Pflichten, Chancen und Handlungsempfehlungen: Die EUDR kommt – Was bedeutet das für Ihren IT-Bereich?

Die „EU Deforestation Regulation“ (EUDR) stellt einen Meilenstein europäischer Nachhaltigkeitspolitik dar. Ziel ist es, Import und Handel von Waren in den EU-Markt zu verhindern, die zur Entwaldung oder Waldschädigung beitragen. Nach den forstbasierten Branchen betrifft die EUDR jetzt auch zahlreiche Sektoren des Mittelstands direkt und indirekt: Vom Maschinenbau über die Lebensmittelindustrie bis zur Möbelherstellung – immer dann, wenn Unternehmen die Produktkategorien Holz, Kakao, Kaffee, Soja, Palmöl, Rinder, Kautschuk oder daraus hergestellte Produkte importieren, verarbeiten oder handeln.

Die EUDR sollte ursprünglich bereits Ende 2024 in Kraft treten. Doch auf Drängen verschiedener Interessensgruppen (und mit Blick auf noch nicht fertiggestellte IT-Infrastrukturen) wurde der Gültigkeitsbeginn zuletzt um ein Jahr verschoben: Großen und mittleren Unternehmen bleibt nach aktuellem Verhandlungsstand in Brüssel noch Zeit bis zum 30. Dezember 2025, Kleinst- und Kleinunternehmen sogar bis zum 30. Juni 2026 (Stand 10/2025), um die regulatorischen Vorgaben vollumfänglich umzusetzen. Die Terminverschiebung ist für viele Unternehmen eine willkommene Entlastung– andere sehen aber ihre bereitsgetätigten Investitionen und Vorbereitungen wieder einmal auf die Probe gestellt.

Das ist neu: Zentrale Pflichten der EUDR

Kern der EUDR ist eine umfassende – produktbezogene –  Sorgfaltspflicht („due diligence“), flankiert von strengen Nachweis- und Dokumentationspflichten. Die Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihre Produkte entwaldungsfrei und im Einklang mit lokalen Gesetzen produziert wurden. Konkret heißt das für Sie:

• Lückenlose Identifikation und Geolokalisierung aller Ursprungsflächen betroffener Rohstoffe bzw. Produkte mittels digitaler Koordinaten (z. B. Plantagen, Forstparzellen)
• Präzise Verfolgung und Dokumentation über die gesamte Lieferkette hinweg, inklusive der Einhaltung nationaler Umwelt- und Sozialstandards
• Einholung und digitale Archivierung von Herkunftszertifikaten, Lieferantenerklärungen, Geodaten und Risikoeinschätzungen
• Erstellung und Pflege eines risikobasierten Due-Diligence-Systems mit revisionssicherer IT-Dokumentation
• Pflicht zur regelmäßigen Überprüfung und gegebenenfalls Auditierung der Lieferkette mitsamt Meldepflichten an behördliche Stellen

Wer dies nicht sicherstellen kann, riskiert nicht nur erhebliche Bußgelder (bis zu 4?% des Jahresumsatzes), sondern erhebliche Reputationsschäden – ein besonderes Risiko im mitteständisch geprägten deutschen Markt. Aktueller Stand der Diskussion in Brüssel: Bußgelder fallen im Falle eines EUDR-Vergehens nur für den Importeur an, die Waren selbst können dann aber im EU-Markt vermarktet werden (Stand 10/2025, aufgrund hoher Volatilität der Regulierung ohne Gewähr).

Herausforderungen für den Mittelstand – Komplexität und IT-Last

Für die meisten Unternehmen stellt die EUDR eine immense Herausforderung dar. Viele Mittelständler verfügen bislang kaum über die notwendige Transparenz in ihrer meist komplexen globalen Lieferkette. Geodaten und digitale Herkunftsnachweise sind oftmals nur schwer zu beschaffen, da viele Lieferanten (gerade in Drittstaaten) noch keine Anpassung an vergleichbare Standards vollzogen haben.

Hinzu kommt der hohe organisatorische und prozessuale Anpassungsbedarf. Die bestehende IT-Landschaft muss erweitert oder angepasst werden, um die neuen Dokumentations-, Melde- und Auswertungspflichten automatisiert zu erfüllen. Anpassungen an ERP-Systemen und die Einführung von spezialisierten ESG-Management-Tools zur Lieferkettentransparenz und Compliance werden zukünftig zum Standard.

Auf Unternehmensseite müssen dafür digitale Prozesse entlang der Lieferkette etabliert, das Lieferantenmanagement und Due-Diligence-Reporting harmonisiert und umfangreiche Datenbestände strukturiert und zentralisiert werden. IT-Verantwortliche können die Umsetzung verschiedener ESG-Anforderungen so synchronisieren, dass sie dabei starke Synergien für die Optimierung Ihrer IT-Landschaft erzielen.

Einige Beispiele aus der Projektpraxis veranschaulichen das:

• Zentrale Datenpools: Einmal gepflegte Lieferanten-, Umwelt- und Rohstoffdaten unterstützen sowohl EUDR-Anforderungen als auch die der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD), des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und weiterer ESG-Berichtsanforderungen. Unternehmen vermeiden Systembrüche und erhöhen die Datenkonsistenz.

