Trotz aller Digitalisierungsbestrebungen in Unternehmen hat das „gute alte Fax“ noch lange nicht ausgedient. Kai Pang, Senior Product Marketing Manager bei Retarus, erläutert im Interview mit Midrange Mail (MM), wie Unternehmen von Cloud-basierten Fax-Services profitieren können.
MM: Wie kann eine Fax-Lösung dabei helfen, Geschäftsprozesse zu konsolidieren, zu digitalisieren und zu automatisieren?
Pang: Digitale Fax-Lösungen erleichtern und automatisieren vormals analoge Arbeitsabläufe, sorgen für Entlastung im betrieblichen Ablauf und steigern die operative Effizienz dadurch deutlich. Digitale Faxe haben den Vorteil, dass sie in Business-Anwendungen automatisiert bereitgestellt, schnell an interne Stakeholder weitergeleitet oder im digitalen Archiv zentral archiviert werden können.
Quelle: RetarusKai Pang, Senior Product Marketing Manager bei Retarus.
MM: Welche Mehrwerte bietet eine Messaging-Plattform, die aus der Cloud bereitgestellt wird?
Pang: Eine Cloud-basierte Messaging-Plattform ermöglicht stets einen bedarfsgerechten Einsatz auf allen relevanten Kommunikationskanälen (E-Mail, Fax und SMS). Über- und Unterkapazitäten wie z. B. bei on-premises Fax-Servern gehören der Vergangenheit an, auch saisonale Lastspitzen sind kein Problem mehr. Neue Anforderungen wie veränderte Kommunikationsprozesse oder die Konsolidierung von Rechenzentren, lassen sich problemlos umsetzen. Zudem wird transparent und nutzungsbasiert abgerechnet, pay-per-use. Insgesamt lassen sich dadurch Ausgaben besser kontrollieren und optimieren, sodass Unternehmen bis zu 70 Prozent der Kosten im Vergleich zum Betrieb von Fax-Servern einsparen können.
MM: Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass die Messaging-Lösung zukunftssicher bleibt?
Pang: Idealerweise ist dies über eine Cloud-basierte Messaging-Plattform auf Enterprise-Level gewährleistet. Diese ist durch tägliche Plattform-Updates immer auf dem neuesten Stand und flexibel skalierbar. Im Optimalfall umfasst die leistungsstarke Plattform gleich mehrere Kommunikationskanäle, wie E-Mail, Fax und SMS. Und Cloud-basiertes Faxen geht noch darüber hinaus: weitere innovative Einsatzfelder im Bereich Intelligent Document Processing, also das IDP, werden durch Intelligent Capture Services bedient.
MM: Welchen Stellenwert hat eine Fax-Lösung heute und wie sieht das morgen aus?
Pang: Zahlreiche Unternehmen kommunizieren tagtäglich per Fax mit ihren Partnern, Kunden und Lieferanten – und zwar branchenübergreifend. So empfangen etwa Banken zeitkritische Bankaufträge per Fax von ihren Kunden. Anwälte und Versicherungen übertragen vertragsrelevante Informationen oder Gutachten per Fax. Automobil- sowie Fertigungsunternehmen empfangen Bestell- oder Lieferbestätigungen über das zuverlässige Medium. Da Fax vor allem in stark regulierten Branchen als rechtsgültig und besonders sicher gilt, werden laufend medizinische Laborberichte per Fax übermittelt. Bestens gerüstet für die Zukunft: Cloud Fax Services bringen die Digitalisierung der Fax-Kommunikation auf das nächste Level und ermöglichen die bestmögliche Automatisierung von digitalen Workflows.
MM: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, dass Cloud-basierte Fax-Lösungen „Enterprise Ready“ sind?
Pang: Zum einen sollte eine Cloud-Fax-Lösung auf Enterprise-Niveau über umfassende Sicherheitsfunktionen verfügen, wie beispielsweise VPN- oder TLS-Verschlüsselung. Darüber hinaus muss der Service skalierbar und hochverfügbar sein und sich einfach in jede Systemlandschaft im Unternehmen integrieren lassen. Die Retarus Fax Services beispielsweise können dank standardisierter Schnittstellen und APIs an Business-Applikationen nahezu aller Hersteller angebunden werden. Wichtig ist zudem, dass der gewählte Provider einen zuverlässigen 24/7-Support bietet und die Service-Qualität konkret per Service Level Agreement (SLA) vertraglich zusichert. Ein aktives Carrier-Management sorgt zudem für eine optimierte Durchsatzrate im Fax-Versand.
MM: Für welche Unternehmen sind Cloud-basierende Fax-Services besonders geeignet?
Pang: Die Dienste eignen sich insbesondere für stark regulierte Branchen, die eine Reihe strenger – sei es nationaler, internationaler wie auch branchenspezifischer – Vorschriften für die Verwaltung und den Schutz kommerzieller, persönlicher und finanzieller Daten berücksichtigen müssen. Nach wie vor gibt es keinen effizienteren und eindeutig rechtlich verbindlichen Kommunikationsweg, um wichtige Dokumente zuverlässig, sicher und jederzeit nachprüfbar zu übermitteln.
MM: Welche Voraussetzungen müssen Cloud-Fax-Provider erfüllen?
Pang: Ein zuverlässiger Cloud-Fax-Provider muss die strengen landes- und branchenspezifischen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes berücksichtigen. Darüber hinaus muss er dem Kunden eine zuverlässige Zustellung, Hochverfügbarkeit sowie Transaktionssicherheit gewährleisten. Ein umfangreicher Support mit idealerweise persönlichen Service-Manager darf in einem Service-Angebot nicht fehlen. Der Kunde sollte zudem ein Service Level Agreement auf Wunsch festlegen können, welches den individuellen Anforderungen hinsichtlich Leistungsumfang, Support und Reaktionszeit am besten entspricht. Ein Echtzeit Fax-Monitoring sowie ein detailliertes, rechtskonformes Reporting sorgen für eine optimale Rückverfolgbarkeit und runden eine Lösung auf Enterprise-Level ab.
MM: Wie lassen sich Fax-Lösungen in digitale Workflows einbeziehen?
Pang: Hierfür gibt es vielfältige Anwendungsszenarien. Mit Retarus Cloud Fax lassen sich beispielsweise eingehende Dokumente und deren Daten mittels OCR- und Barcode-Erkennung automatisiert auslesen. Über regelbasierte Smart-Routing-Optionen werden Dokumente vorsortiert und automatisiert an das richtige Team und Workflow im Unternehmen weitergeleitet.
MM: Wie ist es um die Datensicherheit bei Fax-Lösungen aus der Cloud bestellt?
Pang: Unternehmen sollten sich genau ansehen, wo ihre Daten verarbeitet werden: Ein seriöser Dienstleister erfüllt bei der Datenverarbeitung neben gesetzlichen Vorgaben wie DSGVO auch branchenspezifische Anforderungen. Die Retarus Enterprise Cloud ist vollständig DSGVO-konform und verarbeitet die Daten innerhalb der EU in auditierten Rechenzentren (SOC1/SOC2 Typ II). Außerdem ist die Retarus Enterprise Cloud vollumfänglich konform zu branchenspezifischen Sicherheits- und Datenschutz-Standards wie HIPAA, TISAX und PCI-DSS.
Rainer Huttenloher
