Auch, wenn uns klar ist, dass wir den Sprung vom Fünf-Meter-Turm überleben, wüssten wir vorher doch gerne, wie kalt das Wasser ist. In vielen Unternehmen scheitert der Wille zur Digitalisierung an der Ungewissheit, ob hohe Investitionen in neue Technologien sich tatsächlich rentieren. Um solche Fragen im Vorfeld zu beantworten, gibt es digitale Tools, die den Return-on-Investment (ROI) in exakt dieser Situation mit wenigen Klicks einschätzen.
Eine Million Rechnungen pro Jahr und jede kostet mehr als 25 Minuten Bearbeitungszeit? Das sind mehr als 250.000 Stunden – oder umgerechnet knapp fünf Millionen Euro Arbeitskosten. Ein vereinfachtes Beispiel wie dieses ist schnell überschlagen. Doch was passiert, wenn Besonderheiten und andere Hürden den Purchase-to-Pay-Prozess noch verlängern? Bei beliebig vielen Variablen hilft ein geeigneter Return-on-Investment-Rechner, der Parameter wie Suchzeiten nach Rechnungen oder Skonto berücksichtigt. Binnen weniger Sekunden lässt sich damit die große Kostenfrage beantworten.
In bewegten globalisierten Märkten sind effiziente Purchase-to-Pay-Prozesse mehr als nur Administration. Smarter Einkauf von A bis Z hat direkten Einfluss auf das Unternehmensergebnis. Wer zügig und zu besten Konditionen einkaufen kann, steigert die Margen. Aber schnelle Entscheidungen und das Gespür für gute Deals sind manuell kaum zu bewältigen. Von der Bedarfsmeldung über den Einkauf bis zum Wareneingang und Rechnungsmanagement – früher oder später gerät der Prozess ins Stocken. Im schlimmsten Fall entsteht Chaos.
Entweder, weil derselbe Prozess mal als Mail, mal als Telefonat, mal als Fax fortläuft; oder, weil Abteilungen „Zeit sparen wollen“, indem sie bei ihrer Bestellung den zentralen Einkauf umgehen. Die Fehlerursachen sind endlos.
Digitale Lösungen jedoch glänzen in der pragmatischen Welt der Kontrollen, Vergleiche und Freigaben. Purchase-to-Pay-Prozesse, die durchgängig digitalisiert sind, entlasten mehr als nur die Mitarbeitenden. Plötzlich sinkt die Bearbeitungszeit pro Rechnung von mehr als 25 Minuten auf gerade einmal fünf Minuten.
Zeit sparen, in Vorbereitung und Praxis
Damit ein ROI-Rechner einen ersten, groben Richtwert ausspuckt, braucht man nur vier Werte: Nummer eins und zwei sind der geschätzte Zeitaufwand pro manuell bearbeiteter Rechnung sowie die Arbeitskosten pro Stunde. Eine Studie der Goethe-Universität und des BMI ermittelte 26,8 Minuten als Mittelwert für den Aufwand üblicher Bestellprozesse. Wenn keine genaue Zahl vorliegt, empfiehlt sich dieser Richtwert.
Die Faktoren drei und vier sind die Anzahl der Rechnungen pro Jahr sowie der Anteil der Rechnungen mit Bestellbezug – also solchen, die mit anderen Dokumenten im Prozess abgeglichen werden müssen. Rechnungen mit Bestellbezug bieten das größte Einsparungspotential, denn hier ist der Aufwand am größten: Jede einzelne Rechnung muss von den Mitarbeitenden in die Hand genommen und mit dem dazugehörigen Bestellschein verglichen werden, damit nichts bezahlt wird, das nicht bestellt wurde. Häufig folgt zusätzlich sogar noch ein Abgleich mit dem Lieferschein. Eine digitale Lösung spart hier durch den automatisierten Vergleich enorm an Zeit.
Quelle: Easy Software auf Basis der Ergebnisse einer Studie der Goethe-Universität und des BMIDie folgende Tabelle liefert eine Übersicht darüber, wie viel schneller die einzelnen Schritte des Prüfverfahrens digital ablaufen. Je nach elektronischem Dokumenttyp entfallen bestimmte Arbeitsschritte sogar vollständig.
Im Schnitt spart jede einzelne elektronische Rechnung bereits beim Posteingang fast zwei Minuten gegenüber einer Papierrechnung. Doch auch die nachfolgenden manuellen Arbeitsschritte laufen mit digitaler Unterstützung knapp dreimal so schnell ab wie in einem papierbasierten Prozess.
Zudem gibt es elektronische Dokumentenformate, die zusätzliche Informationen nebst der eigentlichen Seiteninhalte mitführen. Je mehr Zusatzinformationen ein elektronisches Dokument enthält, desto mehr manuelle Schritte erübrigen sich. Bei einem PDF/A mit Bestellbezug entfallen so zum Beispiel sämtliche manuellen Schritte bis auf Freigabe und Zahlung. Die gesamte Rechnungsbearbeitung dauert so nur noch etwas mehr als zwei Minuten.
Der Mensch steht noch im Aufzug, der Algorithmus ist schon fertig
Doch neben den vier bereits genannten Kernfaktoren gibt es noch weitere, die das Einsparungspotential beeinflussen. Zum Beispiel wären da die Suchzeiten: Wie häufig und wie lange suchen die Mitarbeitenden nach Rechnungen? Ein Aspekt, der häufig nicht beachtet wird, aber gerade dann erheblichen Einfluss nimmt, wenn alte Rechnungen fünf Etagen tiefer im Keller verstauben. Der Mensch steht noch im Aufzug; der Algorithmus ist schon fertig. Meist sind die digitalen Rechnungen binnen zwei Sekunden zur Hand.
Ein weiterer Nachteil all dieser ineffizienten manuellen Prozesse ist, dass Rechnungen zu spät bearbeitet werden, um Skonti auszuschöpfen. Auch die Beziehung zum Lieferanten leidet unter schwankenden Zahlungszeitpunkten. Digitale Prozesse erleichtern nicht nur das Einhalten von Zahlungsfristen für Skonti, sondern auch das Zufriedenstellen der Geschäftspartner. Dementsprechend berücksichtigt auch ein umfassender ROI-Rechner sowohl die individuellen Suchzeiten als auch die Einsparpotentiale durch Ausschöpfung von Skonto.
Einige Unternehmen erstellen eigene ROI-Rechner, indem sie viele Stunden in den Aufbau von Pivot-Tabellen investieren. Ein kostenloser ROI-Rechner, wie auch EASY Software einen bietet, spart den Aufwand für die Entwicklung eines Rechners der Marke Eigenbau. Zudem wissen ROI-Rechner, die direkt von Software-Anbietern angeboten werden, in welchem Verhältnis die persönlichen Werte zur realen Effizienz der Software für Purchase-to-Pay-Prozesse stehen. So sparen Unternehmen sich langwierige Kalkulationen in einem Berg von Verwaltungsunterlagen. Vor allem aber schießen sie nicht ins Blaue, wenn es darum geht, den realistischen Effizienzgewinn einer digitalen Lösung einzuschätzen. Denn ein ROI-Rechner liefert Einschätzungen zum potenziellen Return-on-Investment, noch bevor der tatsächliche Sprung in die Welt der digitalen Purchase-to-Pay-Prozesse ansteht.
Pascal Graßhoff ist Corporate Communication Specialist bei EASY Software.
