Mit ihrer innovativen, IBM i-basierten ERP-Software bietet IGS Systemmanagement die operative Grundlage für die optimale Interaktion aller Geschäftsprozesse – und eine Applikation, mit der man Zeit gewinnt, um sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. IGS-Geschäftsführer Mag. Marc Weginger erklärt im Interview mit dem Midrange Magazin (MM), warum es so wichtig ist, softwareseitig die Zukunft einzuläuten.
MM: Wann ist ein Finanzwesen Ihrer Meinung nach auf der Höhe der Zeit?
Weginger: Ein State of the Art-Finanzwesen integriert die Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenmanagement und Controlling und deckt auch die Konzernanforderungen mit einem Konsolidierungsmodul und einer Konzernleistungsverrechnung ab. Außerdem werden alle Prozesse, die das Rechnungswesen betreffen, interaktiv über ein Workflowmanagement abgewickelt. Dazu gehört auch, dass die Belege in einem Dokumentenmanagement-System in E-Akten abgelegt werden – natürlich ganz automatisch. Dann gibt es einen drill-down von hoch aggregierten Daten auf den einzelnen Buchungssatz, bis auf den digitalen Beleg. Über eine drill-across Funktion auf eine Geschäftsfallanalyse der Warenwirtschaft schließt sich dann der Kreis. Da ist alles drin.
MM: Wie profitiert ein User davon?
Weginger: Ganz einfach: indem es die Arbeit erleichtert. Dafür braucht es eine Software, die mit einem modernen und hoch funktionalen Front-end interagiert und intuitiv über ein Tree-Modell navigiert wird. Mit intuitiv meine ich, dass nur Sprungpunkte vorgeschlagen werden, die auch sinnvoll sind. Über ein Tab-System muss ein firmen- und programmübergreifendes Arbeiten ermöglicht werden. Dazu gehören auch userspezifische Menü- und aussagekräftige Dashboard-Modelle mit integrierten Grafik-Modellen, Ampelfunktionen und Ähnlichem. Webservices, die den Arbeitsalltag erleichtern, müssen sich einfach anbinden lassen. Insgesamt sollte das System den Verwaltungsaufwand merklich reduzieren. So gewinnen die MitarbeiterInnen Zeit, ihre Energie in die Kontrolle, die Aufbereitung und die Steuerung zu investieren.
MM: Was entgegnen Sie der Aussage „Never change a running system!“?
Weginger: Ganz klar: Rechnen Sie doch lieber mit Zukunft! Wenn etwas sichtlich überholt ist, dann braucht es neue Impulse und die können wir liefern!
MM: Wie sieht Ihre Entwicklungsstrategie beim Look and Feel der Software aus?
Weginger: Gestartet sind wir klassisch mit einer schwarz-grünen Anwendung auf Basis des 5250-Datenstroms. Diese haben wir in einem nächsten Entwicklungsschritt mit einer fremden GUI grafisch aufbereitet und funktional verbessert. Bereits vor über 10 Jahren haben wir uns dazu entschieden, auf eine Eigenentwicklung beim Front-End zu setzen. Wir wollten unabhängig und dadurch wesentlich agiler in der Entwicklung sein, unsere Vorstellungen an ein innovatives GUI selbständig vorantreiben und dadurch einen USP schaffen. Damit das Look and Feel unserer Software auch eine Zukunftsperspektive hat, haben wir unsere Softwarestrukturen überarbeitet, neu modelliert und modernisiert, ein eigenes Modell für einen Datenstrom entwickelt und dazu ein innovatives Front-End entworfen. Dadurch konnten wir nicht nur die Restriktionen des 5250-Datenstroms aufbrechen, sondern können seitdem flexibel neue Anforderungen und Vorstellungen umsetzen und uns kontinuierlich weiterentwickeln.
MM: Ganz konkret: Was bringt ein State of the Art-Finanzwesen einem Unternehmen?
Weginger: Digitalisierung, Automatisierung, Modernisierung und Informationsqualität. Zur Digitalisierung tragen die Bereiche Workflow und Dokumentenmanagement bei. Über die abgestimmte Interaktion der einzelnen Module und Buchungsmanager erreichen wir bei unseren Kunden Automatisierungsgrade von über 95 Prozent. Für die Modernisierung sorgt das Look & Feel unserer Software, das erfahrene User abholt und neue User begeistert. Durch die Vernetzung der einzelnen Bereiche werden in Dashboards entscheidungsrelevante Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt. So haben die Entscheidungsträger jederzeit Zugriff auf die steuerungsrelevanten Informationen. Das geht so weit, dass auf Knopfdruck aus der Applikation ein Geschäftsbericht generiert wird.
MM: Warum setzen Sie auf die IBM i?
Weginger: Wir nutzen dieses System seit mittlerweile 1987 für unsere Entwicklungen und haben darauf auch auf die nächsten 10 Jahre Planungssicherheit. Was die Performance, die Ausfallsicherheit und die Anfälligkeit für Hacker-Angriffe angeht, gibt es kein besseres und sichereres System. Wenn dann auch noch das ERP-System auf Höhe der Zeit ist – was will man mehr? Doch, es gibt tatsächlich noch einen Vorteil: Die Systemarchitektur mit der Einheit aus Datenbank und Betriebssystem ist auch finanziell äußerst attraktiv.
MM: Wohin geht der Trend beim Thema Workflow?
Weginger: Ein Workflowmanagement-System ist schon lange kein Tool mehr für ein reines Dokumentenrouting, sondern fungiert als multifunktionale Prozessdrehscheibe. Es stellt automatisiert Informationen zur Verfügung, schreibt in die operativen Anwendungen oder empfängt von diesen Informationen, löst Tasks aus und dokumentiert Prozesse. Die Prozess-Bandbreite reicht von Ein- und Ausgangsrechnungen über Investitionsanträge und verteilte Planungen bis hin zum papierlosen Büro mit Urlaubsanträgen und Anträgen für Dienstreisen. Bei Evaluierungen hören wir immer wieder den Einwand, dass sich die User doch selbst Workflows basteln können. Ein Workflow lebt aber von der Interaktion mit den operativen Applikationen, was sich dann auch positiv auf den Automatisierungsgrad auswirkt. Wenn es um ineinandergreifende Mechanismen und abgestimmte Abläufe geht, sind wir dann schnell weg von Selbstversuchen.
MM: Welcher Kunde arbeitet denn zum Beispiel mit Ihrer Software?
Weginger: Mit der Carl Götz GmbH, einem der führenden Holzgroßhändler in Deutschland, verbindet uns seit 2009 eine sehr enge partnerschaftliche Geschäftsbeziehung im Finanzwesen. Carl Götz setzt bereits seit vielen Jahren stark auf Digitalisierung und Automatisierung. Hier wurden zum Beispiel die Prozesse der Eingangsrechnungen im Zusammenspiel mit der Warenwirtschaft und der Finanzbuchhaltung digitalisiert. Rund 170.000 Eingangsrechnungen werden dort pro Jahr workflowgestützt abgewickelt.
Rainer Huttenloher
