Auch wenn die Verpflichtung für Unternehmen, seinen Mitarbeitern das Arbeiten aus dem Homeoffice zu ermöglichen, nicht mehr besteht, so wird uns das „hybride Arbeiten“ künftig begleiten. Das hat Auswirkungen auf den kompletten Bereich der Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Das Thema Homeoffice ist unbedingt einzubinden. Wie das gelingen kann, erläutert Hans-Jürgen Böhm, Geschäftsführer der Gräbert Software + Engineering GmbH im Gespräch mit dem Midrange Magazin (MM).
MM: Welche Funktionalitäten muss ein DMS aufweisen, damit einem reibungslosen Arbeiten aus dem Homeoffice nichts mehr entgegensteht?
Böhm: Ein DMS System muss zuerst einmal alle zu archivierenden Dokumente so automatisiert wie möglich archivieren und indizieren. Hierbei kann man sich leicht vorstellen, dass die Archivierung von mittels EDV erstellten Dokumenten wie etwa Ausgangsrechnungen oder E-Mails vollkommen automatisiert ablaufen kann. Wenn es dabei um Papierdokumente geht, die Scan-Prozesse erforderlich machen, kommen manuelle Arbeitsschritte ins Spiel. Aber auch hier stehen für jedes Belegvolumen, wie zum Beispiel 10, 100 oder 1000 Belege pro Tag, hocheffiziente und wirtschaftliche Verfahren zur Verfügung.
MM: Wo zeigen sich da die Vorteile?
Quelle: Gräbert Software + Engineering GmbHHans-Jürgen Böhm, Geschäftsführer der Gräbert Software + Engineering GmbH
Böhm: Nachdem alle für das Tagesgeschäft relevanten Belege so zeitnah und automatisiert wie möglich archiviert wurden, stehen sie für eine Recherche an den Bildschirmarbeitsplätzen zur Verfügung. Jetzt geht es darum, die Suche der Dokumente durch den Benutzer so intuitiv wie möglich zu machen. Die Recherchemöglichkeiten sollten frei konfigurierbar sein, damit sie der Arbeitsweise und logischen Sicht der Anwender angepasst werden können. Es sollte auch möglich sein, dass der Benutzer die Dokumente, die Ihn interessieren, direkt aus dem Programm heraus, mit dem er gerade arbeitet, abrufen kann.
MM: Welche Probleme kommen durch die Anforderungen nach einem sicheren Datenaustausch auf ein DMS zu?
Böhm: Durch die offene Architektur von ArchivPlus die voll auf der Sicherheitsarchitektur des IBM i Systems basiert, ist für die Gräbert Systeme ArchivPlus und eComPlus lediglich der Zugriff auf das IBM System i als Serversystem Voraussetzung. Der Zugriff auf die lokalen Serversysteme – das sind IBM System i und aber auch andere – im lokalen Rechenzentrum erfolgt üblicherweise über Notebooks mit VPN-Client oder von lokalen Desktops über das Remote Desktop Protokoll.
MM: Welche Rolle spielt die möglichst einfache Integration eines DMS in gemischten Anwendungswelten?
Böhm: In der Regel finden wir heute beim Anwender Umgebungen vor, in denen die Dokumente von unterschiedlichen Serverwelten, wie z.B. IBM i, Windows oder gar Cloud-basiert, aber oft auch in unterschiedlichen Dokumentformaten wie z.B. PDF, 5250-Spool, etc. erzeugt werden. Hier muss ein DMS-System dem Anwender Zugriff auf alle Dokumente ermöglichen.
MM: Wie lässt sich ein plattformübergreifendes Arbeiten im DMS umsetzen?
Böhm: Plattformübergreifendes Arbeiten heißt in der Regel plattformübergreifende Recherche. Dabei kann der Anwender bestimmen, ob er mit einer Browser-basierten, Wndows-basierten oder mit einer klassischen nativen 5250-Oberfläche recherchieren möchte. Dies wird oft dadurch beeinflusst, mit welchen Softwarepaketen – wie ERP oder WWS – der Anwender an seinem Arbeitsplatz neben ArchivPlus arbeitet. Als weitere Möglichkeit kann, abhängig von der Art der eingesetzten Anwendung, oft auch der direkte Zugriff aus der „führenden Anwendung“ realisiert werden.
MM: Welche Auswirkungen hat das Thema Homeoffice auf die Automatisierung der Workflows?
Böhm: Auf der Basis der digitalen Bereitstellung aller im Tagesgeschäft relevanten Dokumente und Belege am Bildschirmarbeitsplatz können durch ArchivPlus die darauf aufbauenden betrieblichen Prozesse weiter automatisiert werden. Typische Beispiele hierfür sind Module wie z.B. elektronischer Workflow oder die automatische Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit Hilfe von OCR-Techniken.
MM: Wo sehen Sie dabei die „Effizienzschwelle“?
Böhm: So lassen sich schon bei einer Anzahl von nur 15 Eingangsrechnungen pro Tag enorme Einsparungen allein durch Scannen in Verbindung mit elektronischem Workflow erzielen. Das Arbeiten im Homeoffice wird dadurch erleichtert, dass die Dokumente alle am Bildschirmarbeitsplatz online zur Verfügung stehen. Liegt die Anzahl der zu verarbeitenden Eingangsrechnungen pro Tag bei 100 oder darüber, bieten sich bereits Verfahren an, die OCR-Erkennung in Verbindung mit automatischer Freiform- oder Vorlagenerkennung einsetzen. Hierdurch werden die Einsparmöglichkeiten weiter vergrößert. Eine noch stärkere Vereinfachung des Prozesses zur Rechnungseingangsverarbeitung wird möglich, wenn der Rechnungsversender die Rechnungen bereits als im ZUGFeRD Format per E-Mail zur Verfügung stellen kann.
MM: Welche Vorteile bringt die IBM i in diesem Anwendungsfällen?
Böhm: Eine Kernanforderung der zügigen digitalen Transformation ist die intelligente Kombination der Weiterentwicklung von bestehenden Lösungen und die Einführung neuer Technologien. Strategien die lediglich den Ersatz von bestehenden Anwendungen durch vermeintlich modernere Anwendungen überbetonen sind wenig erfolgversprechend. IBM i verfügt in dem Bereich Integrität und Datensicherheit Merkmale wie etwa die objektbasierte Architektur, die weit über die Eigenschaften anderer Betriebssystem Plattformen hinausgehen. Hierdurch wird ein unerreichtes Niveau gegen die immer stärker werden Bedrohung durch Angriffe aus dem Netz ermöglicht. Darüber hinaus wird durch die seit Jahren konsequent betriebene Öffnung des IBM i-Betriebssystems für die Einbeziehung von Open-Source-Komponenten und Technologien ein Lösungsportfolio unterstützt, wodurch die Integration neuer oder bestehender Anwendungen in unzählige Formen von Spitzentechnologien, einschließlich Anwendungen, die unter AIX und/oder Linux ausgeführt werden, ermöglicht wird.
MM: Können Sie dazu ein Beispiel nennen?
Böhm: Der mittelständische Bio-Pionier Naturata AG setzt Gräbert ArchivPlus und eComPlus für Rechnungseingangsverarbeitung, Workflow, Dokumentenmanagement und Archivierung ein.
MM: Welche Hilfestellung kann sich ein Anwenderunternehmen von „seinem DMS-Hersteller“ erwarten, wenn eine zeitgemäße Lösung umgesetzt werden soll?
Böhm: Neben ausgereiften Softwarekomponenten, kontinuierliche Weiterentwicklung sollten auch professionelle Beratung und Support gewährleistet sein.
Rainer Huttenloher
