In einer Befragung von 502 Unternehmen im März und April 2021 stellte Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter anderem die Frage, wie hoch der Anteil der Büro- und Verwaltungsprozesse in den jeweiligen Unternehmen ist, die papierbasiert ablaufen.
„Die Zettelwirtschaft verschwindet langsam, aber sicher aus den Unternehmen“, so lautet das Resümee von Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. Die Basis für diese Aussage liefert eine Befragung von 502 Unternehmen im März und April 2021 durch Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Dabei wurde unter anderem die Frage gestellt, wie hoch der Anteil der Büro- und Verwaltungsprozesse in den jeweiligen Unternehmen ist, die papierbasiert ablaufen.
So liefen 2016 in jedem dritten Unternehmen (34 Prozent) die meisten Geschäftsprozesse papierbasiert ab, 2021 noch in knapp jedem Vierten (23 Prozent). Umgekehrt wird in einem Drittel der Unternehmen (34 Prozent) überwiegend papierlos gearbeitet, deutlich mehr als noch vor fünf Jahren (2016: 27 Prozent). Vor allem große Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden verzichten zunehmend auf Papier.
Vier von zehn (42 Prozent) haben den Großteil ihrer Prozesse bereits digitalisiert, 13 Prozent davon vollständig. Etwa genauso viele sind es bei den Unternehmen zwischen 100 und 499 Mitarbeitenden (12 Prozent). Bei kleinen Unternehmen zwischen 20 und 99 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verzichten nur sechs Prozent gänzlich auf Papier. „Große Unternehmen sind Vorreiter der digitalen Zusammenarbeit“, erklärt der Bitkom-Experte.
„Für Unternehmen, die auf papierlose Office-Prozesse setzen, bedeutet diese Transformation weit mehr als einen Abschied von der sprichwörtlichen Zettelwirtschaft“, so kommentiert Oliver Henrich, Vice President Product Engineering Central Europe bei Sage, diese Entwicklung. Mit dem Verweis auf das Stichwort „Digitale Zusammenarbeit“ gaben die Bitkom-Experten, die Unternehmen hinsichtlich des Digitalisierungsgrades ihrer betrieblichen Abläufe befragt haben, einen ersten Hinweis, in welche Richtung die Reise gehen wird.
„Mit der Implementierung von IT-basierten Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wird weit mehr als ein rein digitales Ablagesystem geschaffen, das Papierverbrauch und Druckkosten reduziert. Mit einem DMS entsteht in einem Unternehmen ein neues Informationszentrum. Es entwickelt sich ein zentraler Daten-Hub, der Kollaborationsprozesse spürbar flexibler macht – insbesondere deshalb, weil Mitarbeiter auf diese Weise zu jedem Zeitpunkt, von jedem Ort und über jedes Endgerät direkt auf Akten und gewünschte Unterlagen zugreifen können,“ führt Henrich weiter aus.
Eine wichtige Voraussetzung dafür sei aber, dass das DMS nahtlos mit sämtlichen IT-Systemen verzahnt ist, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden. „Zur Entfaltung seines vollen Effizienzpotenzials setzt ein DMS also einen vergleichsweise hohen Grad an Datenintegration in einem Betrieb voraus. Hier haben unserer Wahrnehmung nach KMUs in Deutschland vielfach noch Nachholbedarf“, gibt sich Henrich überzeugt. (rhh)
