Schnelle Digitalisierungserfolge verspricht der integrierte Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen. Über die Finessen dieser Technologie hat das Midrange-Team (MM) mit Karl Heinz Mosbach, CEO der ELO Digital Office GmbH, gesprochen.

MM: Welche Rolle spielt der Bereich ECM/DMS bei der Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen?
Mosbach: Der Erfolg eines mittelständischen Unternehmens ist vor allem von Effizienz und Qualität geprägt. Gerade hier kommt der Digitalisierung eine hohe Bedeutung zu, wenn es darum geht, die wertvollen Arbeitskräfte von einfachen und stupiden Tätigkeiten zu entlasten. Ineffektive analoge Prozesse sind immer noch der Hemmschuh, der gute mittelständische Betriebe im Wettbewerb alt aussehen lässt. Um vorne mitzuspielen, ist es darum auch für diese Unternehmen unerlässlich, nachhaltig in Digitalisierung zu investieren. Das Potenzial, das sich dadurch erschließen lässt, ist riesig.

Quelle: ELO Digital Office

Karl Heinz Mosbach, CEO der ELO Digital Office GmbH

MM: Für welche Anwenderunternehmen ist ein DMS aus der Cloud eine sinnvolle Option?
Mosbach: Für eine DMS-Lösung aus der Cloud sprechen vielerlei Gründe, wobei diese immer unternehmensspezifisch zu betrachten sind. Besteht ein Mangel an eigenen IT-Betreuungsressourcen, kann eine DMS-Lösung aus der Cloud helfen, eine schnellere Bereitstellung zu erzielen, indem man wesentliche Punkte der Infrastruktur- oder Applikationsbetreuung auslagert und als Service bezieht. Ähnliches gilt, wenn man beispielsweise eine bereits sehr passende, branchenspezifische Lösung findet, die für das Unternehmen – ohne größere Anpassungen – einsatzfähig ist. Infrastrukturseitig bietet sich zudem eine Cloud-Lösung an, wenn man örtlich sehr verteilte Standorte und Ressourcen hat. Wie bei allen Themen sind jedoch immer sowohl die technischen Leistungskriterien, wie Performance und Anpassungsfähigkeit, als auch der betriebswirtschaftliche Aspekt zu bewerten.

MM: Wie sollte ein Anwenderunternehmen vorgehen, wenn es auf eine passende DMS-Lösung umsteigen möchte?
Mosbach: Zunächst sollte man sich die Frage stellen, in welchen Bereichen man durch Digitalisierung sehr schnell den größten Nutzen erzielen kann. Dies ist meist sehr unternehmensspezifisch. Die meisten Unternehmen beginnen im Finanzbereich, wo durch eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung sehr schnell Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen erzielt werden können. Bei Unternehmen, die sehr viele Verträge zu verwalten haben, kann es eine Vertragsmanagement-Lösung sein, bei anderen wiederum die Unterstützung der Projektabwicklung. Hat man die wichtigsten Themenfelder für die Digitalisierung eruiert, sollte man sich einen Überblick über am Markt verfügbare Lösungen verschaffen, durch eine Marktrecherche oder den Besuch von Anbieterkongressen. Favorisierte Anbieter sollte man dann zu sich einladen, um sich die Lösung nochmals im Detail anzuschauen und dann auch die konkrete Umsetzung der eigenen Anforderungen zu besprechen.

MM: Welche Hilfestellung sollte ein kompetenter Implementierungspartner bei der DMS-Einführung bzw. -Migration bieten?
Mosbach: Zunächst sollte der Implementierungspartner ein gutes Verständnis vom Business des Kunden mitbringen. Dies ist eine Grundvoraussetzung, um auch die Menschen kompetent in den Veränderungsprozess durch die Digitalisierung mit einzubeziehen. Neben fachlicher Kompetenz ist dabei auch ein gutes Projektmanagement-Know-how wichtig. Denn für jedes erfolgreich umgesetzte Projekt braucht es die Bereitstellung eines guten Projektmanagers, der das Ganze zielgerichtet führt. Bei Migrationen hilft es, wenn der Implementierungspartner bereits über entsprechende Erfahrung und Übernahmetools für das Altsystem verfügt. Ein begleitendes Qualitätsmanagement hilft zusätzlich, ein Projekt termingerecht und vor allem zur Zufriedenheit der Mitarbeiter umzusetzen. Nicht zu vergessen und nicht unwesentlich ist ein gutes Schulungskonzept, um alle Mitarbeiter mitzunehmen und durch gezielten Know-how-Transfer ein erfolgreiches Arbeiten sicherzustellen.

Rainer Huttenloher

ELO Digital Office GmbH

Weitere Fragen werden von Karl Heinz Mosbach im Webcast-Teil des Interviews beantwortet:
Wie sollte die Integration mit Kernsystemen wie ERP oder CRM angegangen werden?
Wie lässt sich das E-Mail-Management mit einem DMS vereinfachen?
Was sind die Vorteile einer engen Integration von DMS mit Kernsystemen wie ERP, CRM und Mail?
Welche Probleme ergeben sich bei einer derartigen Integration, wenn das DMS aus der Cloud bezogen werden soll?

Hier geht es zum Webcast: