In den vergangenen drei Jahren wurde die Digitalisierung von Geschäftsprozessen für viele Mittelständler zum ad hoc Projekt. Pandemiebedingt wurden vielerorts hybride Arbeitsmodelle eingeführt, die nach einer moderneren IT-Infrastruktur verlangten.
Schon im Vorjahr zeigten Studienergebnisse von SAP Concur, dass ein Digitalisierungsschub im Mittelstand – abseits von IT für Remote-Arbeitsmodelle – noch auf sich warten lässt. Die langsame „Wiedereröffnung der Welt“ brachte 2022 noch einmal ganz neue Herausforderungen mit sich. Was hat sich seitdem getan? Welche Anstöße hat die COVID-19-Pandemie für die Arbeitswelt von heute gegeben? Welche Innovationen wurden durch Lieferengpässe und Preissteigerungen weiter auf die lange Bank geschoben?
Die Ergebnisse der Mittelstandsstudie von SAP Concur für 2022 zeigen einen Fortschritt in Sachen Digitalisierung, deuten aber weiterhin klar auf Frust der Arbeitnehmenden über manuelle und bürokratische Prozesse hin. Die Frage, wie Mitarbeitende im Mittelstand am besten miteinander kommunizieren, gewinnt ganz besonders an Bedeutung. Digital beantwortet wurde sie bisher noch nicht. Als die Top 10 Hürden deutscher Mittelständler im Arbeitsalltag wurden in der Studie die folgenden Punkte ausgemacht:
- Schlechte Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen: 33 Prozent,
- Bürokratische Prozesse und Abläufe: 32 Prozent,
- Wiederkehrende administrative Aufgaben ohne Wertschöpfung: 25 Prozent,
- Veraltete IT-Hardware: 23 Prozent,
- Langwierige Freigabeprozesse (Papier, Unterschrift): 19 Prozent,
- Veraltete IT-Software: 19 Prozent,
- Schlechter IT-Support, besonders im Homeoffice: 15 Prozent,
- Zu viele interne Meetings: 14 Prozent,
- Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen: 10 Prozent, sowie
- Genehmigung und Abrechnung von Ausgaben im Homeoffice: 8 Prozent.
Persönliche Treffen wieder erleichtern
Für die Befragten lag 2022 das meiste Frustpotenzial in der schlechten Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen (33 Prozent). Grund hierfür ist mitunter die Wahl der Kommunikationsmittel: Auch wenn digitale Kollaborations-Tools bei der Kommunikation unterstützen, kann der persönliche Kontakt vor Ort in der täglichen Abstimmung nicht immer digitalisiert werden.
So geben zum Beispiel 55 Prozent der Befragten an, dass durch Digitalisierung und virtuelle Meetings die Geschäftsbeziehungen zwar auch aus der Ferne aufrechterhalten werden können, diese aber Geschäftsreisen und den damit verbundenen Face-to-Face-Austausch nicht ersetzen. Mehr als der Hälfte der Befragten (58 Prozent) ist durch die COVID-19-Pandemie und die Vielzahl virtueller Treffen bewusst geworden, wie wichtig der persönliche Kontakt zu Kunden sowie Kolleginnen und Kollegen ist.
Gleichzeitig geben noch 44 Prozent der Mitarbeitenden im Mittelstand an, noch immer weniger zu reisen als vor der COVID-19-Pandemie. Obwohl viele Mitarbeitende 2022 noch nicht auf Vorpandemieniveau reisten, war die Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen noch immer für 10 Prozent eine Hürde. Gerade mit Blick auf Flugchaos, Kriege und weiter bestehende Pandemie-Regeln, wünscht sich gut ein Drittel der Befragten (35 Prozent) von ihrem Arbeitgeber Apps, die Geschäftsreisen einfacher gestalten.
Das Beste aus beiden Welten
Gerade bei IT-Hard- und Software hat der Mittelstand bereits nachjustiert: Während sich 2022 noch 23 Prozent von IT-Hardware ausgebremst fühlten, waren es im Vorjahr noch 32 Prozent. Auch bei der Aktualisierung von IT-Software hat der Mittelstand einen Sprung nach vorne gemacht (19 Prozent im Jahr 2022 vs. 24 Prozent in 2021).
Dennoch sind zu viele Prozesse in mittelständischen Unternehmen immer noch durch Bürokratie (32 Prozent) und wiederkehrende administrative Vorgänge ohne Wertschöpfung (25 Prozent) geprägt. 33 Prozent müssen zum Beispiel Abrechnungen noch papierbasiert einreichen und Excel-Tabellen ausfüllen. Die Abrechnungsprozesse dauern entsprechend lange: Ebenfalls fast ein Drittel der Befragten (28 Prozent) muss zwei bis vier Wochen auf die Rückerstattung der Kosten warten.
Weitere Studienergebnisse zeigen, dass es auch anders geht: So setzen laut der Befragten 28 Prozent der Arbeitgeber bei der Abrechnung von Mitarbeiterausgaben wie Bürokosten im Homeoffice, Spesen oder Kilometerpauschalen schon auf digitale Lösungen.
„Mittelständler haben ihre Herausforderungen klar erkannt und die digitale Transformation angestoßen. Aber nicht jeder kleine Schritt bedeutet auch Fortschritt. Dafür braucht es eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie – auch im Geschäftsreisemanagement“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE von SAP Concur. „Hybride Arbeitsmodelle, die ein gesundes Gleichgewicht zwischen virtueller und persönlicher Abstimmung schaffen, müssen gleichermaßen gefördert werden.
Das bedeutet auch, dass digitale Tools eingeführt werden, die den Austausch in beiden Welten erleichtern und bürokratische Prozesse reduzieren. Richtig eingesetzt, fördern digitale Lösungen die Produktivität im Arbeitsalltag, senken Kosten und unterstützen Unternehmen dabei, nachhaltiger zu wirtschaften.“ (rhh)
