Rechnungen, Lieferpapiere, Verträge, Artikellisten, Auswertungen, Protokolle, Borschüren, Belege – der Alltag in deutschen Büros wird von unzähligen Dokumenten bestimmt. Es gibt Unterlagen in allen Farben und Formen, analog, digital und zudem in den unterschiedlichsten Datei-Formaten und Versionen. Die Folge: Der Verwaltungsaufwand ist enorm hoch und bindet viel Zeit und Geld. Dabei lassen sich mit digitalem Management von Dokumenten, mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), Aktenberge spürbar reduzieren.

Mithilfe von DMS lässt sich das Papier- und Dateichaos über sämtliche Abteilungen und Bereiche hin weg – vom Personalbüro, über die Warenwirtschaft bis hin zum Kundenmanagement – effektiv eindämmen. Ein wichtiger Schritt zu schlankeren Prozessen und mehr Effizienz.

Trotz dieser Vorteile verwaltet nicht mal jedes zweite (47 Prozent) kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland seine Dokumente digital. Bei großen Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern sind es dagegen bereits 96 Prozent. Das ergab die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ des Branchenverbandes Bitkom.

DMS – spürbarer Beitrag zu mehr Effizienz

Dabei bescheinigen Mittelständler, die eine Lösung zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen einsetzen, ihrer Software einhellig einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen (94 Prozent) sowie eine bessere Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten (78 Prozent).

„Effizientes und rechtskonformes Informationsmanagement ist ein wesentlicher Vorteil für mittelständische Unternehmen, der mit der digitalen Dokumentenverwaltung einhergeht“, erklärt Nils Britze, Bitkom-Experte für digitale Geschäftsprozesse.

Mehr als ein digitales Ablagesystem

Ob sich die elektronische Verwaltung von Dokumenten mittels einer speziellen Software lohnt, hängt also nicht von der Größe des Unternehmens ab. Fakt ist, dass ein DMS – richtig geplant und eingesetzt – Arbeitsprozesse spürbar beschleunigt, die Qualität steigert und Kosten reduziert. „Dadurch erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben“, so die Autoren der Bitkom-Studie.

Ein DMS ist jedoch viel mehr als ein digitales Ablagesystem, das Papierverbrauch und Druckkosten reduziert: Es ist das Informationszentrum eines Unternehmens und vereinfacht das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art. Eine weitere Aufgabe ist die sogenannte Versionskontrolle: Dadurch wird nachvollziehbar, wann welches Dokument von wem geändert wurde und welches die genehmigte Schlussversion ist.

Ein DMS schafft also eine einheitlich strukturierte, vollständige und zentrale Dokumentenverwaltung: Alle Informationen – gleichgültig, aus welcher Quelle sie ursprünglich stammen – sind jederzeit und an jedem Standort in der korrekten Version abrufbar. Das setzt jedoch voraus, dass das Dokumentenmanagement-System nahtlos mit sämtlichen IT-Systemen verzahnt ist, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden.

Prinzip elektronisches Dokumentenmanagement

Grundsätzlich umfasst ein DMS also nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch die Möglichkeit, sie strukturiert in digitalen Akten abzulegen und revisionssicher zu archivieren. Der Vorteil: Dank Volltextsuche sowie Filter- und Sortierungsmöglichkeiten lässt sich jedes beliebige Dokument auf Knopfdruck finden.

Zudem können Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt, von jedem Ort und über jedes Endgerät direkt auf Akten und gewünschte Unterlagen zugreifen. Ein wichtiger Mehrwert, angesichts des immer größeren Wunsches vieler Beschäftigter nach flexiblen Arbeitsmodellen – und insbesondere auch bedeutsam vor dem Hintergrund der gegenwärtigen, pandemiebedingten Arbeitsbedingungen.

Der Nutzen eines DMS ist aber auch deshalb groß, weil es grundlegende Änderungen für Arbeitsabläufe mit sich bringt. So lassen sich beispielsweise darüber Freigabeprozesse steuern: Mit Hilfe hinterlegter Workflows werden alle Beteiligten informiert, können sich erforderliche Unterlagen aus der entsprechenden Akte im Handumdrehen auf den Bildschirm holen und per Mausklick kommentieren und abgeben.

Der Zugriffsschutz auf Dokumente wird in der Regel mittels eines Rollenkonzepts durch das DMS selbst gewährleistet. Benutzergruppen, Zugriffsrechte und Sicherheitsstufen sind dabei klar definiert. Jeder Dokumentenart werden in diesem Zusammenhang die entsprechenden Benutzergruppen mit ihren jeweiligen Lese-, Schreib- und Änderungsrechten zugeordnet.

Auch Genehmigungs- und Kontrollprozesse oder das 4-Augen-Prinzip zur Qualitätssicherung lassen sich mit einem DMS steuern. Das stellt sicher, dass vertrauliche Dokumente wie beispielweise Gehaltsabrechnungen oder Einkaufskonditionen nicht in die falschen Hände geraten und sämtliche Compliance-Vorgaben zuverlässig eingehalten werden. Immerhin sind laut einer IDC-Umfrage drei von vier Unternehmen aufgrund fehlerhafter Verarbeitung von Dokumenten schon einmal gehörig ins Schwitzen gekommen, fast jedes Vierte hatte dadurch sogar Verluste zu beklagen.

Mehr Zeit für wichtige Personalaufgaben

Mit einem DMS lässt sich also nicht nur die immer größere Informationsflut in den Griff bekommen und gezielt steuern. Auch der Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen sinkt – und damit auch die Fehlerquote bei deren Bearbeitung, da diese im papierlosen Unternehmen komplett IT-gestützt abläuft. Dies erhöht nicht nur die Prozesseffizienz, sondern setzt auch Kapazitäten frei, die dann im Sinne der eigentlichen unternehmerischen Wertschöpfungen zielgerichtet genutzt werden können, anstatt die Arbeitszeit mit zeitraubenden Routinetätigkeiten zu verbringen.

Auf einen Blick: Alle Vorteile eines DMS

  • Elektronisches Archivieren aller gescannten und digitalen Dokumente
  • Strukturierte Dokumentenablage
  • Schneller, standortunabhängiger Zugriff, auch mobil
  • Schnelle und einfache Recherche
  • Optimale Transparenz und Aktualität
  • Qualitätssteigerung (weniger Fehler, zufriedene Kunden)
  • Produktivitätssteigerung
  • Zeitersparnis durch optimierte Prozesse
  • Standardisierte Arbeitsprozesse
  • Verbesserung der internen Kommunikation
  • Einfaches Änderungsmanagement
  • Vermeidung von Dubletten
  • Zuverlässige Umsetzung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
  • Einsparungen bei Räumen (Archive) und Büromaterial
  • Schutz vor Verlust und Diebstahl

Christian Zöhrlaut ist Director Products Medium Segment bei Sage.

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