Künftig wird ein hoher Digitalisierungsgrad bei Unternehmen über den Erfolg entscheiden. Doch es wird wohl nicht ausreichen, Dokumente digitalisiert zu verteilen. Diese Meinung vertritt Wolfgang M. Roser, Gründer der ROHA Software Support GmbH, im Interview mit dem Midrange Magazin (MM).
MM: Im Zuge der digitalen Transformation fällt dem Outputmanagement die Rolle einer Informationsdrehscheibe zu – welche Vorteile ergeben sich daraus für die Anwender?
Roser: Wenn Daten aus unterschiedlichen Quellen und Bereichen für die weitere Verarbeitung und Verteilung an einer Stelle zusammengeführt werden, dann schafft das Effizienz und sorgt für schlanke und standardisierte Kommunikationswege. Durch die Zentralisierung des gesamten Outputs eines Unternehmens können sowohl zeitliche als auch personelle Ressourcen geschont werden – man spart also Geld. Gleichzeitig werden Prozesse beschleunigt und die Qualität der Kommunikation wird erhöht. Anwender können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und sich um die optimale Aufbereitung der Inhalte konzentrieren, die sie an ihre Kunden übermitteln wollen anstatt sich mit lästigem Ausdrucken, Falten, Kuvertieren und Verschicken zu beschäftigen. Die Ansprüche von Kunden sind in den letzten Jahren ja nicht kleiner geworden. Ganz im Gegenteil. Im Zeitalter der Digitalisierung möchten Kunden selbst bestimmen, in welcher Form man mit ihnen kommuniziert – und das möglichst direkt, zielgerichtet, individuell und natürlich digital.
MM: Digitalisierung ist nicht gleich Digitalisierung – welche Faktoren sind besonders wichtig, um den Unternehmenserfolg bestmöglich abzusichern?
Roser: Ein hoher Grad an Digitalisierung wird für den Unternehmenserfolg zukünftig entscheidend sein. Nur Dokumente digitalisiert zu verteilen reicht keinesfalls aus, um wettbewerbsfähig zu sein und auch zu bleiben. Die Kommunikation mit dem Kunden muss praktisch zum angenehmen Erlebnis für ihn werden – die richtigen Informationen müssen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort und in der richtigen Form zur Verfügung gestellt werden. Mit einer intelligenten und flexiblen Outputmanagement Lösung wie SpoolMaster klappt das ganz hervorragend. Und mit „intelligent“ meine ich, dass die Software eine Kommunikation ermöglicht, die von Qualität anstatt von Quantität geprägt ist und den nötigen Spielraum bietet, um Inhalte kreativ, ansprechend und „erlebnisreich“ aufbereiten und vermitteln zu können. Ebenso wichtig erachte ich die Flexibilität und Beweglichkeit einer Outputmanagement Lösung, da sich Kommunikationsformen und Markterfordernisse in unserer Zeit sehr schnell ändern können. Da muss man ebenso rasch reagieren können. Unternehmensabläufe müssen oft nicht nur einmalig effizienter und effektiver gestaltet werden, um von personellen und zeitlichen Ersparnissen zu profitieren – man muss bei Bedarf unkompliziert nachjustieren können, wenn sich etwas verändert.
MM: Wie lassen sich die Prozesse in Unternehmen effizienter und effektiver gestalten – und wie wichtig sind dabei Technologien wie Künstliche Intelligenz?
Roser: Es gibt viele Möglichkeiten, um Unternehmensprozesse zu straffen und zu optimieren. Eine davon ist mit Sicherheit das Outputmanagement. Je größer ein Unternehmen ist, umso größer sind auch die Einsparmöglichkeiten, die in diesem Bereich zu finden sind. Werden sämtliche Prozesse des Outputmanagements mit der passenden Software gebündelt und zentralisiert, so ergeben sich neben erheblichen Kostensenkungen weitere zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Aufwendige und komplexe Tätigkeiten erledigt die Software – fehlerfrei, rasch und im besten Fall natürlich vollautomatisch. Eine zeitgemäße Outputmanagement Lösung wie SpoolMaster fügt sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen ein und ist nach kurzer Installations- und Konfigurationszeit sofort einsatzbereit. Wiederkehrende Abläufe werden automatisiert und die Kommunikation individualisiert – in Form von Texten, Grafiken, Firmenlogos, Unterschriften oder anderen unternehmensspezifischen Erkennungszeichen. Technologien wie Künstliche Intelligenz können bestimmt einen gewissen Mehrwert für Unternehmen und ihre Kunden schaffen und die Effizienz von Prozessen steigern. Ich denke dabei beispielsweise an eine KI-gestützte und „lernende“ Steuerung des Outputs – eine Automatisierung, um die Kosteneffizenz zu erhöhen. Wie immer wird es jedoch wohl einige Zeit dauern, bis wir Menschen uns auch an diese neue Errungenschaft gewöhnt haben und sie richtig zu nutzen wissen. Wenn ich an die enormen und stetig wachsenden Datenberge denke, dann wird der Mensch allein vermutlich nicht ausreichen, um aus diesen Datenfluten auch brauchbares Wissen zu holen, mit dem es sich gewinnbringend arbeiten lässt. Und das betrifft in Zukunft sicherlich auch die Aufgaben des Outputmanagements.
