Im Finanzwesen von Unternehmen kommt es zunehmend auf Schnelligkeit an: Um strategisch sicher zu planen, ist eine zuverlässige Datenbasis unablässig – und zwar unmittelbar. Die Anforderungen an das Berichtswesen steigen, Daten müssen aus verschiedenen Quellen schnell zur Verfügung stehen und aufbereitet sein. SAP bietet mit der S/4HANA Cloud eine Plattform, die diesen Ansprüchen gerecht wird und darüber hinaus an individuelle Kundenbedürfnisse angepasst werden kann. In ähnlicher Funktionalität ist das System auch On-Premise nutzbar. Der Umstieg in die Cloud muss daher nicht mit einem Ruck erfolgen.
Den Umstieg auf S/4HANA sollten Unternehmen nicht auf die lange Bank schieben. Denn 2027 stellt SAP die Wartungen für die alten ERP-Systeme ein – die Funktionalität ist dann nicht mehr gewährleistet. Wer mit modernen Ansprüchen an das Berichtswesen mithalten und sich im Wettbewerb stark positionieren möchte, sollte aber auf ein System setzen, das eben dies gewährleistet.
Bis kurz vor knapp zu warten und bis 2027 noch die bisher genutzten Systeme zu nutzen, ist jedoch wenig sinnvoll: Eine komplette Systemumstellung ist schließlich aufwendig. Um Risiken zu minimieren ist ein gewisser Vorlauf nicht nur sinnvoll, sondern auch notwendig.
Bestimmte Funktionalitäten nur in der S/4HANA Cloud verfügbar
Mit der S/4HANA Cloud bietet SAP eine Plattform, die zahlreiche Tools und Funktionen für die Analyse und Kollaboration im Bereich des Berichtswesen bietet. Die Cloud fungiert dabei als Entwicklungs- und Laufzeitplattform – zu den bereits vorhandenen Features werden zukünftig noch viele weitere hinzukommen. Das On-Premise-Portfolio von S/4HANA wird zudem nicht eins zu eins abgebildet, sondern stetig erweitert.
Schon jetzt hält SAP in der integrierten Berichtslösung der S/4 Cloud (SAC) Funktionalitäten bereit, die On-Premise nicht verfügbar sind: Mit Predictive Analytics zum Beispiel sind übergreifende Darstellungen und Simulationen möglich – und zwar ad hoc und auf Basis granularer Datenmassen aus unterschiedlichen Quellen. Die SAC vollzieht so einen Paradigmenwechsel zu dem Prinzip „Insight to Action“: Analyse- und Transaktionssysteme sind hier miteinander verbunden. Manuelle Berechnungen, Medienbrüche und lange Wartezeiten bei der Aufbereitung der Daten entfallen dadurch.
Die Leistungskennzahlen werden im Zusammenhang und im laufenden Betrieb angezeigt. Die Aussagen sind somit verlässlich, kritische Situationen werden frühzeitig erkannt. Auch lässt sich recht genau vorhersagen, welche Auswirkungen bestimmte Veränderungen bewirken können: Zum Beispiel wie sich die Produktivität und der Umsatz in einem bestimmten Betrachtungszeitraum verändern könnten, wenn der Head Count um einen gewissen Prozentsatz verringert wird. An bestimmten Stellschrauben des Unternehmens lässt sich so erstmal in der Theorie drehen. Strategische Entscheidungen fußen dann auf einer validen Basis, Risiken werden reduziert.
Vorbehalte gegen Cloud-Lösungen lassen sich leicht überwinden
Dennoch äußern Unternehmen nicht selten Bedenken gegenüber Cloud-Lösungen. Sie befürchten, die Kontrolle über das System und die Hoheit über ihre Daten zu verlieren. Die Update-Zyklen sind mit der Cloud deutlich kürzer und werden von SAP vorgegeben – groß ist die Sorge, dass Updates zu ungünstigen Zeitpunkten eingespielt werden und die Arbeit blockieren. Sollten technologische Probleme auftreten, müsste zudem das Ticketing-System der SAP genutzt werden – auch das wird oftmals als störender Aufwand angesehen.
Im Bereich des Berichtswesens kommt erschwerend hinzu, dass Unternehmen das derzeit gängige System Business Warehouse spezifisch gebaut und zum Beispiel Kennzahlen auf sich zugeschnitten haben. Eine Lösung von der Stange, als die die Cloud vermeintlich gilt, kommt für viele Unternehmen daher nicht in Frage.
