Lohnabrechnung im Zeitalter der digitalen Transformation: Gehaltsabrechnungsprozesse verschlanken

„Money makes the world go round“, sang Liza Minelli. Es gibt zahlreiche weitere Sprichwörter, die sich mit der Bedeutung des Geldes auseinandersetzen und belegen, wie recht sie damit hatte. Da nun einmal jeder Geld zum Leben braucht, ist es nicht weiter verwunderlich, dass die Lohnbuchhaltung aus Mitarbeitersicht zu den wichtigsten Tätigkeiten eines Arbeitgebers gehört. Allerdings zählen gerade die Prozesse in Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung in vielen Unternehmen zu den größten Kostentreibern. Das ist in vielen Fällen die Folge von sich über Jahre hinziehenden, komplexen Systemintegrationen und der Nutzung inkrementeller Technologien: Das Resultat sind häufig ineffiziente und sehr arbeitsintensive Gehaltsabrechnungsprozesse.

Der Wandel in der modernen Arbeitswelt hat die manuelle Eingabe von Lohndaten in mehrere, nebeneinander bestehende Systeme zu einem überholten Prozess gemacht. Die Realität besteht heute aus der Globalisierung und der damit einhergehenden geografischen Streuung der Belegschaft. Daneben haben wir es mit einer ständig komplizierter werdenden Compliance-Landschaft zu tun und mit Belegschaften, die ganz andere Ansprüche an ihre Arbeitgeber stellen als noch vor 15 Jahren. Digital sollen die Prozesse sein und möglichst jederzeit und von überall ausführbar, am liebsten mit mobilen Endgeräten. Sie sollen so ablaufen, wie es die Millennials bei den meisten täglichen Abläufen gewohnt sind: Smartphone-kompatibel. Was also kommt als Nächstes?

Erste Antworten darauf liefert eine aktuelle Studie mit dem Titel „The Future of Payroll 2019“ (https://www.workday.com/content/dam/web/uk/documents/reports/cipp-future-of-payroll-report-2019.pdf), die 2019 von CIPP (Chartered Institute of Payroll Professionals) durchgeführt wurde. Ein wichtiges Thema in dieser Studie war die DSGVO. Die Verordnung ist nicht nur aufgrund des unlängst wieder aufgeflackerten Medieninteresses ein Schlüsselthema bei den befragten Buchhaltungsteams. Schließlich müssen auch die Gehaltsabrechnungen DSGVO-konform erstellt werden.

Dabei gehören die Verwaltung und Kontrolle von Daten gewissermaßen zur DNA der Lohnbuchhaltungsteams. Dennoch: Die neuen Anforderungen und Kontrollen, die mit der DSGVO einhergehen, haben bewirkt, dass Unternehmen heute anders mit dem Thema Gehaltsabrechnung umgehen. Tatsächlich empfiehlt es sich, die Bestimmungen der DSGVO hinsichtlich des Umgangs mit den mitarbeiterbezogenen Daten unbedingt ernst zu nehmen.

Denn die Behörden machen ernst. Es wurden bereits Strafzahlungen verhängt – aufgrund unsachgemäßer Datennutzung sowie wegen der Erhebung nicht erforderlicher Daten, wie es im Beamtendeutsch so schön heißt. Für Buchhaltungsteams bedeutet das, dass sie die Grundsätze der DSGVO verinnerlichen müssen, um sicherzustellen, dass die Compliance eingehalten wird und Daten nicht unnötigerweise einem Risiko ausgesetzt werden.

Mitarbeiter fragen – Buchhaltungsteams antworten

Die Mitarbeiter aus der Lohnbuchhaltung müssen sich natürlich auch noch mit anderen Aspekten auseinandersetzen. Ein weiteres Ergebnis der Studie besagt, dass 26,5 Prozent der Teilnehmer einen deutlichen Anstieg bei Rückfragen zum Gehalt feststellten. Unternehmen sind daher gut beraten, zu klären, ob es sich bei der offenkundig zugrundeliegenden Intransparenz eher um ein technologisches oder ein kulturelles Problem innerhalb der Lohnbuchhaltung handelt.

