ERP-Update oder Cloud-Migration: Strategien: Von heute in die Zukunft: ERP-Transformation mit Weitblick

Viele IT-Verantwortliche stehen aktuell vor der Wahl: ERP-Systeme modernisieren oder in die Cloud überführen – eine weitreichende Entscheidung, die Zukunftsagilität und Wettbewerbskraft beeinflusst.

ERP-Lösungen (Enterprise-Resource-Planning) bilden das operative Fundament moderner Unternehmen und sind entscheidend für deren Effizienz und Reaktionsfähigkeit. Um so wichtiger ist es, ihr Funktionieren – genauso wie ihre Zukunftsfähigkeit – regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Vor dem Hintergrund des rasanten technologischen Wandels sowie des Auslaufens von Supportleistungen für ältere Systeme stellt sich aktuell in vielen Fällen die Frage, ob die bestehende ERP-Lösung aktualisiert oder ersetzt werden sollte, und ob sich damit verbunden auch der Schritt in die Cloud anbietet.

Denn klar ist: In der heutigen dynamischen Geschäftswelt müssen ERP-Systeme flexibel sein und Unternehmen in ihrer Entwicklung unterstützen. Wenn eine bestehende Lösung technologische Updates oder strategische Neuausrichtungen nicht mehr mitmachen kann, zu langsam auf Marktentwicklungen reagiert, oder die Integration neuer Technologien behindert, muss gehandelt werden. Zudem können Compliance-Probleme ältere Systeme überfordern, was rechtliche, wettbewerbliche und finanzielle Risiken mit sich bringt.

Wann ein Update oder der Gang in die Cloud empfohlen wird

Ist mein ERP-System noch zu retten? Diese Frage lässt sich anhand einer Vielzahl von Indizien beantworten. Typische Zeichen dafür, dass ein ERP-Update nötig ist, sind beispielsweise Systemleistungsprobleme, ineffiziente Arbeitsabläufe, Sicherheitslücken oder eine unzureichende Unterstützung von mobilen Geräten und Remote-Arbeit.

Ein ERP-System, das immer auf Stand ist, ist daher nicht nur eine Frage regelmäßiger Updates, sondern vielmehr eine strategische Entscheidung. Denn es stellt die Grundlage für zukünftige Innovationen und das Wachstum des Anwenderunternehmens dar.

Ob Update oder Neukauf, die Wahl zwischen On-Premise oder Cloud erfordert eine detaillierte Analyse von Geschäftsprozessen, Technologiebedarf und Unternehmenszielen. Klar ist: mit einer cloudbasierten ERP-Lösung profitieren Unternehmen von einer flexiblen Skalierbarkeit, die sich dynamisch an das Geschäftswachstum anpasst und auch kurzfristig auf Spitzen wie beispielsweise den Black-Friday-Sale im Handel reagieren kann.

Cloudbasierte ERP-Systeme erleichtern außerdem durch ihre SaaS-Struktur den Zugang zu modernen Technologien wie KI, Automatisierungstools und Datenanalyse, weil hier alle Anwender dieselbe Softwareversion nutzen. Die Vorteile sind:

• Schnellere und optimierte Geschäftsprozesse
• Gesteigerte Innovationsfähigkeit
• Mehr Mitarbeiterzufriedenheit und -verfügbarkeit – durch den ortsunabhängigen Zugang zu Informationen und flexibler Kooperation
• Vereinfachte Budgetierung durch eine klare Kostenstruktur
• Einfachere Umsetzung von Updates
• Einfachere Integration neuer Funktionen – ohne weitere Investitionen in teure Infrastruktur

Und weil technische Services in die Cloud verlagert werden, bleibt in der IT-Abteilung mehr Zeit für aktive Applikationsunterstützung.

Traditionelle System-Upgrades können komplex und kostspielig sein und erfordern detaillierte Anpassungen. Dennoch kann im Einzelfall die on-premises Lösung die bessere Wahl sein – zum Beispiel für Unternehmen mit sehr spezifischen Geschäftsprozessen, die umfangreiche Anpassungen am ERP-System erfordern. Oder für Unternehmen mit spezifischen Compliance-Anforderungen, die möglicherweise leichter zu erfüllen sind, wenn Daten und Systeme intern verwaltet werden.

