ExpertDay | Dokumentenmanagement: KI als Game Changer?

Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen und technische Unterlagen: In Dokumenten steckt ein großer Teil des Wissens mittelständischer Unternehmen. Dieses Wissen im richtigen Moment verfügbar zu machen, kostet jedoch häufig Zeit. Informationen müssen gesucht, Inhalte geprüft und Daten zwischen Systemen übertragen werden. Wo kann künstliche Intelligenz diese Arbeit erleichtern? Und unter welchen Voraussetzungen wird daraus ein messbarer Nutzen? Der ExpertDay „Dokumentenmanagement: KI als Game Changer?“ stellt das Potenzial von KI entlang dokumentenbasierter Geschäftsprozesse auf den Prüfstand – vom Eingang eines Dokuments über seine Bearbeitung bis zur gezielten Nutzung der enthaltenen Informationen.

Fokus des Events

• • Dokumenteneingang gezielt automatisieren: Wie lassen sich eingehende Dokumente zuordnen und relevante Angaben für die weitere Bearbeitung bereitstellen? Im Fokus stehen geeignete Anwendungsfälle, der Umgang mit Ausnahmen und die Frage, welche Prüfungen notwendig sind, bevor erkannte Daten in nachgelagerte Prozesse gelangen.
  • Informationen schneller finden und erschließen: KI kann neue Zugänge zu umfangreichen Dokumentenbeständen eröffnen. Betrachtet werden die Suche in natürlicher Sprache, die Zusammenfassung von Inhalten und die nachvollziehbare Verknüpfung von Antworten mit ihren Quellen. Bestehende Zugriffsrechte müssen dabei berücksichtigt werden.
  • Dokumentenmanagement mit Geschäftsprozessen verbinden: Der Nutzen entsteht häufig dort, wo Informationen weiterverarbeitet werden. Deshalb geht es auch um die Anbindung an ERP-Systeme und Fachanwendungen, klare Übergaben zwischen Systemen und die Vermeidung zusätzlicher manueller Arbeitsschritte.
  • Qualität und Verlässlichkeit überprüfen: Erkennungsfehler, unvollständige Ergebnisse und unbelegte Aussagen müssen im Prozess berücksichtigt werden. Diskutiert werden geeignete Qualitätskriterien, menschliche Freigaben und Verfahren, mit denen Unternehmen die Ergebnisse anhand eigener Dokumente und konkreter Aufgaben bewerten können.
  • Vertrauliche Informationen kontrolliert nutzen: Verträge, Personalunterlagen und Geschäftskorrespondenz stellen unterschiedliche Anforderungen an den Umgang mit Daten. Wichtige Fragen betreffen Berechtigungen, Verarbeitungsorte, Aufbewahrung und die Transparenz darüber, welche Informationen einer KI-Anwendung zugänglich gemacht werden.
  • Wirtschaftlichkeit am tatsächlichen Aufwand messen: Kürzere Suchzeiten oder schnellere Bearbeitung sind mögliche Vorteile. Ihnen stehen Aufwände für Integration, Datenaufbereitung, Betrieb und Kontrolle gegenüber. Ein belastbarer Vergleich berücksichtigt den gesamten Prozess und macht deutlich, unter welchen Bedingungen sich ein Einsatz lohnt.
  • Mit einem klar begrenzten Pilotprojekt starten: Angesprochen sind insbesondere CEOs, CIOs, Verantwortliche für IT, Dokumentenmanagement und Organisation sowie interessierte Fachbereiche. Sie erhalten Impulse, um einen geeigneten Einstieg auszuwählen, Erfolgskriterien festzulegen und Mitarbeitende frühzeitig einzubeziehen.

Für CEOs, CIOs, IT-Verantwortliche und Fachbereichsleitungen geht es damit um eine konkrete Investitionsentscheidung: Welche Anwendung spart tatsächlich Aufwand, verbessert die Informationsqualität oder beschleunigt einen Geschäftsprozess? Der ExpertDay schafft Orientierung für Unternehmen, die erste Einsatzmöglichkeiten bewerten oder bestehende Abläufe weiterentwickeln möchten. Neben technischen Fragen stehen Datenqualität, Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten und die Akzeptanz der Mitarbeitenden im Fokus. Ziel ist, geeignete Anwendungsfälle zu erkennen, ihren Nutzen realistisch einzuschätzen und einen überschaubaren Einstieg zu planen. Wer vor einer Systemauswahl oder einem Pilotprojekt steht, erhält damit Anhaltspunkte für die Anforderungen, die vorab geklärt werden sollten – und für die Kriterien, an denen sich ein Ergebnis im Alltag messen lassen muss.