Covid-19 hält die Arbeitswelt weiter in Atem: Durch den Lockdown und die Lockerung der Bedingungen für das Kurzarbeitergeld nimmt Kurzarbeit rasant zu – und bringt Änderungen an Personalwirtschaftssystemen mit sich. Fünf Tipps, wie Unternehmen die neuen Regelungen schnell und sauber in ihren Geschäftsprozessen in SAP Human Capital Management (HCM) umsetzen können.
Angesichts von Auftragseinbrüchen und Umsatzrückgängen in vielen Branchen hat die Bundesregierung die Regelungen für das Kurzarbeitergeld (KUG) deutlich gelockert. Das Ziel ist klar: Arbeitsplätze sollen erhalten, Entlassungen vermieden werden. So müssen Personalabteilungen nun zügig die Löhne und Gehälter ihrer Mitarbeiter ebenso wie die Arbeits- und Abwesenheitszeiten an die Kurzarbeit anpassen – und das erfordert auch eine Optimierung bei Business-Prozessen.
Die wichtigsten Eckpunkte der Neuregelung im Überblick:
- Anspruch auf KUG besteht bereits, wenn zehn Prozent der Beschäftigten einen Arbeitsentgeltausfall von mehr als zehn Prozent haben.
- Der Bezug von KUG ist bis zu zwölf Monate möglich.
- Auch Beschäftigte in Zeitarbeit sind berechtigt, KUG zu beziehen.
- Sozialversicherungsbeiträge werden von der Bundesagentur für Arbeit vollständig erstattet.
- Erholungsurlaub muss zur Vermeidung von Kurzarbeit nicht eingebracht werden.
- KUG kann rückwirkend zum 1. März 2020 beantragt werden.
- KUG steigt für Beschäftigte, deren Arbeitszeit um mindestens 50 Prozent reduziert ist, ab dem vierten Monat von 60 Prozent auf 70 Prozent und ab dem siebten Monat auf 80 Prozent des Nettolohns. Eltern bekommen bis zum vierten Monat 67 Prozent, danach 77 beziehungsweise 87 Prozent. Diese Regelung soll bis zum Jahresende gelten.
Im Standard von SAP Human Capital Management (HCM) ist mit dem KUG-Modul eine Komponente für Kurzarbeit enthalten. Einen Großteil der gesetzlichen Neuregelungen hat SAP bereits in den Schemen und Regeln des SAP-HCM-Standards und im KUG-Modul implementiert. Die erst Anfang Mai vom Bundestag beschlossene Staffelung des Kurzarbeitergeldes nach Monaten muss SAP – zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Beitrags – noch im Programmcode von SAP HCM abbilden.
Unternehmen müssen Kurzarbeit bei ihrer örtlichen Arbeitsagentur beantragen, die ihnen das KUG erstattet. Die Beschäftigten erhalten die Leistung wiederum von ihrem Arbeitgeber, maximal zwölf Monate lang. Jedes Unternehmen muss zudem die Eckdaten der Kurzarbeit IT-technisch abbilden. Hierbei sollten Unternehmen einige Punkte beachten – und mögliche Fallstricke vermeiden:
Rahmenbedingungen prüfen und Antrag elektronisch stellen
Zunächst gilt es für Unternehmen zu prüfen, ob die neu gefassten Anspruchsregelungen für den KUG-Bezug bei ihnen gegeben sind – vor allem das auf zehn Prozent der Belegschaft reduzierte Ausfallquorum. Der Antrag sollte dann in elektronischer Form gestellt werden. Bisherige Rückmeldungen von Unternehmen zeigen, dass dies schnell und reibungslos funktioniert, während Anträge in Papierform deutlich mehr Zeitaufwand beanspruchen.
Aufgrund der Fülle von Anträgen ist es mittlerweile bei der elektronischen Antragstellung auch möglich, Kurzarbeit ohne eine Referenznummer der Bundesagentur für Arbeit im entsprechenden Infotyp (IT) von SAP HCM zu hinterlegen, dem IT0049 (Kurzarbeit / Winterausfallgeld). Bis zur Übermittlung der Referenznummer dürfen Unternehmen das KUG auch ohne offizielle Nummer abrechnen, die Bundesagentur erstattet dem Arbeitgeber trotzdem die ausgezahlten Gelder. Hat dieser die Nummer erhalten, hinterlegt er sie rückwirkend im System und den so genannten KUG-Listen, die in SAP generiert werden und an die Arbeitsagentur verschickt werden müssen.
