Immer noch mehr Vorgänge sind zu bearbeiten, offene Stellen werden nicht nachbesetzt können, die Compliance-Anforderungen steigen enorm – die Arbeitsbelastung in Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen steigt massiv an. Angesichts dessen effizient zu bleiben funktioniert nur, wenn man operative Geschäftsprozesse digitalisiert und automatisiert.
Es gibt viele Arbeitsschritte in Einkauf und kreditorischer Buchhaltung, die dafür in Frage kommen. Sie erstrecken sich über den gesamten Prozess des Purchase-to-Pay (P2P) hinweg, also von der Erstellung einer Bedarfsmeldung bis hin zur revisionssicheren Rechnungsablage.
Häufig sind diese Abläufe im Detail sehr viel weniger digital bzw. automatisiert, als man vermuten würde. Dies liegt auch daran, dass Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen gut organisiert sind und die Papierprozesse bereits bis zum Äußersten optimiert wurden. Dank Fachkräften, die fleißig, schnell und gründlich arbeiten, sind auch die Prozessabläufe weitgehend gesichert.
Aus dem Blick gerät dabei, in welchem Maße sich die Arbeitsergebnisse noch verbessern und gesteckte Zielvorgaben leichter erreichen ließen – einfach mit Hilfe einer digitalen Automatisierung, die beschleunigt, vereinfacht und auswertet und gleichzeitig Einkauf und Buchhaltung deutliche Entlastung bietet.
Operative P2P-Prozesse sind relativ kleinteilig, es sind immer mehrere Handelnde involviert. Daher gibt es auch zahlreiche Stellschrauben, an denen Digitalisierung und Automatisierung greifen können. Bei der Bedarfserfassung zum Beispiel lassen sich Anfragen mit Hilfe einer Workflowlösung digital erstellen, wahlweise über einen Webclient oder eine SAP Fiori App.
Quelle: xSuite GroupDavon profitiert der Einkauf, denn die Bedarfsmeldung geht bereits digital ein und alle Informationen liegen standardisiert und zentral vor: kein zeitraubendes, manuelles Zusammentragen von Informationen, keine lästigen Rückfragen mehr. Auch die nächsten Schritte – wer soll die Anfrage zur Prüfung/Freigabe vorgelegt bekommen? – können mittels Workflows automatisiert werden.
Nach der Freigabe geht die Bedarfsanforderung automatisch an den Einkauf, der sie prüft; das System generiert in der Folge automatisch im Hintergrund die Bestellung aus der Anforderung. Weitere manuelle Arbeitsschritte sind nicht mehr nötig, die Bestellung kann an den Lieferanten gesendet werden.
Auftragsbestätigungen automatisiert ins ERP-System übernehmen
Der nächste Schritt im P2P-Prozess dürfte sein, dass der Lieferant auf die Bestellung mit einer Auftragsbestätigung antwortet. Auch an dieser Stelle kommen Digitalisierung und Automatisierung sinnvoll zum Zug. Als erstes lassen sich die Daten aus der eingehenden Bestätigung automatisiert nach SAP übernehmen. Dies gilt gleichermaßen für papierbasierte sowie digitale Dokumente, von PDF- bis XML-Dateien. Beleglesetechnologie erfasst die Bestätigungsdaten aus den Dokumenten und überträgt sie in das entsprechende Feld des SAP-Systems. Manuelles Abtippen oder „copy & paste“ entfallen.
Eine Automatisierungslösung kann darüber hinaus auch die inhaltliche Prüfung übernehmen und (farblich hervorgehobene) Warnhinweise ausspielen, falls ein Wert aus der Bestätigung von der Bestellung abweicht. Das erleichtert die Prüfung der Beleglesungsergebnisse deutlich.
Validierung als letzter manueller Schritt
Der nächste Schritt, der sich digital automatisieren lässt, ist die Bearbeitung der eingehenden Rechnungen. Diese treffen digital oder in Papierform ein, an zentraler Stelle oder zu Händen einer bestimmten Person. Ähnlich wie bei der Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen bieten sich auch hier verschiedene Möglichkeiten der Automatisierung.
Darunter das Auslesen der Daten aus der Rechnung und die Übertragung in die dafür vorgesehenen SAP-Felder. Damit entfällt eine aufwändige, zeitraubende Routinetätigkeit. Es ist nur noch der prüfende Blick des Bearbeiters zur Validierung der Beleglesungsergebnisse erforderlich.
Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann auch der inhaltliche Abgleich automatisiert werden. Und liegt keine Bestellung zugrunde, lassen sich viele Arbeitsschritte bei der Verarbeitung und Freigabe eingehender Rechnungen automatisieren. Der Aufwand in der Buchhaltung für die Verarbeitung einer Rechnung reduziert sich damit dramatisch, wenn er nicht sogar gegen Null geht.
So zeigt sich: Viele Arbeitsschritte in operativen P2P-Prozessen sind Kandidaten für eine Automatisierung. Kernthema ist stets die Digitalisierung eingehender Dokumente, die Extraktion der Daten aus ihnen und deren automatische Übertragung ins ERP-System. Das funktioniert für eingehende Auftragsbestätigungen ebenso wie für Rechnungen. Resultat jeweils: Ein großer manueller Aufwand für das Abtippen der Daten entfällt.
Prüf- und Freigabeprozesse automatisieren
Das zweite große Potenzial für Automatisierung bietet sich bei den Prüf- und Freigabeprozessen. Darin sind immer mehrere Personen involviert, in der Regel aus verschiedenen Fachabteilungen. Durch Digitalisierung und Automatisierung fällt zum einen der Transport der Dokumente von einem Schreibtisch zum nächsten weg, dadurch verkürzen sich die Durchlaufzeiten deutlich.
Zum anderen sorgt ein digitaler Workflow für die Einhaltung von Freigaberichtlinien und -prozessen, weil diese systemseitig hinterlegt sind. Sie können dadurch nicht mehr umgangen werden, sei es bei der Bedarfserfassung bis zur Bestellung oder der Prüfung und Freigabe einer Rechnung. Zusammen mit der Reminder-Funktion sowie der automatischen Protokollierung und Archivierung entlastet die Software die Beschäftigten auch von einer gewissen Prozessdisziplin.
Zeit und Aufwand zu sparen sind aber nicht der einzige Nutzen einer workflowgestützten Automatisierung der P2P-Prozesse. Weitere handfeste Vorteile sind eine frühzeitige und durch-gängige Transparenz, Auswertbarkeit, um Optimierungspotenziale zu entdecken sowie mehr Sicherheit. Und weil Automatisierung zu schnellerer Verarbeitung, d.h. Bezahlung führt, spart man durch Skontogewinne auch noch bares Geld.
Dina Haack ist Produktmarketing Manager bei der xSuite Group.
