Vor allem ein Thema war in der Schlosserei-Branche immer wieder ein Thema: weg von schlecht verzahnten Insellösungen. Wenn möglich, sollte alles, was im Büroalltag einer Schlosserei anfällt, mit einer einzigen Software erledigt werden können. Heutzutage sollte auch die Dokumentenverwaltung, sprich das DMS-System, in die ERP-Lösung integriert sein.
Nicht erst seit dem Einzug der GoBD in den deutschen Büroalltag wird der Frage, wie man die eigene Dokumentationspflicht (natürlich möglichst nebenbei) erledigen kann, große Beachtung geschenkt. Von der Zertifizierung nach ISO 9001 ist das Klientel in der Schlosserei-Branche nicht so stark betroffen, aber von der EN 1090. Diese europaweite Norm verpflichtet seit 2014 jeden Stahl- und Metallbauer unter anderem zu einer lückenlosen Dokumentationspflicht des kompletten Auftrags inklusive aller erforderlichen Prüfbescheinigungen, der Qualifikationen der Mitarbeiter, der Prüfung aller eingesetzten Werkzeuge und Maschinen sowie der Lieferantenbewertung.
Seither ist die Dokumentenverwaltung innerhalb der ERP-Lösung QOMET als ein vollwertiges DMS-System integriert. Alle von QOMET erzeugten internen wie ausgehenden Dokumente werden beim Speichern vordefiniert ausgefüllt, mit einem Zeitstempel versehen, der korrekten Benutzergruppe zugewiesen (wer darf welche Dokumente einsehen?), dem Projekt, dem Auftrag, der Bestellung etc. zugewiesen sowie im vordefinierten Format abgelegt (ODT oder PDF).
Integration wird groß geschrieben
Zusätzlich wird im integrierten CRM-System ein Journaleintrag erzeugt, in dem automatisch erfasst wird, welchen Weg das Dokument genommen hat (per E-Mail, postalisch etc.). Eingehende Dokumente (E-Mails, Baustellenfotos, Aufträge, Bestellungen usw.) werden per Drag and Drop an der gewünschten Stelle in QOMET abgelegt (in Auftrag, Bestellung, Rechnungseingang, Adresse etc.). Je nach Ablageort weiß QOMET natürlich, zu welchem Auftrag und welcher Adresse das Dokument gehört.
Noch komfortabler wird das für die Bereiche Prüfbescheinigungen (EN 1090), Rechnungseingang, Bestellungen, Wareneingang und Kassenbuch. Hier kann alles vordefiniert werden, so dass die entsprechende Dokumentengruppe, die richtige Kontaktart und der nach der eigenen Verfahrensdokumentation (GoBD) korrekte, automatisch erstellte Dateiname vorgegeben wird. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, automatisiert ein Wasserzeichen mit beispielsweise der eigenen eindeutigen Eingangsnummer im PDF zu hinterlegen.
Wir liefern QOMET mit einer Dokumentenstruktur aus, die gemeinsam mit der ZERT-Media GmbH (notifizierte Stelle für die EN 1090) entwickelt wurde. Natürlich lässt sich diese Struktur jederzeit anpassen oder erweitern. Jede Dokumentengruppe kann dabei so eingerichtet werden, dass sie revisionssicher ist (der Standard) – oder eben nicht. Mit jeder gespeicherten Änderung eines Dokuments wird die letzte Version festgeschrieben und der Index erhöht (dabei hat man die Möglichkeit, der GoBD genüge zu tun und einen Kommentar hinzufügen, warum eine Änderung erforderlich war). Alte Indizes können zwar eingesehen, aber nicht mehr verändert werden. Und – soweit verfügbar – wird vom markierten Dokument auch eine Vorschau angezeigt.
Quelle: Softwareschmiede Höffl GmbH
Im Screenshot sieht man:
1. einen Auszug aus der Dokumentenstruktur,
2. alle Dokumente (mit Bezeichnung, Erstelldatum, Dokumentengruppe, Dateigröße und –
format). Alle Details zu den Verknüpfungen sind ebenfalls hinterlegt,
3. die Vorschau auf das Dokument,
4. mit den unterschiedlichen Pfeilen lassen sich gespeicherte Indizes durchblättern, durch Seiten scrollen sowie die Ansicht drehen.
Jedes Dokument existiert nur ein einziges Mal. Trotzdem ist es an zahlreichen Stellen in QOMET verfügbar, ohne dass man in der Dokumentenverwaltung lange danach suchen muss. Es wird automatisch mit den Stellen verknüpft, an denen man es braucht (Kalkulation, Bestellung, Adresse etc.). In jedem Programmpunkt von QOMET findet sich somit ein gefilterter Auszug aus der kompletten Dokumentenverwaltung – mit der Anzeige von an dieser Stelle relevanten Dokumenten.
Wer wissen will, mit welchen QOMET-Funktionen ein Dokument verknüpft ist, findet die Auflösung in den Details der Dokumentenverwaltung: Hier findet sich die Statistik sämtlicher erstellten Indizes plus einer Übersicht, mit welchem Auftrag, welcher Bestellung, welcher Adresse etc. das Dokument verbunden ist.
Die Dokumentenverwaltung beinhaltet zudem eine Volltextsuche mit serverseitigem OCR und Indizierung einzelner Worte. Hier kann man auch eine undeutliche Suche per Fuzzy Logic) formulieren (So findet „lachen“ auch Texte mit, „Laschen“, „wachen“, „waschen“ etc. QOMET spürt damit jeden Text im Heuhaufen auf).
Quelle: Softwareschmiede Höffl GmbH
Relativ neu ist die Funktion „Dokumenteneingang“. QOMET beinhaltet nicht nur die Möglichkeit, Dokumente aus dem ERP heraus einzuscannen, sondern eigene gescannte Dateien oder andere Dokumente automatisch in die QOMET-Dokumentenverwaltung zu importieren. Hierzu werden Dateien an vordefinierten Orten innerhalb des Netzwerks abgelegt. Von dort aus wandern sie selbstständig an die entsprechenden Stellen von QOMET.
Umgekehrt kann QOMET auch externe Dokumentenstrukturen selbst anlegen und auf dort liegende Dateien verlinken. Hintergrund: Viele Kunden haben bereits eine funktionierende Ablage auf Netzwerkebene, die man nutzen kann, indem QOMET beispielsweise mit jeder neuen Projektanlage automatisch eine entsprechende externe Ordnerstruktur anlegt. Für den Nutzer macht es keinen Unterschied, ob die Dokumente in der Datenbank selbst abgespeichert wurden oder auf einem externen Laufwerk liegen. Er arbeitet nur in QOMET.
Autor: Volker Weitzel
