Die Arbeitswelten und Arbeitszeiten ändern sich. Da müssen auch die Zeiterfassungssysteme berücksichtigen. Im Gespräch mit dem Midrange Magazin (MM) verdeutlicht Sigurd Seifert, Director Marketing & Business Development bei SD Worx Deutschland, die aktuellen Herausforderungen.

MM: Welche aktuellen Anforderungen sollte ein Zeiterfassungssystem für das neue Jahrzehnt abdecken?
Seifert: Anforderungen an moderne Zeiterfassungssysteme begründen sich in mehr Flexibilität in Bezug auf die aktuellen Entwicklungen der Arbeitswelt. Die Auswirkungen der Digitalisierung treffen auf einen großen Teil der Arbeitnehmer zu. Aber es wird weiterhin Arbeitsfelder geben, die nicht über die hohe Flexibilisierung und Freiheitsgrad bei der Einteilung der Arbeitszeit verfügen. Die Frage, wie Zeiterfassungssysteme zum Wohl von Arbeitnehmern und Arbeitgebern in diesem Umfeld eingesetzt werden können, ist hier entscheidend. Arbeitszeiterfassung war immer mit einem gewissen Aufwand verbunden, gerade auf der Arbeitgeberseite. Andererseits bedeutet Zeiterfassung auch Verzicht auf Freiheit, Flexibilität und Vertrauen, wie einige Zeitschriften mit ihren Schlagzeilen, wie „Das Ende der Vertrauensarbeitszeit“ berichten. Dies muss mit modernen Methoden und Technologie nicht der Fall sein, denn sie unterstützen uns bei der Arbeit 4.0, in dem die Zeiterfassung genau den Anforderungen einer modernen Arbeitswelt entspricht: flexibel, mobil und überall verfügbar.

MM: Was sehen Sie dabei als die wichtigste Anforderung an – und warum?
Seifert: Die Zeiterfassungslösungen werden intelligenter, sie reduzieren im hohen Maß den Aufwand für Arbeitnehmer und Arbeitgeber und sorgen für eine positive Benutzererfahrung. Dabei spielen Mobilität und Verfügbarkeit eine wichtige Rolle. Smartphones sind heute überall verfügbar und sie eignen sich perfekt für die Zeiterfassung: Urlaubanträge, Dienstreisen und auch Arbeitsunfähigkeit lassen sich einfach und unkompliziert regeln. Dabei kommt z.B. bei SD Worx der digitale Assistent zum Einsatz, dem ich meine Anliegen einfach über die Sprachsteuerung mitteilen kann. Das System im Hintergrund regelt den Prozess und leitet die Informationen an Vorgesetzte und HR weiter, aktualisiert meine Termine und sorgt dafür, dass alle in Echtzeit auf dem aktuellen Stand sind. Eingegriffen wird in Prozesse nur, wenn Abweichungen von bestimmten Parametern auftreten. So mühelos kann die Verbindung zwischen Privat- und Berufsalltag sein, ohne dass es uns überfordert und Grenzen der Belastbarkeit überschritten werden.

MM: Wie sollte die Schnittstelle der Zeiterfassung hin zu ERP-Systemen generell und zu HR- und die Lohnbuchhaltung im speziellen ausgestaltet sein?
Seifert: Die Zeiterfassung ist dort, wo wir die Anwesenheitszeiten als Grundlage der Bezahlungen erfassen, ein Basisbaustein der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie beinhaltet aber auch die Möglichkeit die Arbeitszeitmodelle und Arbeitszeitkonten zu verwalten. Die Planung im Blick, spielt sie auch eine Hauptrolle bei der Personaleinsatzplanung. Somit muss sich eine moderne Zeiterfassung nahtlos in die IT-Infrastruktur einbetten lassen, die Daten müssen in Echtzeit verfügbar sein. Wir erreichen das heute über eine offene Architektur, die es uns erlaubt mit Lohn- und Gehalts- und ERP – Systemen Daten bidirektional und permanent auszutauschen. Die Zeiterfassungssysteme müssen über die notwendigen API’s und Web-Services verfügen, die den Datenaustausch automatisiert ohne manuelle Eingriffe erledigen. Damit alles wirklich automatisiert und korrekt funktioniert müssen die unterschiedlichen Systeme miteinander „sprechen“ und die Prozesse müssen vollständig digitalisiert werden.

