Insellösungen und Altsysteme stellen Unternehmen vor Probleme: Nicht nur, dass sie wegen fehlender Integration eine Prozessautomatisierung deutlich aufwendig machen. Sie erschweren vor allem reibungslose Workflows, erfordern manuelle Nacharbeit und bereiten mit zahlreichen Schnittstellen und Updates der einzelnen Anwendungen schnell unnötige Probleme. Hier kann eine integrierte Lösung Abhilfe schaffen, die sämtliche Geschäftsbereiche abdeckt und flexibel an die Bedürfnisse und Anforderungen des anwendenden Unternehmens angepasst werden kann.
Eine heterogene ERP-Lösungslandschaft, die oft von Insellösungen geprägt ist, verursacht Ineffizienzen und Schwächen im Arbeitsalltag. Das größte Problem liegt dabei in der fehlenden Integration der Systeme: Fachbereiche arbeiten losgelöst von anderen Abteilungen mit eigenen Tools, die Anwendungen können nicht effizient miteinander kommunizieren und es findet kein Datenaustausch statt. Das macht abteilungsübergreifende Prozesse sehr ressourcenintensiv: Daten müssen wegen der Medienbrüche mehrfach eingegeben oder ausgetauscht werden, was zu Informationsverlusten, Lücken und Fehlern führt.
All das verschlechtert die Daten- und Prozesssicherheit, verzögert Prozesse und verursacht zusätzlichen Arbeitsaufwand, da mehr Abstimmung zwischen den Bereichen nötig wird. Eine Prozessautomatisierung ist gar nicht oder nur mit hohem Aufwand möglich, da die IT passende Schnittstellen für den Datenaustausch erst schaffen muss. Die Effekte der verzögerten Abläufe summieren sich weiter: Die Kundenzufriedenheit sinkt, weil Anfragen erst spät beantwortet werden und auch die Mitarbeiter sind unzufrieden, da die Workflows haken und sie vieles in aufwändiger Handarbeit selbst erledigen müssen.
Heterogene Softwarelandschaft bringt Usability-Schwächen
Hinzu kommt: Jede Softwarelösung hat eine individuelle Oberfläche. Verschiedene Insellösungen erschweren die Usability, denn Mitarbeiter müssen sich an die Steuerung und den Aufbau jeder Anwendung gewöhnen. Gerade, wenn ein Tool nur sporadisch genutzt wird, ist der Einarbeitungsaufwand im Verhältnis hoch. Zudem sind Insellösungen oft nicht individuell anpassbar, was den Workflow einschränkt.
Auch auf Administratorenseite sorgt die Verwaltung der zahlreichen Lösungen für Mehrarbeit bei Wartung, Pflege und Fehlerbehebung. Rechtemanagement und Datenschutz müssen für jedes Tool einzeln verwaltet und angepasst werden. Die notwendigen Schnittstellen treiben die IT-Kosten weiter in die Höhe. Ein weiteres Problem stellt die Release-Fähigkeit dar: Bei Updates können Konflikte mit anderen Systemen entstehen und für alte Lösungen stehen womöglich gar keine Aktualisierungen mehr zur Verfügung.
Insgesamt können zukunftsweisende Potenziale nicht gehoben werden, denn Analysen und Auswertungen werden aufgrund fehlender Datenintegration erschwert. Es gibt kein einheitliches, konsistentes Datenmodell, stattdessen ist die Zusammenstellung von Informationen aus einer großen Zahl verschiedener Anwendungen nötig. Zusammenfassend gilt: Je mehr Insellösungen es gibt und je mehr abteilungsübergreifende Kommunikation nötig ist, umso stärker sind die negativen Effekte.
Die Vorteile einer integrierten Lösung
Mit integrierten ERP-Lösungen wie der Business Plattform Odoo ist das anders: Eine einheitliche Systemumgebung bindet die maßgeblichen Geschäftsprozesse in ein zentrales Software-All-in-One-Paket ein, das alle Geschäftsbereiche abdeckt. So bietet beispielsweise Odoo eine umfangreiche Funktionsbreite mit etwa 50 Basic Apps, unter anderem für CRM, Vertrieb, Projekt, Warenwirtschaftssystem, Buchhaltung, Rechnungsprogramm oder Website.
Da die Apps in die Software integriert sind ermöglicht dies einen automatischen Datenaustausch, der ohne Schnittstellen auskommt. Anstelle mehrere unabhängige Datensilos zu schaffen, greifen die Apps auf einen einheitlichen Datenbestand zu, der in einer zentralen Datenbank abliegt. Bedarfsweise können Schnittstellen bzw. Konnektoren zu wichtigen Anwendungen wie Versanddienstleistern, Payment-Anbietern, Shop-Systemen und Marktplätzen aufgesetzt werden.
Eine solche Lösung ermöglicht zudem eine effiziente Administration: Systemadministratoren müssen für eine Vielzahl an Anwendungsoptionen nur eine Software verwalten. Der Aufwand für Wartung, Pflege und Fehlerbehebung wird deutlich reduziert. Eine einheitliche Lösung erleichtert zudem Usermanagement und Rechtevergabe.