MM: Welche Ansprüche werden an das Outputmanagement von Morgen gestellt?
Roser: Der digitale Wandel hat die Aufgaben des Outputmanagements stark verändert und seine Bedeutung muss dementsprechend neu definiert werden. Das Outputmanagement von Morgen soll einerseits die Prozesseffizienz in Unternehmen erhöhen und dabei gleichzeitig Kundenbindungen verstärken und Geschäftsbeziehungen fördern. Kommunikation läuft nicht nur in eine Richtung. Es geht vielmehr darum, Kunden zur Interaktion zu bewegen, ihre Aufmerksamkeit zu erregen und sie zu begeistern. Ich sehe das Outputmanagement von Morgen als eine flexible und ereignisgesteuerte Informationsdrehscheibe, die es ermöglicht, jeglichen Output hinsichtlich Inhalt, Format und Kommunikationsmedium zu individualisieren und präzise auf die Bedürfnisse des Empfängers auszurichten. Anforderungen und Ansprüche werden sich immer wieder ändern – auch von Seiten des Gesetzgebers. Das verlangt nach einer beweglichen und skalierbaren Softwarelösung, die sich zügig anpassen lässt, ohne dabei den laufenden Betrieb zu stören.
MM: In den letzten Quartalen hat der Bestand an IBM i-Systemen in Europa zugenommen – wie wirkt sich dieses „Revival“ für Ihre SpoolMaster-Installationen aus?
Roser: Sehr gut, würde ich meinen. Und es freut mich besonders, weil ich als überzeugter „AS/400-Anhänger“ seit Jahrzehnten immer wieder mit der Frage konfrontiert werde, ob IBM i-Systeme nicht völlig veraltet und schon längst aus den IT-Räumen der Unternehmen verschwunden sind. Nein, sind sie nicht. Die Menschen wissen eben zuverlässige Systeme zu schätzen. In der Vergangenheit sind stets mehr neue SpoolMaster Installationen dazugekommen als weggefallen sind. Die Zunahme an IBM i-Systemen in den letzten Quartalen stimmt mich also sehr positiv, was die Zukunft von SpoolMaster angeht, der ja auch laufend weiterentwickelt wird. Wir haben übrigens erst kürzlich das neue SpoolMaster Release 6.2 veröffentlicht.
MM: Welche besonderen Neuerungen sind im Release 6.2 des SpoolMasters zu vermelden?
Roser: Auch hochsommerlich heiße Temperaturen können uns nicht davon abhalten an neuen Features und Verbesserungen für SpoolMaster zu „basteln“. Die Highlights sind zum Beispiel mehrsprachige Oberflächen. Bei Aktivierung dieses Features kann man „on the fly“ die Sprache wechseln. Der Versand von E-Mails wurde ebenfalls verbessert. Sonderzeichen anderer Sprachen sind nun einfacher zu verwenden und fehlgeschlagene E-Mail Vorgänge können nun einfach nochmals gestartet werden. Außerdem wurden zusätzliche Barcodes, wie Swiss QR-Code, Aztec Code oder Maxicode implementiert und können out of the box verwendet werden. Kunden, die eigene Test- und Entwicklungsumgebungen betreiben, werden mit Sicherheit zu schätzen wissen, dass mit dem neuen Release 6.2 die Verteilung von Konfigurationen auf ferne Systeme möglich ist. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe an weiteren Optimierungen, die in unserem Release-Letter dokumentiert und zusammengefasst sind – abrufbar über unsere Website. (rhh)