Eine solche Zunahme der Anfragen an die Lohnbuchhaltung kann verschiedene Ursachen haben. Dabei gibt es mit Sicherheit Fragen, die häufiger gestellt werden als andere. Hier können Arbeitgeber ansetzen und Technologien zum Einsatz bringen, die dafür sorgen, dass die Antworten auf derartige „Frequently Asked Questions“ leicht abrufbar verfügbar sind. Überhaupt ist Transparenz wichtig: Die Personalabteilungen sollten den Abrechnungskalender, aus dem sich die Termine der Zahlungsläufe ersehen lassen, offenlegen und ganz allgemein bei den Mitarbeitern ein besseres Gespür für die Gehaltsabrechnungen und die inneren Abläufe bei der Bezahlung des Gehalts fördern.

Die Forschung zeigt, dass nach wie vor viele Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnung gar nicht richtig anschauen. Auf der anderen Seite fragen sich viele, wie sich ihr Gehalt überhaupt zusammensetzt, und wieder andere wissen überhaupt nichts darüber, aus welchen Bestandteilen ihr Gehalt aufgebaut ist und haben darüber hinaus oftmals Fragen, die sie aber nicht stellen. Es gibt also Handlungsbedarf. Es liegt im Interesse des Lohnbuchhaltungsteams, die Mitarbeiter besser zu schulen und alle verfügbaren Kommunikationskanäle zu nutzen, um den Informationsfluss zu verbessern.

Neue Bezahlformen voraus

Und doch ist Information nicht alles. Unternehmen müssen sich mittlerweile auch mit ganz neuen Vergütungskonzepten auseinandersetzen. Die Studie behandelt beispielsweise auch das Thema Pay-On-Demand. Wir leben im digitalen Zeitalter – und das hat Auswirkungen auf die Erwartungshaltung der Mitarbeiter auch im Hinblick auf die Lohnbuchhaltung. Heute gehört es gewissermaßen zum guten Ton, dass Bedürfnisse möglichst augenblicklich befriedigt werden. Das ist in Bezug auf den Gehaltszettel nicht anders: Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen idealerweise sofort durchgeführt werden. Die On-Demand-Vergütung ist ein wichtiges Beispiel dafür, wie sich diese im Konsumverhalten begründeten neuen Erwartungshaltungen auch auf Unternehmen und den Arbeitsalltag auswirken.

Einen weiteren positiven Beitrag für ein gutes Klima im Betrieb leistet sicherlich auch die Personalisierung der Gehaltsabrechnung. Gemeint ist damit die Schaffung relevanter, individueller Interaktionen, die auf die Situation und die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters abgestimmt sind. Das funktioniert natürlich nur mit Tools und Prozessen, die den Menschen mitnehmen: Mitarbeiter sollten die Chance haben, ihre Meinungen zu äußern und Feedback abzugeben. Wichtig ist in diesem Prozess auch, dass der Empfang bestätigt wird und schlussendlich im Idealfall die unterbreiteten Vorschläge dann auch umgesetzt werden. Diese Technologien werden von den Mitarbeitern vor allem dann gut angenommen werden, wenn sie – ganz im Sinne der Digital Natives – von mobilen Geräten aus genutzt werden können.

Aber davon sind die meisten Unternehmen in der Realität noch ein gutes Stück entfernt. Der Normalfall in den Firmen sieht doch nach wie vor eher so aus, dass getrennte Systeme für wichtige Business-Funktionen zum Einsatz kommen, und das führt – wenig überraschend – zu Ineffizienz und Fehlern. Dennoch haben bislang nur 21 Prozent der in der Studie Befragten ihre HR- und Gehaltsabrechnungstools nahtlos integriert. Noch weniger, nämlich elf Prozent, haben die Bereiche Finanz- und Gehaltsabrechnung miteinander integriert.