MM: Wie muss das Zeiterfassungssystem für unterschiedliche Unternehmensgrößen angepasst sein bzw. welche Teilfunktionalitäten unterscheiden sich nach Unternehmensgröße?
Seifert: Welche Rolle die Unternehmensgröße bei der Zeiterfassung spielt, ist eher von untergeordneter Bedeutung. Sie spielt aber bei Betrachtung der Wirtschaftlichkeit eine Rolle. Die Frage wie hoch die Investitionen in die Digitalisierung sein dürfen, werden am Ende durch eine ROI Betrachtung beantwortet. Die Skaleneffekte wirken sich mit zunehmender Unternehmensgröße aus. Die grundsätzlichen Anforderungen an Funktionsbreite und Funktionstiefe werden eher von der Branche, Tarifen, Schichtmodellen und der Organisation der Produktionsabläufe bestimmt. Häufig werden weitere Funktionen, wie z.B. Zutrittskontrolle und Besucherverwaltung oder Personaleinsatzplanung eingesetzt. Ein Zeitwirtschaftssystem muss auch die betrieblichen Belange, wie Rufbereitschaft, automatische Schichterkennung und flexible Pausenregelungen abdecken. Die Umsetzung von Mehrschichtbetrieb und Vollkonti-Modellen gehören zum Standard einer guten Zeitwirtschaft.

MM: Welche Kompetenzen muss ein Implementierungspartner für eine Zeiterfassungslösung mitbringen?
Seifert: Die Implementierungspartner müssen heute viel breiter aufgestellt sein. Früher genügten tiefgehende Systemkenntnisse um das System zu customizen, in die IT Infrastruktur einzubinden und die Anbindung der Buchungsterminals zu realisieren Die Technologie verändert sich heute rasant und nicht nur hier gilt es auf der Höhe der Zeit zu sein. Die Umsetzung von Schichtmodellen, Tagesprogrammen, Lohnartengenerierung folgt zu weiten Teilen veralteten Mustern, durch die Digitalisierung gilt es jedoch den Automatisierungsgrad zu erhöhen und die Prozesse medienbruchfrei umzusetzen. Wir stellen auch immer wieder fest, dass es genau dieser Transfer ist, der im Projekt zum Stolperstein werden kann. Der Kunde geht davon aus, was er bereits kennt. Die Technologie kann heute oft viel mehr. Die Transformationskompetenz des Implementierungspartners ist hier gefragt. Die Analyse und das Neudesign der Prozesse unter Nutzung von Digitalisierungspotentialen ist der Schlüssel für eine effiziente und am Mitarbeiter ausgerichtete Einführung der Zeitwirtschaft.

MM: Wie sinnvoll ist eine „Zeiterfassungslösung as a Service“?
Seifert: Software as a Service ist ein Teil des Cloud Computings und basiert auf dem Grundsatz, dass der Betrieb der Software und die Infrastruktur von einem externen Dienstleister oder Rechenzentrum bereitgestellt wird. Die Vorteile des SaaS für die Zeitwirtschaft liegen auf der Hand, da nicht nur der Betrieb der Software übernommen wird, sondern auch die notwendige Wartung. Die gestiegenen Datenschutzanforderungen sind ein weiterer Grund. Die Einhaltung und Umsetzung auf der IT Seite ist vom Cloud- oder SaaS- Anbieter sicherzustellen. Ein weiterer Vorteil sind die in der Regel transparenten Preismodelle, das sich an Usern (Anwendern) oder Transaktionen ausrichtet. Das klassische Lizenzmodell ist, wenn wir die Anfragen und Abschlüsse von Neuverträgen anschauen eindeutig rückläufig. Hier folgen Unternehmen dem Ziel der Variabilisierung von Fixkosten.

MM: Welches Fazit ziehen Sie?
Seifert: Zeitwirtschaftssysteme helfen nicht nur bei einer lückenlosen Dokumentation von Arbeitszeiten, erleichtern die Ressourcenplanung und sorgen für eine effektive Zutrittskontrolle, sie helfen auch gerade in modernen Zeiten für die aktive Gestaltung der Arbeitszeit durch die Mitarbeiter für eine ausgewogen Work-Life-Balance. Dies dient auch der Selbstkontrolle. (rhh)

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