Open Source ERP ermöglicht flexible Erweiterbarkeit
Der Funktionsumfang von Odoo wird durch jährliche Versionsupdates ständig erweitert und an aktuelle Marktanforderungen angepasst. Als weiterer Vorteil erweist sich dabei, dass die Business-Software als Open Source Lösung zur Verfügung steht und eine große Community besitzt. Diese erkennt Trends schnell und erweitert die Basic Version regelmäßig um neue Funktionalitäten. Auch die zusätzliche Entwicklung eigener Apps ist möglich.
Odoo ist bereits out of the box nutzbar, kann jedoch flexibel an individuelle Anforderungen angepasst werden; Unternehmen können zudem mit wenigen Apps starten und bei Bedarf weitere hinzufügen. Zur Funktionserweiterung stehen mehr als 20.000 teilweise kostenfreie Apps zur Verfügung. Das flexible, modulare System entwickelt sich auf diese Weise mit dem Unternehmen und passt sich dessen Wachstum an.
Nicht zuletzt wird die tägliche Arbeit deutlich erleichtert: Durch den browserbasierten Zugriff über die Cloud wird ortsunabhängige Zusammenarbeit in Echtzeit möglich und dank der einheitlichen, intuitiven Oberfläche und Filter fällt die Orientierung leicht. Apps sind einander so ähnlich, dass sich ihre Nutzungsweise intuitiv übertragen lässt.
Mehr Effizienz und Transparenz
Eine ERP-Lösung auf Basis von Odoo erlaubt die Verknüpfung der Daten und Informationen aus verschiedenen Anwendungen und bietet eine integrierte Sicht auf den Gesamtprozess. Prozesse und Aktivitäten lassen sich leichter bewerten, die Arbeitsweisen der Abteilungen werden transparent und Workflows können optimiert werden.
Anwendungs- und abteilungsübergreifende Analysen bzw. Auswertungen mit Echtzeitdaten können zur Verfügung gestellt werden, ebenso Datenvisualisierungen und Dashboards. Odoo ermöglicht damit die effektive Verwaltung aller Prozesse: Das Team spart sich zahlreiche Wege und hohen Abstimmungsaufwand, Verzögerungen werden eliminiert und gegenseitige Abhängigkeiten werden transparenter, was wiederum hilft, die Prozesse zu verbessern.
Durch die integrierte Lösung können auch Automatisierungspotenziale leichter gehoben werden, etwa bei Angebots- und Rechnungserstellung oder über die KI-basierte intelligente Lagerverwaltung und Fertigung. Zudem lassen sich Aussagen zu aktuellen Geschäftszahlen und -entwicklungen in integrierten Lösungen schneller, einfacher und genauer treffen, die Datenbasis ist valide und die Abrechnungsgenauigkeit steigt. Insgesamt erfolgt eine Steigerung der Produktivität und Qualität der Arbeitsergebnisse und damit die Steigerung des Umsatzes. Und nicht zuletzt erweist sich eine Gesamtlösung bei Einführung und Betrieb oft als günstiger als andere Systeme.
Aufbau, Optimierung und Digitalisierung von ERP-Prozessen
Unternehmen sind allerdings gut beraten, die Einführung einer integrierten ERP-Lösung wie Odoo nicht allein zu stemmen, sondern dabei auf Expertise und Best Practices von erfahrenen Odoo Partnern zurückzugreifen. Diese können von der Aufna hme der Anforderungen, Analyse der Prozesse bis zur Liveschaltung im laufenden Betrieb die Implementierung begleiten.
Der Prozess beginnt mit der Anforderungsaufnahme als Basis, zum Beispiel in Form von Workshops. Dabei werden Voraussetzungen und Wünsche wie Größe, Branche, vorhandene IT-Landschaft, die Zahl der User, das Hosting und die Auswahl der Apps geklärt.
Es ist dann wichtig, die Prozesse zu analysieren und die Ziele genau zu definieren. Dafür ist es erforderlich, die vorhandenen Daten auszuwerten. Der Partner stellt sicher, dass hier die relevanten Fragen gestellt werden: Was sind die wichtigsten Aktivitäten, wo liegen die Schwächen, wo ist der Prozess besonders fehleranfällig? Gibt es Verzögerungen oder Doppelarbeiten? Oft kennt dann das Team die Antworten hierzu; daher ist es sinnvoll, Key User des Systems bereits frühzeitig mit einzubeziehen. Der Entscheidungsprozess und die einzelnen Schritte des Projektvorgehens sollten zudem gut dokumentiert werden.
Über eine Testdatenbank können die Odoo Apps angesehen und die passenden Prozesse ausgewählt werden. Je näher die Anforderungen am Standard liegen, umso weniger Anpassungen sind notwendig. Dem schließt sich die Migration an, Bestandsdaten werden in das Odoo System übernommen. Bei Bedarf ist auch die Integration in eine bestehende IT-Struktur möglich.
Unternehmen profitieren massiv von einer integrierten ERP-Softwarelandschaft: Durch die Prozessautomatisierung kann die Produktivität steigen und Abläufe beschleunigen sich. Ebenso sinken die IT-bezogenen Kosten und Aufwände. Die abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit wird verbessert und die Organisation optimiert. Davon profitieren am Ende Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen. Idealerweise wird eine integrierte Business Software wie Odoo mit einem erfahrenen Systempartner implementiert.
Reiner Hannaske ist Account Manager bei Intero Technologies und Nadja Müller ist Journalistin für Wordfinder.