Dabei sind die Vorbehalte im Grunde die Vorteile der SAP Cloud: Aufgrund kürzerer Update-Zyklen ist die Entwicklungsgeschwindigkeit des Systems deutlich höher, neue Funktionalitäten werden schneller und in kürzerer Zeit implementiert, das System läuft performanter. Nutzer müssen nicht mehr bis zum nächsten Release in einigen Monaten warten, bis vorhandene Probleme gelöst und neue Features bereitgestellt werden.
Zugleich verringert sich der administrative Aufwand immens, wenn die Verwaltung des Systems nicht mehr inhouse liegt. In Sachen Datensicherheit bietet die S/4HANA Cloud zudem hohe Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität – im eigenen Firmennetzwerk sind die Daten nicht besser geschützt.
API-Management ermöglicht spezifische Lösungen
SAP legt mit der Cloud zudem viel Wert auf eine kundenspezifische Lösung. Mit Hilfe eines API-Managements können individuelle Implementierungen an vielen Stellen vorgenommen werden. Zudem bietet SAP mit dem Cloud Connector eine Verbindung und zentralisierte Kommunikation zwischen den On-Premise-Systemen und der Cloud.
Lokale Systeme lassen sich dadurch anbinden und weiterhin nutzen. Darüber hinaus sind auch Verbindungen zu anderen Cloud-Diensten möglich. Dadurch wird die verfügbare Datenmenge noch erweitert, an einer Stelle zusammengeführt und nutzbar gemacht.
Die Cloud-Applikation werden über einen Web-Browser bedient, das verringert den Wartungsaufwand: Die aktuellen Versionen müssen nicht mehr auf den einzelnen Clients bereitgehalten werden, sondern nur noch im Backend auf dem Cloud-Server. Die Endgeräte können jederzeit und von jedem Standort aus auf die Daten zugreifen – sofern der Zugriff autorisiert ist. Mitarbeiter sind in ihrer Arbeitsweise so deutlich flexibler.
Auch für die Skalierbarkeit bietet die Cloud Vorteile: In saisonalen Geschäftsbereichen können Unternehmen schnell hoch- und anschließend wieder runterskalieren. Die eigene IT-Abteilung bleibt hiervon unberührt und muss eben nicht ganzjährig den Bedarf für eine bestimmte Zeitspanne bereithalten. Unternehmen sind so deutlich agiler und können gleichzeitig Kosten sparen.
Umstieg in die Cloud kann sukzessiv erfolgen
Für Unternehmen, die ganz neu in die SAP-Welt einsteigen, ist es sinnvoll, von Anfang an die Cloud mit in den Blick zu nehmen. S/4HANA Cloud bietet schließlich Tools und Funktionalitäten, die On-Premise nicht verfügbar sind. Ohnehin liegt die Zukunft nach Expertenmeinung in der Cloud. Wer sich direkt in die Cloud verlagert, muss diesen Prozess nicht zu einem späteren Zeitpunkt nachholen.
Im Grunde ist dieses Szenario auch für Unternehmen denkbar, die bereits mit SAP ERP-Systemen arbeiten. Doch der Schritt in die Cloud muss eben nicht auf einmal erfolgen. Entscheidend für den Umstieg ist auch die vorhandene Software-Architektur und die Bereitschaft, einen Wandel einzugehen. Denkbar und für manche Unternehmen sinnvoll ist es daher, zunächst das alte ERP-System auf S/4HANA umzustellen.
Aus Sicht des Finanzwesens bilden das ERP-System – beziehungsweise nach erfolgreicher Migration S/4HANA – den zentralen Punkt, von dem alle anderen Prozesse abhängen. Ist diese Umstellung geschafft, ist der Weg in die Cloud nicht mehr weit und kann auch sukzessive begangen werden.
Die SAP S/4HANA Cloud bietet Unternehmen viele Vorteile: Neue Entwicklungen sind schnell verfügbar, der administrative Aufwand reduziert sich drastisch, flexible Skalierbarkeit ist flexibel, Kosten lassen sich einsparen. Für das Berichtswesen bietet die Cloud zudem schon jetzt Funktionalitäten, die On-Premise gar nicht verfügbar sind – Tendenz steigend. So sind Auswertungen und Simulationen ad hoc und mit allen relevanten Daten möglich.
Auf diese Weise lassen sich strategische Entscheidungen viel schneller und zuverlässiger treffen. Wie schnell und wie weit Unternehmen den Weg in die Cloud vollziehen möchten, können sie selbst entscheiden – beliebig viele Zwischenschritte oder auch Hybridlösungen zwischen Cloud und On-Premise-Systemen sind möglich.
Fabian Zollikofer ist Associate Partner bei der CALEO Consulting GmbH.