Die Mehrheit baut also weiterhin auf Stückwerk. Das wirft die Frage nach den Gründen für diese Zurückhaltung auf: Nach wie vor ist die Entscheidung zwischen der Implementierung von ERP- und Best-of-Breed-Anwendungen in vielen Unternehmen Sache des Vorstands. Ausschlaggebend sind dabei meist die bisherigen Erfahrungen der Entscheidungsträger, denn sie definieren letztlich, welches Tool gekauft und eingesetzt wird. In dieser Ausgangslage ist es für die Anbieter von Komplettsystemen daher wichtig, dass sich die einzelnen Module gut an bestehende Primäranwendungen anbinden lassen. Eine ERP-Lösung sollte als Gesamtsystem harmonisch funktionieren, damit die Daten dann auch tatsächlich besser verwaltet werden.

Dazu ist es auch erforderlich, dass – wenn der Beschluss zur Einführung einer ERP-Anwendung erst einmal gefasst ist – die einzelnen Abteilungen im Unternehmen mit ins Boot geholt werden. Es sollte geklärt werden, wie intensiv die verschiedenen Abteilungen die Daten nutzen und welche Funktionen und welche Aufgaben ausgeführt werden. Es kann durchaus sein, dass durch diesen Prozess die Fülle der Daten, die beispielsweise aus Aufgaben wie Workforce Management einerseits und Vergütungsüberprüfungen andererseits stammen, tatsächlich zum maximalen Nutzen in einem einzigen System zusammengeführt werden kann.

Eine schöne neue Welt eröffnet sich: Tatsächlich entwickeln sich künstliche Intelligenz und robotische Prozessautomatisierung (RPA) zu Schlüsseltechnologien für Unternehmen. Diese Tools können manuelle Prozesse automatisieren und menschliches Verhalten simulieren. Kommen diese Technologien in der Lohnbuchhaltung zur Anwendung, hat das natürlich auch Auswirkungen auf die Rolle des Lohnbuchhalters. Es ist davon auszugehen, dass sich die Anforderungen an die Führung der Lohnbuchhaltung in naher Zukunft wohl entsprechend verändern werden. Fakt ist: Kein Lohnbuchhalter muss zum Datenverarbeiter umschulen. Vielmehr wird die RPA viele manuelle Prozesse übernehmen und somit aus dem Pflichtenheft der Mitarbeiter löschen – genau wie es bei den Massen-Uploads geschehen ist, die vor vielen Monaten die manuelle Dateneingabe praktisch ersetzt haben.

Die Effekte werden also überwiegend positiv sein. Die Einführung dieser Technologie wird es den Personalverantwortlichen ermöglichen, strategischer zu arbeiten. Damit gewinnen sie Zeit und Raum, die Daten wirklich zu untersuchen und Muster innerhalb von Kosten, Ausgaben, Abwesenheit und anderen kritischen Bereichen innerhalb der Gehaltsabrechnung zu identifizieren, die dann wiederum andere geschäftliche Entscheidungen beeinflussen können. Damit werden menschliche Ressourcen freigesetzt, die in strategische Aufgaben investiert werden können – zum Beispiel in die Gewährleistung der Compliance und der Gesetzgebung, wie beispielsweise die bereits zu Anfang erwähnte DSGVO.

Eine weitere Technologie, die ebenfalls ihre Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltung haben wird, ist die Blockchain. So brauchen Prozesse wie die Automated Clearing Services (BACS) der Banken und andere ähnliche weltweit gebräuchliche Zahlungsprozesse meist mehrere Tage, um den Zyklus zu vollenden. Das ist heutzutage natürlich viel zu lange, und daher muss das Ziel sein, diese Frist sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zu verkürzen. Nimmt man Phänomene wie das weiter oben bereits erwähnte Pay-On-Demand hinzu, kristallisiert sich heraus, dass es schlicht und einfach um mehr Effizienz geht. Die Unternehmen sind in der Regel aufgeschlossen gegenüber der Einführung neuer Technologien – und der digitalen Transformation kann sich ohnehin kaum eine Organisation entziehen. Und die Lohnbuchhaltung wird mit Sicherheit zu denjenigen Bereichen im Unternehmen zählen, die von diesen Entwicklungen profitiert – vom Lohnbuchhalter angefangen bis hin zu den Mitarbeitern.