Fusionen gelten für viele Unternehmen als die zentrale Wachstumsstrategie. Viele sind jedoch nicht erfolgreich. Damit der Fusions- und Übernahmeprozess gelingt, müssen viele Aspekte in Betracht gezogen werden. Einer davon ist die Zusammenführung der Gehaltsabrechnungssysteme.
Die Verknüpfung von Payroll-Lösungen kann komplexer sein und mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet, insbesondere in Folge der Corona-Pandemie. Aber durch die Berücksichtigung der folgenden Faktoren könnten Unternehmen den Übergang reibungsloser gestalten:
- Unternehmenskulturen verbinden: Jedes Unternehmen hat seine eigene Geschichte und Kultur. Organisationen unterscheiden sich oft darin, wie sie mit Urlaub, Sozialleistungen, Arbeitszeiten und Abzügen und sogar mit der Häufigkeit der Bezahlung umgehen. Diese verschiedenen Praktiken können oft nicht ohne weiteres zu einer Unternehmenskultur zusammenwachsen. Es gibt Unterschiede, aber auch Gemeinsamkeiten. Mit tiefgreifendem Verständnis dieser Kulturen können interne Stärken und externe Chancen besser aufeinander abgestimmt werden. Deswegen sollten die Führungskräfte zu Beginn eine systematische Analyse der Unternehmenskulturen durchführen und ein Projektteam zusammenstellen, um zu skizzieren, wie die Fusion aussehen wird. Dann können die wichtigsten Schritte festgelegt werden, die erforderlich sind, um die Ziele der neuen Organisation zu erreichen.
- Steuern im Blick behalten: Fusionen von Gehaltsabrechnungssystemen erfordern auch in steuerlicher Hinsicht eine intensive Vorbereitung. Ein valides, vorausschauendes Steuerkonzept ist ein wesentlicher Bestandteil jeder erfolgreichen Mergers & Acquisitions-Transaktion (M&A). Jedes Unternehmen hat eine eigene Arbeitgebersteuernummer. Was passiert nach dem Zusammenschluss? Bei einer Verschmelzung zweier Firmen behält in der Regel das aufnehmende Unternehmen seine bisherige Steuernummer bei, während bei einer Fusion durch Neugründung eines Unternehmens eine neue Steuernummer erteilt wird. Um unnötige Komplikationen zu vermeiden, ist es wichtig, dass sich die Unternehmen dessen bewusst sind und von Anfang an einen Steuerplan aufstellen.
- Unterschiede in Gehaltsstrukturen beseitigen: Beide Unternehmen sollten ihre Daten auswerten, um sicherzustellen, dass alle Arbeitsstufen und Positionen angemessen vergütet werden. Sie sollten insbesondere prüfen, ob es einen „Gender Pay Gap“ gibt. Wenn sie feststellen, dass sie Gehaltslücken haben, ist der nächste Schritt die Entwicklung und Umsetzung von Strategien, um das Problem zu lösen, vor allem wenn es bei ähnlichen Positionen erhebliche Unterschiede gibt. Das HR-Team muss herausfinden, warum die Unterschiede bestehen und ob sie sinnvoll sind. So könnten beispielsweise zwei Positionen ähnliche Titel haben, aber eine dieser Rollen könnte einen speziellen Abschluss erfordern und daher höher bezahlt werden. Es sollten offene und transparente Gespräche über das Gehalt geführt werden. Auf diese Weise zeigen Arbeitgeber, dass sie sich um die Beseitigung von Ungerechtigkeiten kümmern, was dazu beitragen kann, das Gefühl der Inklusion zu fördern und die Produktivität und Motivation zu steigern.
- Pandemiebedingte Schwierigkeiten überwinden: Die Pandemie hat die Arbeitswelt drastisch verändert, so auch Fusions- und Übernahmeprozesse. Zusätzlich zu den üblichen Komplexitäten bei der Abrechnung von Übernahmen und Zukäufen führte COVID-19 zu Verzögerungen bei administrativen und rechtlichen Verfahren. Durch die ständigen Änderungen und Einschränkungen ist es schwierig, Menschen zu erreichen, Antworten auf Anfragen zu erhalten oder wichtige Dokumente zu bekommen, was den ohnehin schon zeitaufwändigen Prozess noch weiter verlängern kann. Außerdem ist es oft notwendig, zu reisen, um potenzielle Partner zu treffen oder einen Standort kennenzulernen. Infolge der Pandemie ist das Reisen komplizierter geworden, weshalb die Unternehmen im Voraus planen oder in manchen Fällen nach anderen Möglichkeiten suchen müssen, um sich zu treffen oder einen Standort zu besichtigen. Glücklicherweise können durch die neuen Technologien viele Geschäftsreisen durch Online-Meetings ersetzt und viele Verwaltungs- und Rechtsverfahren auch online durchgeführt werden. Es ist jedoch empfehlenswert, so viel wie möglich im Voraus zu planen, um den Prozess zu beschleunigen.
- Unsicherheiten nehmen: Fusionen von Gehaltsabrechnungssystemen können bei Mitarbeiter Unsicherheiten und Ängste auslösen, wie z. B. Angst vor einem Arbeitsplatzverlust oder vor Änderungen bei den Gehältern und Leistungen. Diese Sorgen werden umso größer, je länger die Beschäftigten nicht wissen, was auf sie zukommt. Deshalb sollten die Verantwortlichen diese Fragen so schnell wie möglich beantworten. Wenn die Unternehmen mit ihrem Plan vorankommen, sollten die Mitarbeiter über die Aktualisierungen der Gehaltsabrechnung informiert werden, um Widerstände und Unsicherheiten zu vermeiden. Wenn Änderungen geplant sind, sollte die Personalabteilung diese begründen.
Generell sind für eine erfolgreiche Fusion von Gehaltsabrechnungssystemen eine gute Vorbereitung und der richtige Umgang mit den Betroffenen grundlegend. Wenn es darum geht, Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme erfolgreich zusammenzuführen, sollten sich die Unternehmen genügend Zeit nehmen, um die wichtigsten Herausforderungen zu meistern. Diese zusätzliche Zeit ermöglicht es dem Payroll-Team, einen angemessenen Aktionsplan zu erstellen, der zum Erfolg des Fusionsprozesses beiträgt.
Henri Schmidt ist Senior Director Implementation & Business Development Germany & Poland bei ADP.
