Mit Q.beyond als federführendem Implementierungspartner hat Tchibo sein SAP-Retail-System erfolgreich auf SAP S/4HANA umgestellt. Tchibo hat sich frühzeitig für S/4HANA entschieden und betreibt nun mit dem SAP S/4HANA Retail for Merchandise Management eine der größten Branchenlösungen in Europa.

Das Handelsunternehmen setzt für seine zentralen Anwendungen vollständig auf die neue Datenbanktechnologie von SAP. S/4HANA ermöglicht es Tchibo in Echtzeit auf Kundenwünsche zu reagieren – im Online-Geschäft ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil. Die Warenversorgung der Filialen und der Depots im Einzelhandel konnte nachhaltig optimiert werden; mit der neuen HANA Datenbank wurden die Systemlaufzeiten halbiert. Neben S/4HANA wird auch das bestehende SAP CAR weiter ausgebaut, um X-Channel-Prozesse in Echtzeit abzubilden und moderne Prognoseverfahren einzusetzen.

Big Bang Go-live

Dazu hat Q.beyond ein spezielles Projektvorgehen für Tchibo entwickelt. Es ermöglichte, das gesamte Altsystem an einem verlängerten Wochenende ins S/4HANA zu konvertieren. Da alle europäischen Landesgesellschaften des Tchibo Konzerns zentral mit Ware versorgt werden, war eine mehrstufige Produktivsetzung ausgeschlossen.

In 18 Monaten Projektlaufzeit wurden alle produktiv genutzten Vertriebs-, Einkaufs- und Materialwirtschaftsprozesse auf S/4HANA umgestellt und das neue SAP Hauptbuch eingeführt. Darüber hinaus hat Q.beyond 30 SAP- und Non-SAP Systeme mit dem S/4HANA integriert. Das gemischte Projektteam bestand aus 80 IT-Spezialistinnen und -Spezialisten; die Q.beyond Berater und Entwickler haben die Tchibo IT bei der Umsetzung maßgeblich unterstützt.

„Die Produktivsetzung war ein voller Erfolg. Die Q.beyond Kolleginnen und Kollegen haben es geschafft, unser 24 TByte großes Retail-System in 48 Stunden auf S/4HANA zu konvertieren. Die Umstellung auf das neue SAP Hauptbuch hat weniger als 24 Stunden gedauert“, berichtet Andreas Bartsch, bei Tchibo der Projektleiter.

Umsetzung vollständig im Plan

Das Projekt ist über Christi Himmelfahrt produktiv gesetzt worden und war vollständig im Plan. Dies ist besonders bemerkenswert, weil die Umsetzung des Projektes unter erschwerten Bedingungen erfolgt ist. Das gesamte Projektteam musste seit Mitte März 2020 aus dem Homeoffice arbeiten; die Projektfläche konnte wegen der Corona-Pandemie nicht genutzt werden.

Dabei gelang es Q.beyond und Tchibo in kürzester Zeit, eine Collaboration-Lösung aufzubauen und das Projekt fortzusetzen. „Mit dem engagierten Einsatz des Q.beyond Teams war es auch in Corona-Zeiten möglich, alle technologischen Herausforderungen zu überwinden und die S/4HANA-Konvertierung zum geplanten Stichtag umzusetzen“, freut sich Christoph Kastaun, Director IT bei Tchibo. „Das Plus an Funktionen und Performance nach der Umstellung zeigt bereits: Es hat sich für uns gelohnt, frühzeitig auf S/4HANA umzusteigen. Mit der Umstellung auf S/4HANA hat Tchibo einen großen Schritt in Richtung der SAP Referenzarchitektur gemacht; Q.beyond hat Tchibo dabei mit ihrer starken Handelsexpertise wesentlich unterstützt“.

Nach zwei Wochen Stabilisierung laufen die S/4HANA Prozesse seit Anfang Juni im Regelbetrieb bei Q.beyond. Im Vergleich zum alten Retail-System ist die Performance laut Tchibo deutlich besser geworden und der Systembetrieb nahezu störungsfrei. Q.beyond übernimmt für Tchibo das SAP Application Management und den SAP-Basisbetrieb. Darüber hinaus gehören unter anderem der IT-Service Desk, das Management des gesamten nationalen und internationalen WAN (Wide Area Network) sowie weitere IT-Infrastrukturleistungen zu den Dienstleistungen für Tchibo.

Neben dem Handel stehen bei Q.beyond die Branchen produzierendes Gewerbe, Energie sowie seit Kurzem auch die Logistik im Fokus, deren Digitalisierungsbestrebungen der IT-Dienstleister mit seiner langjährigen Cloud-, SAP- und IoT-Expertise nach vorne bringt. (rhh)

Q.beyond AG