Welche Schritte sind nötig, um eine EDI-Infrastruktur im Unternehmen bestmöglich einzusetzen? Antworten auf diese Fragestellung gibt Björn Reimann, Sales Manager Software & Service bei der menten GmbH.

„In einem EDI-Prozess sind immer zwei Bereiche zu unterscheiden: der Kommunikationsteil und der Konvertierungsteil“, erläutert Björn Reimann. „Es ist also erstens zu beantworten, wie die Daten konvertiert/übersetzt werden sollen, und zweitens, wie die Kommunikation/Übertragung erfolgen soll.“ Etwas differenzierter gesehen arbeitet der EDI-Spezialist die folgenden sieben Schritte heraus:

  • Anfrage: In der Anfrage, egal ob vom Unternehmen selbst oder von einem Kunden/Lieferanten initiiert, muss klar werden, welche Daten in welcher Form auf welchem Übertragungsweg erwartet werden. Nehmen wir als Beispiel eine elektronische Rechnung im Format EDIFACT INVOIC, das per AS2 gesendet werden soll.
  • Quelle: Um gewünschtes Datenformat herzustellen, muss erst einmal bekannt sein, wo sich die notwendigen Rechnungsinformationen im eigenen Unternehmen befinden. In der Regel wird dies eine Datenbank sein, im IBM i-Umfeld vermutlich DB2. Zudem muss geprüft werden, ob möglicherweise schon eine Lösung für die Kommunikation intern vorhanden ist. Bleiben wir beim Beispiel: Die Rechnungsinformationen stehen in der DB2, für das Übertragungsprotokoll AS2 soll eine neue EDI-Standardlösung eingesetzt werden.
  • Ziel: Entweder das Unternehmen selbst oder der Kunde/Lieferant wird vorgeben, welches Datenformat erwartet wird, in unserem Beispiel EDIFACT INVOIC. Hierzu muss es noch Details geben wie Version/Verzeichnis/Subset, das in einer entsprechenden Guideline dokumentiert sein sollte. Beispieldateien des Zielformats sind ebenfalls hilfreich. Für den Kommunikationsteil müssen die entsprechenden Parameter ausgetauscht werden, IP/Port/Zertifikate, wenn wir bei AS2 als Beispiel bleiben. Für andere Kommunikationsprotokolle gilt dies analog.
  • Mapping/Übersetzung/Konvertierung: Datenquelle und Zielstruktur sind nun bekannt. Folglich kann entweder eigenprogrammiert oder mittels einer Standardsoftware (empfohlen) mit der Übersetzung der Daten begonnen werden. Moderne EDI-Konverter wie i-effect bringen zu diesem Zweck intuitive graphische Mapping-Tools mit. Mithilfe des Daten-Mappings wird quasi ein „Routenplaner“ für die Daten erstellt, um sie von Quelle zum Ziel zu überführen. Am Ende steht dann die gewünschte Datei, hier EDIFACT INVOIC, im Filesystem zur Verfügung.
  • Übertragung/Kommunikation: Die Kommunikationsparameter sind nun bekannt. Das Kommunikationssystem, z. B. i-effect, kann nun idealerweise geführt und übersichtlich mit den notwendigen Informationen gefüllt und die Kommunikation so eingerichtet werden. Die Datei wird jetzt aus dem Filesystem entnommen und an den Empfänger übertragen.
  • Automatisierung: An dieser Stelle ist der einmalige EDI-Prozess bereits abgeschlossen. In den wenigsten Fällen werden aber einmalig Daten übertragen, vielmehr soll dies regelmäßig geschehen. Grundsätzlich kann eine automatisierte Steuerung zeit- oder Event-basiert sein, z. B. sollen Daten immer zu einem bestimmten Zeitpunkt am Abend gesendet werden oder eben immer dann, wenn eine Datei in einem bestimmten Verzeichnis erzeugt wird.
  • Überwachung/Monitoring: Der EDI-Prozess ist nun eingerichtet. Anschließend wird dieser überwacht werden wollen. Moderne EDI-Lösungen bringen an dieser Stelle geeignete Interfaces mit, i-effect z. B. nutzt mit WebControl eine browserbasierte Monitoring-Plattform. Hier können Datenein- und -ausgang sowie die Konvertierungprozesse in verschiedenen Detailgraden nicht nur überwacht werden, zusätzlich ist diese Schnittstelle geeignet, Prozesse einzurichten, Stammdatenpflege vorzunehmen und natürlich Lösungen anzubieten in einem eventuellen Fehlerfall.

„Profiteure“ einer EDI-Infrastruktur

Stellt man die Frage, welche Unternehmensbereiche am meisten von einer EDI-Einführung profitieren, ist laut Reimann der jeweilige Blickwinkel ausschlaggebend: „Konzentriert auf den externen Datenaustausch, gewöhnlich ein Belegaustausch wie Bestellung, Liefermeldung oder Rechnung, wird dies sicherlich im Speziellen der Vertrieb respektive Einkauf oder die Finanzbuchhaltung sein.“

Quelle: menten

Björn Reimann ist Sales Manager bei der menten GmbH.

Im Grunde profitiert nach seiner Einschätzung allerdings das gesamte Unternehmen: „So können natürlich auch Lager, Logistik, Produktion und nicht zuletzt die IT-Abteilung selbst die Vorteile einer modernen EDI-Software genießen, entweder durch den Einsatz und Austausch geeigneter Standard-Nachrichtenarten wie ORDERS, DESADV oder INVOIC, um nur einige Gängige zu nennen, oder durch die Anwendung einer EDI-Software als EAI-Tool, um zwischen verschiedenen internen Softwarelösungen zu vermitteln. Schlussendlich kann eine EDI-Software die zentrale Datendrehscheibe für entsprechende Unternehmensdaten sein.“ (rhh)

i-effect