Rechnungen, Verträge, Protokolle: Tag für Tag entstehen in Unternehmen zahlreiche Dokumente, die einer oder mehrerer Unterschriften bedürfen oder für die besondere Sicherheit durch einen Manipulationsschutz erforderlich ist. Papiergebundene Abläufe verursachen hohen Zeit- und Ressourcenaufwand. Mit dem Einsatz von modernen Werkzeugen wie qualifizierten E-Signaturen (für natürliche Personen) und E-Siegel (für juristische Personen) werden diese Abläufe im Arbeitsalltag sicher, durchgängig digital und ohne Medienbruch gestaltet.
Besonders komfortabel und immer beliebter sind Siegel- bzw. Signaturlösungen, bei denen keine zusätzliche Hardware am Arbeitsplatz (Signaturkarte und Kartenlesegerät) benötigt wird. Dazu zählen Lösungen wie die Fernsignatur via Smartphone sowie die serverbasierte Siegelung von Dokumenten für zentrale automatisierte Prozesse. Sie ermöglichen die Verwendung von E-Signatur und E-Siegel ortsunabhängig und flexibel – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Datensouveräne Unterschriftsprozesse „On-Premises“
Am Markt wird eine Vielzahl von E-Signatur-Lösungen, oftmals in der Cloud, angeboten. Bei reinen Public-Cloud-Signaturlösungen besteht der bestechende Komfort darin, dass der Nutzer – sei es eine Einzelperson oder eine Organisation – keine „spezielle“ Signatursoftware bei sich vor Ort installieren, betreiben und pflegen muss. Dafür ist in Kauf zu nehmen, dass die zu signierenden Dokumente in die externe Cloud übertragen werden.
„On-Premises“ Signatursoftware wird hingegen direkt beim Anwender auf Clients oder im hausinternen Rechenzentrum installiert und betrieben. Je nach Produkt kann ein Web-Browser oder eine sonstige Oberfläche zur Bedienung der Software genutzt werden.
Da die Signaturfunktionalitäten vor Ort vorhanden sind, bleiben die Dokumente beim Anwender und werden zum Signieren in keine externe Cloud übertragen. Somit ist bei der Nutzung von „On-Premises“-Signatursoftware Datensouveränität unmittelbar und nachvollziehbar gewährleistet.
Im Browser unterschreiben: Webservice für E-Signatur und E-Siegel
Unterschriftsprozesse im Kontext von Hybrid-Work können ohne Zusatz-Hardware, sicher und besonders komfortabel im Standard-Browser erfolgen. Dafür kann z.B. der Webservice digiSealweb der secrypt GmbH genutzt werden. Dieser Service integriert die Nutzung von E-Signatur, E-Siegel, Zeitstempel und Signatur-Verifikation per Schnittstelle in webbasierte dokumentenführende Systeme (z.B. DMS, KIS, Branchenlösungen, Fachverfahren). Somit verwenden Userinnen und User für die unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten ihre gewohnte Nutzeroberfläche im Browser. Unterstützt werden alle Signaturniveaus und -level. Dies gilt auch für die Nutzung der sign-me Fernsignatur (Handy-Signatur).
Quelle: Secrypt GmbHObwohl digiSeal web per Browser verwendet wird, handelt es sich wie bei der restlichen digiSeal-Produktreihe um eine „On-Premises“-Signaturlösung, mit der die Datensouveränität vollständig bei den anwendenden Personen liegt. Die bearbeiteten Dokumente verbleiben in der internen IT-Infrastruktur und werden in keine externe Cloud übertragen.
Eine Vielzahl von internen Vorgängen sowie B2B-Prozessen lassen sich mit Hilfe von elektronischen Signaturen und Siegeln effizient und medienbruchfrei umsetzen. Anwendungsbeispiele sind:
- die Abwicklung von Verträgen,
- individuelle Freigabeprozesse,
- das Siegeln von Rechnungen, Bescheiden usw.
Nastassja Scherling ist Marketing Manager bei der secrypt GmbH.
