Ging es in der Vergangenheit vermehrt um die Ausgabe von Spooldateien in verschiedensten Druckformaten, so stehen heute Themen wie digitale Archivierung, E-Mailversand und Druckkostensenkung im Mittelpunkt. Ein zentralisiertes Output-Management, das von einem einzigen Arbeitsplatz aus gesteuert wird und alle Kommunikationskanäle bündelt, schafft die nötige Transparenz im täglichen Output-Dschungel.

Setzt man den Sparstift in kundenneutralen Segmenten an, können Kosten ohne merklichen Qualitätsverlust für den Endkunden reduziert werden. Kaum ein Gebiet ist dazu besser geeignet als das Output-Management mit all den Kosten für Papier, Porto, Toner, Archivierung oder dem Handling.

Output-Management mit SpoolMaster ist das Kerngeschäft von ROHA. Über 870 Installationen werden weltweit in den verschiedensten Branchen eingesetzt. Eine der elementaren Funktionen von SpoolMaster ist die individuelle Ansteuerung aller Drucker im Firmennetzwerk. Dadurch können Ressourcen zentral gebündelt werden und ermöglichen eine örtlich unabhängige Aufteilung aller Druckaufträge.

Viele Firmen werden sich zunehmend des Einsparungspotenzials bewusst und entscheiden sich für möglichst ökonomische Druckabläufe. SpoolMaster ermöglicht es, zentral erstellte Spoolfiles unkompliziert, kostengünstig und schnell an die richtigen Drucker zu verteilen. Die Erkennungskriterien, die festlegen welche Spooldaten mit welchem Layout an welchen Drucker geschickt werden, entnimmt SpoolMaster entweder dem Spooltext oder einer Vielzahl an Spoolattributen. Diese Kriterien können flexibel gestaltet und individuell angepasst werden.

Neben den nahezu unbegrenzten Möglichkeiten bei der Ansteuerung der Drucker und der Vergabe von Erkennungskriterien für die Zuteilung, gewährleistet SpoolMaster mit einer zusätzlichen Funktion auch die Ausfallsicherheit der angeschlossenen Drucker. Die Konfiguration ermöglicht mehrere Varianten der Ansteuerung eines Backupdruckers. Auch wenn diese Funktion bei der ursprünglichen Konfiguration nicht bedacht wurde, ist eine Umleitung der Druckdatenströme problemlos möglich – auch im laufenden Betrieb. Alternativ zur Ansteuerung eines Backupdruckers können Spoolfiles auch als PDF ausgegeben werden. Dieser PDF-Druck ist system- und zeitunabhängig, weshalb Backupdrucker sofort angesteuert werden können, falls primäre Drucker ausfallen. Druckaufträge erhalten damit die notwendige Flexibilität, um auch in Ausnahmesituationen einen effizienten Workflow aufrecht zu erhalten.

Wie lassen sich Archivierungsaufgaben aus dem Spool heraus erledigen?

Das Modul „PDF Writer“ konvertiert eine SpoolMaster  PCL-Ausgabe automatisch in ein PDF-Dokument. Dieses wird zur originalgetreuen Archivierung der Spoolfiles verwendet. Zum digitalen Signieren von PDF-Dateien kann das Modul „Digitale Signatur“ eingesetzt werden. Auch das komprimierte PDF-Format wird vom „PDF Writer“ unterstützt. Müssen Spools zuvor getrennt werden, erledigt diese Aufgabe das SpoolMaster  Modul „Segmenter & Distributor“. Neben der Erstellung der PDF-Dokumente wird für jeden Beleg eine Datei mit Indexkriterien für die Archivierung generiert. So werden die Belege später im Archiv leicht gefunden. Die entsprechende Indexdatei kann beispielsweise im XML-Format erzeugt werden. Eine andere Möglichkeit wäre, dass SpoolMaster die Schlagworte direkt im Dokument mitgibt.

SpoolMaster schont wertvolle Ressourcen

Durch die problemlose Implementierung in bestehende Umgebungen und die effiziente Einschulung dank intuitiver Benutzeroberflächen profitieren Unternehmen innerhalb kürzester Zeit von SpoolMaster. Die Optimierung von Druckabläufen reduzieren nicht nur Druck- und Papierkosten – auch im Zeit- und Personalmanagement lassen sich wertvolle Ressourcen freisetzen. Aufgrund der modularen Struktur von SpoolMaster können Unternehmen bereits Initialausgaben niedrig halten. Man erwirbt nur jene Module, die aktuell benötigt werden. Bei Bedarf wird die Funktionalität einfach erweitert. Neben gängigen Output-Aufgaben eignet sich SpoolMaster auch zum Löschen, Kopieren, Verteilen und Bearbeiten von Spoolfiles. Die Einsatzmöglichkeiten sind überraschend vielfältig.

ROHAQuelle: ROHA Software Support GmbH

Neben dem Output-Allrounder SpoolMaster bietet ROHA weitere nützliche Lösungen an, wie Business Intelligence mit Qlik®, ERP-Lösungen oder Modernisierung von bestehenden RPG-Programmen.

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