Kurzarbeitergeld korrekt hinterlegen in SAP HCM
Der Infotyp IT0049 ist die Voraussetzung, um KUG in SAP HCM zu hinterlegen. Hier tragen Unternehmen Eckdaten wie etwa die Dauer des Bezugs, den betroffenen Personenkreis unter den Mitarbeitern und auch eventuelle Zuschüsse oder Besonderheiten wie variable Bezüge ein.
Um KUG sauber abzubilden, muss IT0049 zudem mit einem weiteren Infotyp zusammenwirken und ein „Paar“ bilden: Die Pflege der Ausfallzeiten erfolgt entweder über IT2003 (Vertretungen) oder über IT2010 (Entgeltbelege).
Arbeits- und Abwesenheitszeiten in der Zeitwirtschaft abbilden
Um Arbeitszeitpläne und geänderte Arbeitszeiten abzubilden, dient in SAP HCM neben IT0007 (Sollarbeitszeit) auch IT2003. Liegt ein gültiger Arbeitszeitplan vor, implementieren Unternehmen das KUG über IT2003 oder IT2010 und bewerten die Ausfallzeiten in der Abrechnung.
Allerdings nutzen de facto die meisten Unternehmen nicht das SAP-Modul Personalzeitwirtschaft, sondern ein externes Zeitwirtschaftssystem, das über eine Schnittstelle an SAP HCM angebunden ist und so die Daten von Arbeits- und Ausfallstunden liefert. Auch in diesem Fall werden die Daten im IT2003 oder IT2010 eingespielt und bewertet.
KUG und mehr: Weitere Zuschüsse und Lohnersatzleistungen hinterlegen
Wollen Unternehmen ihren Mitarbeitern einen Zuschuss zum KUG geben, kann dies im Regelwerk als prozentualer Wert implementiert werden – alternativ besteht die Möglichkeit, dafür eine neue Lohnart einzurichten und im IT0015 (Ergänzende Zahlung) zu hinterlegen. Gleichzeitig gilt es, entsprechende Anpassungen im Bereich Schemen und Regeln von SAP HCM vorzunehmen.
Für Arbeitgeber kommen neben dem KUG noch weitere Lohnersatzleistungen infrage. So können sie nach dem aktualisierten Infektionsschutzgesetz für Eltern und Alleinerziehende, die aufgrund der Schließung von Kitas und Schulen ihre Kinder zuhause betreuen müssen, Lohnfortzahlung beantragen. Hierbei werden 67 Prozent des Lohns vom Staat übernommen. Auch diese Zahlungen müssen mit einer Lohnart in IT0015 hinterlegt werden – zusätzlich gilt es, im IT2001 (Abwesenheiten) eine Abwesenheitsart einzutragen.
Schließlich ist noch auf die steuer- und sozialversicherungsfreie Corona-Prämie hinzuweisen. Diese Einmalzahlung in Höhe von bis zu 1.500 Euro können Arbeitgeber – nicht nur in den Bereichen Medizin und Pflege – für Mitarbeiter beantragen, die durch die Corona-Pandemie nachweislich außerordentlichen Belastungen ausgesetzt sind. Auch hierfür kommt IT0015 zum Einsatz.
Customizing und Modifikationen des eigenen SAP HCM im Auge behalten
Nur die wenigsten Installationen in Unternehmen sind Standardversionen von SAP HCM. Customizing und Modifikationen mit direkten Eingriffen in den Programmcode sind weit verbreitet und können je nach Unternehmen mehr als 80 Prozent der Module und Funktionen betreffen, etwa wenn eine starke Spreizung von unterschiedlichen Abrechnungsfällen vorliegt.
Je mehr Modifikationen vorgenommen wurden, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Einrichtung von neuen Releases – wie aktuell beim Update des KUG-Moduls – Seiteneffekte mit sich bringen. So müssen nach einem Upgrade bereits vollzogene Modifikationen im Programmcode in der Regel noch einmal übernommen werden, damit die Funktionsänderungen wirksam bleiben.
Wer im eigenen Unternehmen nicht über genügend Know-how und Personal verfügt, um sich mit KUG-Upgrade, Customizing und Modifikationen zu beschäftigen, zieht besser einen IT-Dienstleister zurate. Dieser kann bei der Analyse des vorhandenen SAP-HCM-Systems behilflich sein und bei allen Fragen unterstützen, die Prozesse, Implementierung, Upgrades, Customizing, Modifikationen und generell die Optimierung von SAP-Systemen betreffen – und sollte seine Dienste in Zeiten einer Pandemie auch über Collaboration- und Videokonferenz-Tools anbieten können.
Astrid Zinke ist Senior Consultant SAP HCM bei der QSC AG.
