Der weltweit tätige Papier- und Verpackungskonzern Mondi wickelt seine Lohn- und Gehaltsabrechnung von insgesamt 600 Mitarbeitern in Deutschland im SaaS-Betrieb ab. Damit nutzt die Unternehmensgruppe eine moderne, skalierbare und kosteneffiziente Basis für den Abrechnungsprozess, die das bisher installierte System ablöst und mit der gleichzeitig die Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Mondi nahtlos fortgeführt werden kann.
„Die Lösung verschafft uns gleich mehrere Vorteile: Die bisherige Anwendungsumgebung sowie die Arbeitsabläufe bleiben nahezu unverändert. Gleichzeitig kann die Personalabrechnung wesentlich schneller bearbeitet werden als bisher. Zudem haben wir so den Aufwand für Wartung und Backup stark reduziert“, so Karin Esslinger, IT-Managerin bei Mondi Packaging Bad Rappenau GmbH.
Mondi selbst ist eine weltweit tätige Unternehmensgruppe der Papier- und Verpackungsbranche mit Produktionsstätten in 31 Ländern, insgesamt 29.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von über 6 Milliarden Euro. Mondi verfolgt eine nachhaltige Strategie im Herstellungsprozess von Papier und Verpackungen, der vom Aufforsten über die Papiererzeugung und das Papierrecycling bis zur Herstellung von Wellpappe, Industrieverpackungen und Feinpapieren reicht.
Mondi hielt nach einer Alternative am Markt Ausschau, um die bisherige Lösung zur Personalabrechnung auch zukünftig fortführen und die eigene AS/400-Plattform verlassen zu können. „Wir hatten unterschiedliche Anbieter am Radar. Unsere Wahl fiel schließlich auf Infoniqa und den SaaS-Betrieb, weil wir mit diesem Modell die bisher verwendete Software sowie die Dienstleistungen einfach anmieten können und weder einen neuen Server, noch ein neues System und damit verbundenen Schulungsaufwand benötigen. Das spart Aufwand und Kosten“, begründet Karin Esslinger die Entscheidung.
Im Zuge der Umstellung auf SaaS konnte Mondi alle relevanten Daten sowie die Abrechnungsstruktur direkt in das neue System übernehmen. Auch die Zeitwirtschaftslösung ist nun in den SaaS-Betrieb eingebunden. Mit dem entlastenden Payroll-Modell von Infoniqa verwaltet Mondi aktuell 220 Mitarbeiter am Standort Bad Rappenau, 180 in Eschenbach sowie weitere 100 in Raubling.
Einloggen und abrechnen
Der gesamte Abrechnungsprozess lässt sich im SaaS-System einfach und kosteneffizient abwickeln. Nach dem Einloggen ins Rechenzentrum steht den Usern bei Mondi über eine gesicherte VPN-Verbindung die gewohnte Payroll-Oberfläche zur Verfügung.
Die Pflege der Stammdaten und Durchführung der Lohnabrechnung verbleibt in der Verantwortung der Mondi-Personalabteilung. Der dahinterliegende Verarbeitungsprozess läuft jedoch dank der modernen Infrastruktur des externen Rechenzentrums wesentlich schneller als bisher ab. Updates oder Releases werden direkt von Infoniqa eingespielt, auch regelmäßige Backups sind nun zuverlässig im Rechenzentrum gesichert.
Damit verringert sich der Systemverwaltungsaufwand bei Mondi signifikant. „Die Lohnabrechnung im SaaS-Betrieb hat uns durch die hohe Verfügbarkeit der Anwendung sowie die transparenten und beliebig skalierbaren Kosten überzeugt. Das schafft hohe Sicherheit und Flexibilität. Zudem steht uns der Infoniqa Helpdesk jederzeit unterstützend zur Verfügung“, beschreibt Karin Esslinger den Nutzen.
Der Trend geht zu Teil- bis Full-Outsourcing
Bei weitem sind es nicht mehr Konzerne, die sich mehr Flexibilität gönnen möchten: Zu den großen Trends in der HR-Branche zählt in den letzten Jahren eine zunehmende Konzentration auf strategische Personalthemen. Immer weniger Betriebe sind bereit, Ressourcen beispielsweise mit dem Betrieb der dafür notwendigen Software zu binden. Die eigenen HR-Profis möglichst effizient einzusetzen und mit möglichst wenig Ablenkung zu belasten, ist eine zunehmende strategische Entscheidung der Unternehmen.
Was sich bereits längst im Ausland etabliert hat, hält damit auch in den deutschsprachigen Ländern Einzug – wenn auch mit etwas Verspätung: Prozesse werden zunehmend an externe Dienstleister abgegeben, wenn sie vom Tagesgeschäft leicht trennbar sind.
Der Schritt in die HR-Cloud ist häufig ein erster Schritt, um sich an ein Teil-Outsourcing heranzutasten. Gerade AS/400- bzw. iSeries-basierte Systeme haben zwar aus gutem Grund eine breite Liebhaber-Basis. Allerdings wird es zunehmend schwerer, eine zuverlässige Wartung gewährleisten zu können, während sich der Rest der Systemlandschaft stetig weiter- und von iSeries-freundlichen Netzwerken wegentwickelt.
Flexibel gerüstet für die Zukunft
Genau diese Flexibilität nutzt Mondi für sich und setzt auf die Services von Infoniqa, die alle wichtigen Prozesse in der Personalabrechnung abdecken – in beliebigem Umfang von „nur die IT“ bis „Payroll komplett“. Die Entscheidung hängt davon ab, ob es nur um den sicheren, ortsunabhängigen Zugriff auf die bestehende Software geht, spezielle Bereiche der Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgelagert werden sollen oder ob man in allen Facetten auf eine bewährte Payroll-Agentur zurückgreifen möchte. Wichtig ist, dafür den richtigen Partner zu finden und seine Anforderungen vollständig zu kennen – sowohl die aktuellen, als auch die mittel- bis langfristigen. Die Besonderheiten der eigenen Personalabrechnung sind in diesem Kontext nur ein Aspekt von vielen.
Unumgänglich ist es, sich dazu auch an die ungemütlichen Fragen heranzutrauen: Ist es überhaupt realistisch, die Payroll, wie man sie heute nutzet die nächsten Jahre aufrechtzuerhalten? Und wie wird sich der Bedarf durch New Work ändern? Es geht nicht einmal darum, eine vollständige Antwort geben zu können. Aber wie wir zuletzt erleben konnten, verhagelt in Krisenzeiten eines auch mal das komplette Geschäft: abhängig zu sein von festen, unflexiblen Systemen.
Patrick Attanasio ist CSO bei Infoniqa.
