Mit der Robotic Process Automation (RPA) können etliche Geschäftsprozesse beschleunigt werden. Auch ohne eine strategische und nachhaltige große RPA-Implementierung kann ein Unternehmen einen Softwareroboter in vielen Fällen bereits innerhalb einer Woche produktiv betreiben.
Die RPA unterstützt die Automatisierung digitalisierter, standardisierter und manueller Prozesse. Dabei übernimmt und automatisiert ein Bot wiederkehrende, regelbasierte, manuelle Tätigkeiten. Beispiele sind das Abrufen von Informationen aus unterschiedlichen Datenbanken, die Erstellung von Berichten, die Verarbeitung von Rechnungen oder die Datenweiterleitung an unterschiedliche Systeme und Abteilungen. RPA trägt so-mit zu Prozessverbesserungen bei.
Ein Unternehmen kann die RPA-Technologie in der Regel einfach und schnell nutzen. So ist es möglich, einen kleinen Bot bereits innerhalb einer Woche zu erstellen. Ausreichend ist ein handelsübliches Notebook mit installierter RPA-Technologie, das ohne Eingriff in die bestehende Anwendungs- und Systemlandschaft in die IT-Umgebung eines Unternehmens eingebunden wird. Nach der Zusammenstellung eines Projektteams sowie der Auswahl und Analyse eines Prozesses sollte ein konkreter Use-Case entwickelt werden. Die nächsten Schritte sind die Entwicklung, das Testing und die Inbetriebnahme des Roboters – mit einer anschließenden Überwachung der Funktionsweise.
Ein kleiner Bot eignet sich für unterschiedlichste Anwendungsfälle. Ein Unternehmen kann ihn beispielsweise in der Kunden- und Partnerbetreuung produktiv einsetzen: beginnend mit der Aktualisierung von Kunden- und Lieferantendaten und der Bearbeitung von Bestellungen über den automatisierten Versand von Unterlagen an Kunden und Geschäftspartner bis hin zur Erstellung von Rechnungen, Statistiken oder Auswertungen.
Es gibt zahlreiche Beispiele für derartige RPA-Projekte: Bei einer deutschen Großbank etwa erfolgen auf Basis einer von CGI konzipierten Lösung Kontoeröffnungen inzwischen automatisch durch spezielle Bots. Ein deutscher Telekommunikationskunde von CGI nutzt die Robots im operativen Bereich bei der Überbrückung von Medienbrüchen und der Integration von Legacy-Software.
Bereits ein einfacher Bot kann Unternehmen somit eine spürbare Entlastung bieten. Außerdem kann er ein erster Schritt in die RPA-Welt und der Startpunkt für die Umsetzung einer umfassenden RPA-Strategie sein – mit einer strategischen Verankerung von RPA im gesamten Unternehmen.
Strategische RPA-Implementierung in vier Stufen
Eine strategische und nachhaltige RPA-Implementierung erfolgt klassischer Weise in den vier Stufen
- Proof of Concept (PoC),
- Pilot-Phase,
- Aufbau einer RPA-Factory und
- Etablierung einer übergreifenden Integration von Automationslösungen.
In der Proof-of-Concept-Phase werden die konkreten Herausforderungen eines Unternehmens analysiert und die RPA-Ziele definiert, etwa ob die RPA-Einführung eine einmalige, schnelle Unterstützung bieten soll oder einen strategischen Charakter hat. Nach der Identifikation und Umsetzung eines ersten RPA-PoC-Prozesses sollten eine Automatisierungsstrategie festgelegt und die Implikationen einer RPA-Implementierung ermittelt werden.
Im zweiten Schritt steht die RPA-Pilotierung an, das heißt die Implementierung von RPA im Unternehmen. Wichtig ist dabei die Integration der Mitarbeiter, die an die RPA-Technologie herangeführt werden müssen, um potenzielle Vorbehalte zu beseitigen. In einem RPA-Projektteam sollten immer unterschiedliche Abteilungen und Rollen vertreten sein: zum einen die Geschäftsführung, Abteilungsleitungen, Fachbereiche und Organisationseinheiten in den Bereichen Data Science, Prozessmanagement oder IT und zum anderen Business-Analysten, Solution-Architekten, Entwickler und Fach- beziehungsweise Prozessexperten.
Konkret geht es in der Pilotierungsphase um die Analyse einiger Prozesse und die Entwicklung der dafür geeigneten Roboter sowie die Erstellung eines Automationsbacklogs. Nachdem die Roboter entwickelt sind, müssen sie getestet, live gestellt und anschließend operativ überwacht werden.
Im dritten Schritt erfolgt der Aufbau einer RPA-Factory. Die Komponenten sind das Schärfen des operativen Modells und die Effizienzhebung, das Umsetzen des Automationsbacklogs sowie die Identifizierung von KI-Potenzialen.
Der vierte und letzte Schritt schließlich beinhaltet den Einstieg in die KI-Welt. Dazu gehören die übergreifende Integration von Automationslösungen, die Erweiterung bestehender RPA-Roboter zu KI-Virtual-Agents und letztlich das Erschließen von End-to-End-KI-Potenzialen in den Geschäftsprozessen.
Bots für die Bearbeitung von Service-Tickets
Im IT-Bereich ist ein typischer RPA-Use-Case die Bearbeitung von Service-Tickets. Ein Roboter übt diese Tätigkeiten wie ein Mitarbeiter aus. Der Bot
- meldet sich am System an,
- startet das E-Mail-Programm,
- prüft das E-Mail-Postfach auf eingegangene Mails,
- öffnet eine E-Mail,
- scannt den Anhang einer E-Mail mit Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologie,
- liest den Text aus dem E-Mail-Anhang aus und übermittelt ihn in weiterverarbeitende Systeme oder Tools wie SAP, Excel etc.,
- speichert oder archiviert den Anhang der E-Mail auf einem Netzwerk-Laufwerk,
- versendet eine Mitteilung über den Abschluss des Prozesses,
- archiviert die E-Mail,
- schließt das E-Mail-Programm und
- meldet sich vom System ab.
In digitalen Geschäftsprozessen nutzen Unternehmen in immer stärkerem Maße intelligente Automatisierungssysteme. Eine Schlüsselrolle nimmt dabei die Robotic Process Automation ein, die in Form eines kleinen Bots bereits sehr schnell nutzbar ist. Wird allerdings RPA strategisch im Unternehmen verankert, ist auch die Basis für den Einstieg in die KI- und Smart-Data-Welt geschaffen – und damit für die Umsetzung einer nachhaltigen und langfristigen Digitalisierungsstrategie.
Niklas Bläsing ist Senior Consultant und Experte für intelligente Automatisierung oder digitale Transformation bei CGI in Düsseldorf.
