Die Anforderungen an Verträge werden immer komplexer und der Druck auf Entscheider, schnell und flexibel zu handeln, wächst in raschen Schritten. Mit einer modernen Vertragsmanagement-Lösung schaffen Organisationen die dafür notwendigen Voraussetzungen.
Früher schloss man einen Vertrag per Handschlag ab. Heutzutage kann die Jahrtausende alte Tradition nicht mehr die hohen Anforderungen des 21. Jahrhunderts erfüllen. Zu komplex sind die unterschiedlichen Bestimmungen, die für ein Vertragswerk in einer globalisierten und unübersichtlichen Welt beachtet werden müssen.
Wie gehen Privatunternehmen oder staatliche Organisationen mit dieser Situation um? „Dringend wird ein Vertrag benötigt und niemand weiß, wo sich die letztgültige Version befindet. Noch dazu hat gerade der zuständige Mitarbeiter gewechselt. Oder noch schlimmer: Im Rahmen einer streitigen Auseinandersetzung wird man von der Gegenseite mit einer unfertigen Vertragsergänzung konfrontiert, die man noch nie zuvor gesehen hat“, zitiert Martina Flitsch in „Vertra?ge und Vertragsmanagement in Unternehmen“ typische Szenarien.
Laut Bitkom haben zwar mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen ihre Papierakten weitgehend, ein weiteres Drittel zumindest teilweise digitalisiert, doch selbst diese vergleichsweise fortschrittlichen Firmen leiden darunter, dass die Informationen, die für ein Vertragswerk benötigt werden, in unterschiedlichen Silos geparkt sind. Ein weiteres Problem ist, dass es in der Regel keine durchgängigen Prozesse gibt, die eine hohe Effizienz über alle Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg ermöglichen würden.
Die Folgen: Unternehmen oder Organisationen der öffentlichen Hand verlieren durch ein ineffizientes Vertragsmanagement viel Geld. Die Havard Business School spricht von einem Verlust zwischen fünf und 40 Prozent eines Deals. Doch ein modernes und intelligentes Vertragsmanagement kann einem Unternehmen helfen, Geld zu sparen, die Vertragserstellung signifikant zu beschleunigen und höchste Sicherheitskriterien zu erfüllen.
Smart Contracts auf Basis Cloud-basierter Regeln
Viele kennen den Begriff „Smart Contracts“ im Zusammenhang mit der Blockchain-Technologie – eine junge Technologie, die zumeist noch viele Fragen in der Umsetzung aufwirft. Doch cloudbasierte Technologien, die sich in der Praxis über viele Jahre bewährt haben, ermöglichen schon heute die Umsetzung von Smart Contracts mit Hilfe regelbasierter Prozesse. Smart Contracts im Kontext von Cloud-Anwendungen fasst den digitalen Lebenszyklus eines Vertrags zentral zusammen – von der Ausverhandlung bis hin zur Kontrolle und Verifikation der Erfüllung der Vertragspflichten.
Da Verträge im Grund nichts als anderes sind als institutionalisierter Ausdruck von Vertrauen, bieten moderne Vertragsmanagement-Lösungen die dafür notwendige Basis schon am Anfang aller damit zusammenhängenden Prozesse: Jeder Benutzer authentifiziert sich bereits beim Einloggen (optimal: Zwei-Faktor-Authentifizierung). Damit ist die Vertrauensgrundlage geschaffen, die ihre Gültigkeit über den gesamten Lebenszyklus behält. Durch ein ausgeklügeltes Rechte- und Rollenkonzept ist zudem klar geregelt, wer welche Verträge bearbeiten und lesen darf.
Ein zentraler Vorteil von Smart Contracts auf Basis Cloud-basierter Regeln ist die automatisierte Generierung von Verträgen. Ein umfangreiches Vorlagenmanagement, Textbausteinsammlungen und ein regelbasiertes Klauselmanagement helfen dabei, die gesamte Vertragserrichtung signifikant zu beschleunigen. Damit es zu keinem unbeabsichtigten Wildwuchs oder Rechtsunsicherheit kommt, werden sämtliche Klauseln und Textbausteine von der Rechtsabteilung geprüft, verwaltet und konzernweit zur Verfügung gestellt. Kommt es zu Änderungen von Klauseln oder Vertragsmetadaten, werden diese automatisch in alle neu zu errichtenden Verträgen übernommen. Damit können zum Beispiel auch Mitarbeiter aus Fachabteilungen, die über kein juristisches Wissen verfügen, rechtssichere Verträge erstellen.
Automatisierung bringt Vorteile
Bei einem Cloud-basierten Vertragsmanagement versenden die beteiligten Personen nicht wie früher üblich E-Mail-Attachments, sondern ausschließlich Hyperlinks der Dokumente. Damit ist sichergestellt, dass jeder Zugriff und jede Änderung in den Verträgen oder den dazugehörigen Dokumenten, Protokollen oder Geschäftskorrespondenzen aufgezeichnet werden kann – und das natürlich automatisiert. Das bedeutet auch, dass alle involvierten Personen revisionssicher mit der jeweils letzten Version arbeiten.
Eine weitere Stärke eines modernen Vertragsmanagements sind die effizienten Abstimmungs-, Pru?f- und Freigabeprozesse. Im Idealfall bietet die Lösung einen grafischen Prozesseditor, mit dessen Hilfe Mitarbeiter selbst die komplexesten Unternehmensstrukturen digital abbilden können, und zwar ohne Programmierkenntnisse. Dank dieser strukturierten Arbeitsweise sind alle Vertragspartner bereits vor Beginn der eigentlichen Vertragslaufzeit in den Zyklus involviert und haben durch die grafische Aufbereitung jederzeit den Gesamtprozess im Blick. Der prozessgesteuerte Ansatz sorgt außerdem dafür, dass keine Fristen versäumt werden.
Für Transparenz sorgt auch eine integrierte Volltextsuche. Dabei werden aber nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf. Last but not least punkten moderne Vertragsmanagement-Lösungen auf Cloud-Basis neben der revisionssicheren Archivierung mit umfangreichen Auswertungen und Reports, womit das Vertragscontrolling unterstützt wird.
Um es auf den Punkt zu bringen: Mit Cloud-basierten und prozessgesteuerten Smart Contracts besitzen Unternehmen alle Tools für ein effizientes und sicheres Vertragsmanagement und erzielen damit gleichsam „Handschlagqualität 4.0“. (rhh)
Quelle: FabasoftAndreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In seiner Funktion ist er für die strategische Positionierung der Fabasoft Cloud zuständig.
