ERP-Systeme prägen die Geschäftsprozesse eines Unternehmens über viele Jahre. Für mittelständische Betriebe stellt sich deshalb neben Funktionsumfang und Kosten auch die Frage nach langfristiger Handlungsfähigkeit. Digitale Souveränität bedeutet dabei nicht, Abhängigkeiten vollständig zu vermeiden, sondern sie bewusst zu bewerten und zu gestalten. Andreas Fresi von Softengine nennt sechs Aspekte, die bei einer ERP-Strategie berücksichtigt werden sollten.

Ein ERP-System bildet zentrale Geschäftsprozesse ab und begleitet Unternehmen in der Regel langfristig. Die Entscheidung für eine Lösung reicht deshalb über klassische Kriterien wie Funktionsumfang und Kosten hinaus. Relevant ist auch, wie flexibel sich das System an veränderte Marktbedingungen, gesetzliche Vorgaben oder neue Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt.

Hier setzt das Konzept der digitalen Souveränität an. Im ERP-Kontext geht es darum, bestehende Abhängigkeiten von Technologien, Anbietern und Betriebsmodellen zu kennen und den eigenen Handlungsspielraum zu beurteilen. Andreas Fresi, Geschäftsführer der Business Unit Steps Solutions bei Softengine, nennt dafür sechs Kriterien.

Die Verantwortung beginnt aus seiner Sicht bei der Unternehmensleitung. Da ein ERP-System wesentliche Abläufe steuert, sollte die Geschäftsführung nicht nur Investitionskosten und Funktionen betrachten. Ebenso wichtig sind die langfristige Eignung für das Geschäftsmodell, die Anpassungsfähigkeit und die Frage, ob der Anbieter auf veränderte Anforderungen reagieren kann.

Datenstandort allein reicht nicht aus

Der Speicherort von Unternehmensdaten ist nur ein Aspekt digitaler Souveränität. Ebenso relevant ist, welchen Einfluss ein Unternehmen auf die Weiterentwicklung seines ERP-Systems hat. Gerade mittelständische Unternehmen in der DACH-Region sollten daher prüfen, welche Rolle ihre Anforderungen in der Produktstrategie eines Herstellers spielen.

Dabei geht es beispielsweise darum, wie schnell neue gesetzliche Vorgaben umgesetzt werden, ob unternehmensspezifische Anforderungen berücksichtigt werden und ob das ERP-System mit dem Unternehmen weiterentwickelt werden kann. Ziel ist es, auch bei veränderten Rahmenbedingungen handlungsfähig zu bleiben.

Eine allgemeingültige ERP-Strategie gibt es dabei nicht. Der erforderliche Grad an Kontrolle und Flexibilität hängt von Branche, Geschäftsmodell, regulatorischen Anforderungen und den verfügbaren internen Ressourcen ab. Unternehmen sollten deshalb vor der Systementscheidung festlegen, welche Anpassbarkeit sie benötigen, welche Innovationsgeschwindigkeit erforderlich ist und welche Aufgaben sie selbst übernehmen können.

ERP-Anbieter und Anpassbarkeit berücksichtigen

Neben der Software selbst spielt der Anbieter eine wesentliche Rolle. Unternehmen sollten prüfen, wie praxisnah auf gesetzliche Änderungen oder neue geschäftliche Anforderungen reagiert wird. Dazu gehören feste Ansprechpartner mit Branchenkenntnis ebenso wie die Frage, ob Rückmeldungen von Kunden in die Produktentwicklung einfließen.

Bei der Systemgestaltung empfiehlt sich zugleich eine Abwägung zwischen Standardisierung und Individualisierung. Je näher ein Unternehmen am Standard bleibt, desto einfacher können Updates, Wartung und spätere Anpassungen ausfallen. Individuelle Entwicklungen sollten deshalb vor allem dort eingesetzt werden, wo sie einen konkreten Wettbewerbsvorteil schaffen.

Branchenspezifische Lösungen können einen Teil der benötigten Prozesse bereits im Standard abdecken. Weniger Eigenentwicklungen können zudem dazu beitragen, Datenübernahmen, Updates und die Nutzung von Schnittstellen zu vereinfachen. Auch ein späterer Wechsel des ERP-Systems kann dadurch erleichtert werden.

Betriebsmodell bestimmt den Handlungsspielraum

Auch die Betriebsform beeinflusst die digitale Souveränität. SaaS, Public Cloud, Private Cloud und der Betrieb im eigenen Rechenzentrum bringen jeweils unterschiedliche Anforderungen an Kontrolle, Wartung und interne Ressourcen mit sich.

SaaS kann die interne IT beim Betrieb entlasten und eine schnelle Bereitstellung von Updates ermöglichen. Ein selbst betriebenes System oder eine Private-Cloud-Umgebung bietet dagegen mehr Möglichkeiten zur individuellen Kontrolle, geht jedoch mit zusätzlichem Aufwand für Betrieb und Wartung einher.

Unternehmen sollten daher frühzeitig festlegen, welchen Stellenwert Kontrolle, Flexibilität und individuelle Anpassungen haben. Offene Daten und Schnittstellen sind dabei ein weiterer Faktor, wenn das Betriebsmodell später verändert werden soll, ohne das ERP-System vollständig neu aufzusetzen.

ERP-Strategie als Bestandteil der Resilienz

ERP-Systeme müssen sich fortlaufend an gesetzliche, technologische und wirtschaftliche Veränderungen anpassen. Digitale Souveränität wird damit zu einem Bestandteil der langfristigen ERP-Strategie. Sie beginnt bei der Verantwortung der Geschäftsführung und reicht über Anbieter- und Systemauswahl bis zum Betriebsmodell.

Wer die daraus entstehenden Abhängigkeiten bewusst bewertet, kann den eigenen Handlungsspielraum langfristig erhalten. Entscheidend ist damit weniger ein bestimmtes ERP- oder Betriebsmodell als die Frage, ob die gewählte Kombination dauerhaft zur Unternehmensrealität passt.

Andreas Fresi, Geschäftsführer für die Business Unit Steps Solutions bei Softengine.

Andreas Fresi leitet als Geschäftsführer die Business Unit Steps Solutions bei Softengine. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der ITK- und Softwarebranche und war zuletzt als Director Sales & Marketing bei der Vimata Group tätig.

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