• Modularisierte Audit- und Governance-Prozesse: Einheitliche Prozesse und Workflows für alle ESG-Anforderungen senken den Anpassungs- und Verwaltungsaufwand und stärken die Prozesssicherheit von Unternehmen.
• IT-Plattformen mit Multiregulierung: Lösungen wie zum Beispiel der osapiens HUB, SAP SCT Coolset u.a. bieten flexible Anpassung und Reporting für verschiedene ESG-Regularien – einmal eingerichtet, können Unternehmen neue Anforderungen relativ einfach abbilden.
• Wettbewerbsvorteile und Resilienz: Eine integrative ESG-Strategie erhöht die Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden und Investoren, erleichtert die Anpassung an neue Vorgaben aus dem volatilen Regulierungsumfeld und optimiert die Vorbereitung auf externe Audits und Finanzierung.
• Innovations- und Effizienzsteigerung: Digitalisierte Nachhaltigkeits-management-Prozesse schaffen zusätzlichen Spielraum für neue Services, Green Analytics und nachhaltige Geschäftsmodelle.

Neue Chancen für Mittelstand und IT-Management

Keine Frage – die EUDR bleibt eine herausfordernde Pflicht. Sie bietet aber auch große Chancen für moderne IT-Manager, auch in mittelständischen Unternehmen. Dazu zählen:

• Digitalisierungsschub: Die EUDR wirkt wie ein Katalysator für die Digitalisierung ganzer Lieferketten. Die Unternehmen, die jetzt in moderne Dokumentations- und Lieferkettenplattformen investieren, steigern nicht nur die eigene Compliance. Sie automatisieren auch wesentliche Prozessschritte und erhöhen ihre Resilienz gegenüber künftigen Regulierungen.
• Transparenz und Nachhaltigkeit: Wer in datengetriebene Lösungen investiert, kann Transparenz und Rückverfolgbarkeit nach außen sichtbar machen. Das ist ein deutlicher USP gegenüber weniger agilen Wettbewerbern – auch in den branchenüblichen Preiskämpfen.
• Wettbewerbsvorteil durch Glaubwürdigkeit: Konsumenten, Investoren und Geschäftspartner verlangen aufgrund ihrer eigenen Verpflichtungen zunehmend nachhaltige und entwaldungsfreie Lieferketten. Wer Compliance digital und prüfungssicher nachweist, steigert die eigene Glaubwürdigkeit und seine Marktchancen – auch in der Gewinnung von Fachkräften und als leistungsfähiger Partner im B2B-Geschäft.
• Effizienz und Kostenkontrolle: Die digitale Automatisierung von Dokumentations- sowie Prüfprozessen reduziert langfristig die operativen Kosten und minimiert Fehlerquellen.

Empfehlungen für IT-Verantwortliche

Die folgenden Empfehlungen bieten einen strukturierten Überblick über zentrale Maßnahmen, die bei der Umsetzung der EUDR im IT-Bereich berücksichtigt werden sollten. Sie dienen als Orientierung für die effiziente Gestaltung von Prozessen und Systemen im Unternehmen.

• Lieferkette jetzt analysieren: Unternehmen sollten jetzt systematisch prüfen, ob beziehungsweise in welchen Produkten Ihres Portfolios betroffene Rohstoffe enthalten sind. Das Ziel: kritische Glieder in der Lieferkette identifizieren.
• IT-Systeme und Tools evaluieren: Digitale Lösungen für das Lieferantenmanagement (z. B. osapiens HUB, SAP Sustainability Control Tower), die Unternehmen an ihr ERP-Systemanbinden können, sind klar von Vorteil.
• Mitarbeiter sensibilisieren und schulen: Compliance und Digitalkompetenz sind Schlüsselfaktoren für eine gelungene Umsetzung. Digitale Schulungsangebote helfen dabei, die für Schulungen erforderliche Arbeitszeit flexibler und individueller zu gestalten.
• Partnerschaften und Beratung nutzen: Herausforderungen wie fehlende Datenqualität entlang der Lieferkette bekommen Unternehmen nur bedingt als Einzelkämpfer gelöst. Sie sollten sich deshalb mit IT- und Nachhaltigkeitsexperten sowie Partnern in der Lieferkette sowie Branchenverbänden für Know-how-Austausch und Lösungsfindung vernetzen. Nachhaltigkeitsmanagement ist der Treiber für neue, leistungsfähige Unternehmenskooperationen.

Fazit:

Die EUDR wird Pflicht, keine Option. IT-getriebene Mittelständler können sie aber als Sprungbrett für nachhaltige Digitalisierung, Glaubwürdigkeit und Resilienz nutzen. Jetzt ist der Zeitpunkt, IT und Nachhaltigkeit ganzheitlich zu verknüpfen und sich mit smarten End-to-End-Prozessen an der Spitze nachhaltiger Lieferketten zu positionieren. Unternehmen sollten die Gelegenheit nutzen, sich aktiv weiterzubilden und erste Umsetzungsschritte zu initiieren.

Wer jetzt handelt, bleibt wettbewerbsfähig – gerade auch im Zeitalter digitaler Nachhaltigkeit.

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Ein Beitrag von Tobias Kosten, Managing Consultant und Lead Sustainable Business bei adesso.

Tobias Kosten berät Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung digitaler Lösungen für das Nachhaltigkeitsmanagement. Neben eigenen Lösungen, die sich auf Integration in die vorhandene IT-Landschaft konzentrieren, setzt er bei der adesso SE auf Partnerschaften zu Lieferanten erprobter Fachlösungen.

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