine eigenen Zeitkonten. Zeitaufwändige Rückfragen bei der Personalabteilung oder vergessene Buchungen gehören der Vergangenheit an.

Quelle: Claus Erlenbach

Workforce Management ermöglicht eine innovative Verwaltung und ein zukunftsweisendes Arbeitszeitmanagement

Dadurch wird die Administration in erheblichem Maße entlastet. Mithilfe der ATOSS Online-Auskünfte werden die für den TVöD erforderlichen 32 Zeitkonten für die Mitarbeiter vollständig transparent. Im Intranet finden die Beschäftigten umfassende Dokumentationen zu allen für sie relevanten Bereichen der Anwendung in Form von PDF-Dokumenten und Videos.

Zeitwirtschaft per Smartphone

Aufgrund der guten Erfahrungen baut die Stadt die Anwendungsmöglichkeiten kontinuierlich aus. Beispielsweise stellt die ATOSS Lösung in der Verkehrsüberwachung eine bedarfsorientierte Disposition sicher. Für viel Effizienz und Begeisterung sorgt auch das mobile Workforce Management Projekt der Mainfrankenmetropole.

Bei rund 250 Mitarbeitern mit wechselndem Einsatzort wie beim Bauhof oder der Stadtreinigung sind Zeiterfassung, Gruppenbuchungen und untertägige Kontierungen via Smartphone inzwischen tägliche Praxis. Positive Nebeneffekte: Die unkomplizierte mobile App hat der Stadt in der Anfangsphase der Flüchtlingskrise in den Notbüros gute Dienste geleistet. Und auch bei der Vorbereitung der Landesgartenschau 2018 zeigte sie ihre Stärke.

Als letztes wurde die hochkomplexe Einsatzplanung der Feuerwehr mit 24/7-Diensten an 365 Tagen im Jahr vollumfänglich abgebildet. Rund 100 Feuerwehrleute und 75 Mitarbeiter in der Verwaltung bzw. in der integrierten Leitstelle werden nun noch ganzheitlicher disponiert. So können die Feuerwehrleute unter Berücksichtigung ihrer Qualifikationen situativ untertägig unterschiedlichen Arbeitsplätzen, beispielsweise Drehleiterführer und Tank- oder Schlauchwart, zugeordnet werden. Kein Wunder, dass der Stadt Würzburg für dieses innovative und effiziente Workforce Management der DiALOG-Award verliehen wurde, mit dem zukunftsorientierte Struktur- und Anwenderkonzepte in den administrativen Unternehmensprozessen ausgezeichnet werden. (rhh)

ATOSS Software AG

Projekt-Ergebnisse auf einen Blick

  • Freie Kapazitäten von mehr als 14.000 Std./Jahr durch Automatisierung und Optimierung von Personal- und Planungsprozessen
  • Einsparung von >100.000 €/Jahr durch mobile Endgeräte
  • Reduktion des administrativen Aufwands um mehr als 90 % bei der Erfassung und Bewertung von Kostenstellenbuchungen
  • Signifikante Verbesserung der Planung von Außen- zu Innendienst im Schichtbetrieb bei der Verkehrsüberwachung
  • Gleichbehandlung aller Beschäftigten und faire Abrechnung
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation