Vor allen in Zeiten von Corona hat Digitalisierung einen sehr hohen Stellenwert. Meetings, Austausch wichtiger Informationen und Dokumenten, alles soll möglichst kontaktlos erfolgen. Bei großen Projekten, bei denen meist viele Parteien eng zusammenarbeiten, hängt der Erfolg von einer möglichst reibungslosen Abwicklung ab. Der Grundpfeiler sind hierbei ist, dass Auftraggeber, Auftragnehmer sowie Lieferanten effizient, transparent und mit möglichst geringem Aufwand Information und Dokumenten austauschen. In Zeiten der Digitalisierung sollte dies keine Hürde mehr darstellen. So die Theorie. Doch wie sieht die Praxis aus?
Mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und klassischem E-mailverkehr lassen sich verschiedene Wege der Kollaboration verfolgen. Jede Partei kann ihre eigenen Systeme nutzen. Wichtige Daten werden z.B. mittels E-Mail versendet. Alternativ kann der Hauptverantwortliche im Projekt allen Externen auch gezielten Zugriff auf sein DMS geben. Die dritte Option ist eine zentrale DMS-Plattform, die speziell für die Abwicklung eines Projekts aufgesetzt wird.
Vorteile und Herausforderungen gängiger Konzepte
Bei der ersten Variante ist der Datenschutz hoch und die Eigentumsfrage klar geregelt. Es mangelt allerdings an Transparenz und besonders beim sicheren Austausch großer Dateien kommt eine E-Mail an ihre Grenzen. Daten müssen z.B. mittels FTP-Server ausgetauscht werden. Das erfordert die zeitaufwendige Pflege paralleler Datensätze. Zudem führt der Systemwechsel zu wiederholtem Medienbruch und erfordert Vor- und Nachbearbeitung.
Greifen Parteien eingeschränkt auf das System des Partners zu, erhalten Externe nur den Zugang zu ausgewählten Bereichen. Es gibt quasi einen von externer Seite sichtbaren Bereich, in dem interne Dokumente hinterlegt werden und Externe ihre Dokumente ablegen können. Dieser Ansatz ermöglicht eine enge Zusammenarbeit. Datenschutz und -sicherheit schränkt er jedoch ein. Es besteht das Risiko, dass Externe vertrauliche Dokumente einsehen. Zudem ist dieses Konzept häufig technisch oder firmenpolitisch nicht umsetzbar.
Bei der zentralen Projektplattform, arbeiten Beteiligte mit aktuellen Daten- und Revisionsständen und können den Dokumentenkreislauf nachverfolgen. Jedoch ist die Eigentumsfrage unklar. Viele Unternehmen arbeiten daher parallel mit eigenen DMS, was zusätzlichen Aufwand bedeutet. Zudem ist der Aufbau- und Schulungsaufwand hoch.
Integration verbessert die Zusammenarbeit
Alle gängigen Ansätze der Zusammenarbeit weisen Lücken in mindestens einem von drei essentiellen Bereichen auf: sicherer Dokumentenaustausch, Aufwand für Dokumentenverwaltung und -pflege sowie Eigentumsfrage. Wie sieht also ein ideales Konzept aus und was muss es können? Zentrale Anforderungen eines umfassenden Ansatzes sind:
- Transparenz: Zugriff aller Parteien auf aktuell gültige Dokumente,
- Aufwand: Vermeidung doppelter Datenpflege und einfache Handhabe –
- Datenschutz/-sicherheit: Sichere und unlimitierte Datenübertragung bei klar geregeltem Datenzugriff,
- Kollaboration: Verfolgung von Fristen, wichtige Projektinformationen und Änderungen sowie
- Rechte an Dokumenten & Daten: Regelung der Eigentumsfrage.
Ein neues Konzept ist ein DMS mit Portalansatz. Nach wie vor ist eine Partei verantwortlich für die zentrale Dokumentenverwaltung. Sie verwendet ihr internes DMS und gibt externen Parteien Zugriff. Der Zugriff erfolgt allerdings nicht direkt, sondern über ein Portal. Zwischen dem zentralen DMS und der separaten Portalumgebung besteht eine direkte, verschlüsselte Verbindung.
Übermittelt die zentrale Partei Dokumente und Informationen an Externe, werden die Daten automatisch an das Portal transferiert. Beteiligte empfangen die für sie bestimmten Dokumente in ihrem Portal und übermitteln ihrerseits Dokumente, Kommentare und Freigaben. Jeder Projektteilnehmer verwaltet Dokumente in seinem Portal und stellt sie direkt beim Partner im DMS ein. Leistungspakete können so auch vorgegeben und Lieferanten die Pflege der Metadaten abgenommen werden.
Dritte erhalten keinen direkten Zugriff aufs Firmennetzwerk und haben trotzdem jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen. Der Transfer geteilter Dokumente erfolgt automatisch und ohne Medienbruch. Alle relevanten Dokumente und Informationen sind zwischen DMS und Portal logisch miteinander verbunden, wodurch Parteien vertraglich festgelegte Fristen und Termine gemeinsam verfolgen.
Aus Sicht der Portalnutzer bleiben dennoch zwei Punkte offen: die redundanten Datenpflege und die Eigentumsfrage. Die meisten Lieferanten werden parallel eigene DMS nutzen, vor allem, weil die Daten im Portal rechtlich dem Betreiber gehören. Hinsichtlich der Eigentumsfrage ist jedoch eine klare Trennung zwischen der jeweiligen Eigenleistung und der Fremdleistung klar abgrenzbar.
Ganzheitliche Zusammenarbeit
Eine Lösung, die auch diese Herausforderung bewältigt, ist denkbar, wenn alle Seiten den gleichen DMS Anbieter nutzen. Die Systeme sind dann ähnlich dem Portalansatz logisch über eine verschlüsselte Verbindung miteinander verknüpfbar. Parteien könnten somit direkt über ihr DMS Dokumente austauschen.
Das eigene DMS ist nach außen abgegrenzt und die Pflege sowie manuelle Verwaltung mehrerer Datensätzen entfallen. Daten werden automisch auf Basis der geteilten Informationen und Dokumente aktualisiert und die Eigentumsfrage ist ebenfalls geklärt. Leider findet diese Form der Zusammenarbeit noch recht selten Anwendung. Dies ist der Tatsache geschuldet, dass es sehr viele, sehr gute DMS am Markt gibt und es recht selten der Fall ist, dass ein DMS Anbieter eine direkte Verknüpfung ermöglicht.
Integration und Kollaboration am realen Beispiel
Das projektbasierte Dokumenten- und Korrespondenzmanagementsystem PIRS vom Softwaredienstleister SOBIS unterstützt sowohl den Portalansatz, als auch die Verknüpfung von DMS zweier oder mehrerer PIRS Kunden.
Zum Beispiel setzt die Chemieanlagenbau Chemnitz GmbH (CAC) PIRS mit der Portallösung für die Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung ihrer großen Anlagenbauprojekte ein. Sascha Mühlhausen, der Leiter der Gruppe Dokumentenmanagement bei CAC, fasst ihre Erfahrung der letzten Jahre zusammen: „Wir setzen das Portal sehr häufig ein, sowohl bei der Integration unserer Kunden, also auch zur optimierten Zusammenarbeit mit unseren Stammlieferanten. Die Nutzung des Portals erfordert hierbei keinen Schulungsaufwand und die Akzeptanz ist sehr gut.“
Der entscheidende Vorteil des Portals für die CAC, so Mühlhausen, sei, dass es komplett vom System der CAC abgetrennt ist. „Das minimiert vor allem den administrativen Aufwand, denn es sind deutlich weniger Benutzerrollen zu verwalten“, fügt Mühlhausen hinzu. „Wer darf auf welchen Ordner zugreifen, was dürfen die internen Anwender, was darf der Kunde, was der Lieferant. Das Portal ermöglicht hier von vornherein eine systematische Trennung.“ Zudem entfalle auch sehr viel Aufwand, was die manuelle Pflege der vom Lieferanten übergebenen Dokumente angehe, so Mühlhausen, „und das geschieht unter Nutzung des Portals in unseren Projekten automatisch“.
Annabell Dengler
