Am 01. August ist das neue Nachweisgesetz für Arbeitgeber in Kraft getreten und soll für mehr Transparenz in Arbeitsverträgen sorgen. Unternehmen sollten die Vor- und Nachteile der Änderungen kennen und wissen, wie sie die Vorgaben „ressourcenschonend“ umsetzen können.
Als Umsetzung der EU-Richtlinie aus dem Jahr 2019 verpflichtet das neue Nachweisgesetz Arbeitgeber, die Beschäftigten detaillierter über die Bestandteile ihres Arbeitsvertrags zu informieren. Das bedeutet beispielsweise auch, dass die Zusammensetzung der Gehälter stärker aufgeschlüsselt werden muss.
Bei Nichteinhaltung drohen den Unternehmen Bußgelder. Für die Arbeitgeber bedeutet das neue Nachweisgesetz vor allem viel Papierkram, da sich der Gesetzgeber gegen den digitalen Weg entschieden hat.
Vorteile für Angestellte
Beschäftigte profitieren dank der Neuerung des Gesetzes von mehr Transparenz hinsichtlich ihrer Arbeitsbedingungen. Das gilt insbesondere für die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitslohnes inklusive der Vergütung von Überstunden, Zuschlägen und Prämien, die nun aufgeschlüsselt werden müssen.
Auch Angaben zur Arbeitszeit, gewährten Ruhepausen, Ansprüche auf Fortbildungen und das einzuhaltende Verfahren bei Kündigung müssen im Arbeitsvertrag klar formuliert werden. Eine wesentliche Neuerung ist zudem, dass die Vorgaben nun auch für vorübergehend beschäftigte Aushilfen gelten.
Umsetzung in der Praxis
Da sich die Informationspflicht der Unternehmen umfassend erweitert und in allen Arbeitsverträgen ab dem 01. August und teilweise auch rückwirkend erfasst werden muss, kommt auf Arbeitgeber ein erheblicher administrativer Aufwand zu – besonders, da der Gesetzgeber eine Erteilung des Nachweises in elektronischer Form explizit ausgeschlossen hat.
Konkret heißt es für Arbeitgeber nun, die bisherigen Arbeitsverträge entsprechend des Nachweisgesetzes anzupassen und über die wesentlichen Vertragsinformationen zu informieren. Bei bestehenden Arbeitsverträgen kann das beispielsweise in Form zusätzlicher Ergänzungsschreiben erfolgen, die von den Arbeitnehmern unterschrieben werden müssen.
Mitarbeiter durch Outsourcing entlasten
Gerade auf größere Unternehmen kommt ein nicht zu unterschätzender administrativer Aufwand in der Umsetzung zu. Manche HR-Abteilungen geraten da leicht an ihre Kapazitätsgrenzen. Umso wichtiger wird es für diese Abteilungen, die Entlastung der eigenen Mitarbeiter zu priorisieren, indem sie beispielsweise von den Möglichkeiten des Outsourcing Gebrauch machen.
Aber auch für kleine Unternehmen kann der Schlüssel zur Umsetzung im Outsourcing liegen. Denn ohne entsprechende Expertenteams oder Rechtsabteilungen lassen sich Neuerungen und Gesetzesänderungen nicht immer zeitnah nachvollziehen und implementieren. Externe Spezialisten bieten Unternehmen in diesem Fall schnellen Zugang zu Kompetenzen und Ressourcen.
Insgesamt ist das neue Nachweisgesetz ein wichtiger Schritt in Richtung Transparenz, auch wenn Deutschland hinter den digitalen Möglichkeiten bleibt und Arbeitgeber deshalb darauf achten müssen, keine Ressourcen zu verschwenden. Hier sind die HR-Abteilungen in der Pflicht, Möglichkeiten zu finden, um ihre Mitarbeitenden zu entlasten.
Tanja Büchsenschütz ist HR-Direktorin bei SD Worx.