 

Strategische Planung der Cloud-Migration

Auch wenn die vielen Vorteile der Cloudlösung wohl die meisten auf den ersten Blick überzeugen, ist es essenziell, sie im Kontext der individuellen Unternehmensanforderungen und -ziele zu betrachten. Denn die Entscheidung für ein ERP-Update bzw. eine Cloud-Migration stellt eine signifikante strategische Weichenstellung im Zuge der digitalen Transformation dar.

Für die Cloud-Migration ist eine sorgfältige Abstimmung der Technologiebedürfnisse mit den Geschäftszielen entscheidend. Die Kosten-Nutzen-Abwägung sollte dabei ebenso die langfristigen Vorteile wie organisatorische Agilität, operationale Flexibilität und Skalierbarkeit berücksichtigen wie auch Anpassungsmöglichkeiten und Investitionen in bestehende Systeme.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für das geplante ERP-Projekt ist folglich die Entwicklung einer maßgeschneiderten Migrationsstrategie. Diese sollte nicht nur die finanziellen Aspekte und Risiken, sondern auch klare Leitplanken für die Implementierung umfassen sowie die Kapazitäten des Unternehmens hinsichtlich Change Management und technologischer Anpassungsfähigkeit berücksichtigen.

 

7 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung der neuen ERP-Lösung

Für eine erfolgreiche ERP-Aktualisierung oder die Einführung eines cloudbasierten ERP-Systems ist neben der Einbeziehung wichtiger Stakeholder eine klare Roadmap entscheidend. Diese umfasst unter anderem

1. Definition wichtiger Geschäftsanforderungen – differenzierend und nicht differenzierend
2. Festhalten von Meilensteinen
3. Möglichst Verzicht auf Anpassungen des Standards
4. Einbindung von Schlüsselpersonen aus Fachbereich und IT
5. Change Management Maßnahmen
6. Schulungen und Kompetenzentwicklung
7. Fortlaufende Optimierung durch wiederkehrende Überprüfung der Systemleistung und Einholen von Nutzer-Feedback

 

Damit das Projekt möglichst schnell auf die Schiene kommt, sollte auf Anpassungen des Standards weitestgehend verzichtet und versucht werden, mit den Standardfunktionalitäten auszukommen. Abweichungen sollten nur dort erfolgen, wo sich das Anwenderunternehmen strategisch differenzieren muss – beispielsweise, um sich von Mitbewerbern abzuheben

IT-Verantwortliche, die während der Einführungsphase Probleme im Hinblick auf Performanz oder Datensicherheit befürchten, meistern diese Herausforderung durch einen Parallelbetrieb von altem und neuem ERP-System. Auf diese Weise wird das Risiko von Betriebsunterbrechungen minimiert und ein reibungsloser Übergang gewährleistet.

 

Indizien, die für ein ERP-Update sprechen

• Wiederkehrende Probleme mit der Systemleistung – z.B. langsame Reaktionszeiten, häufige Ausfälle oder Schwierigkeiten bei der Integration neuer Technologien und Prozesse.
• Ineffiziente Arbeitsabläufe und sinkende Mitarbeiterproduktivität
• Zunehmende Cyberangriffe und Datenlecks
• Mangelnde Unterstützung für mobile Geräte und Remote-Arbeit
• Probleme bei der Integration neuer Technologien – z.B. KI, maschinelles Lernen oder fortschrittliche Datenanalyse

 

Fazit:

Die Aktualisierung oder Cloud-Migration eines ERP-Systems ist entscheidend für die technologische Ausrichtung und das langfristige Wachstum eines Unternehmens. Elementar ist, eine Lösung zu finden, die nicht nur die Effizienz und Anpassungsfähigkeit verbessert, sondern auch zukünftige Wachstumschancen unterstützt.

Ein Beitrag von Tobias Endl, CEO xalution group und Christian Calabro, Managing Director xalution Schweiz.

 

Als erfahrene Experten im Bereich ERP-Implementierung und -Beratung unterstützt xalution Unternehmen bei der digitalen Transformation. Als zertifizierter Microsoft Solutions Partner für Business Applications bietet xalution maßgeschneiderte Lösungen, die operative Prozesse mittels Cloud-Technologien optimieren und die Innovationskraft der Anwender stärken.

 

 

 

 

Sechs Schritte zur Entscheidung ob Update oder Wechsel in die Cloud: Hier können Sie die Checklist von xalution downloaden: