Erst der Rechnungseingang, dann die Personalzeiterfassung: Papierlose Workflows bis zur Archivierung

Das aktuelle Digitalisierungsprojekt bei der Ballerstedt GmbH lautet: ein automatisierter Rechnungseingang, der für transparente Prozesse und mehr Effizienz im Tagesgeschäft sorgen soll. Darauffolgend soll die Personalzeiterfassung umfassend digitalisiert werden.

Angefangen hatte alles im Jahr 1985 bei der Ballerstedt GmbH mit einem PC ohne Festplatte und zwei 5 ,25-Zoll-Floppy-Laufwerken. Das war bereits ein erster Schritt in Richtung digitale Datenerfassung. Für die Steuerung betriebswirtschaftlicher Prozesse vertraut die Ballerstedt GmbH auch heute noch konsequent auf Business-Lösungen von HS – Hamburger Software.

Jüngstes Digitalisierungsprojekt des Unternehmens: ein automatisierter Rechnungseingang, der für transparente Prozesse und mehr Effizienz im Tagesgeschäft sorgen soll. Nachfolgend wird außerdem die Personalzeiterfassung umfassend digitalisiert. „Unser langfristiges Ziel ist das papierlose Büro“, so Geschäftsführer Markus Ballerstedt.

Die 1962 gegründete PB Kunststoffverarbeitung Ballerstedt GmbH mit Sitz in Hamburg-Barmbek ist spezialisiert auf die Entwicklung und Herstellung hochwertiger Kunststoffspritzgussteile. Der Fokus liegt dabei auf der kunststoffgerechten Verarbeitung thermoplastischer Kunststoffe (z.B. PVC, PEEK, PSU) sowohl für Serienprodukte als auch für Prototypen. Aktuell sorgen 60 Mitarbeiter sowie über 30 Spritzgussmaschinen für eine nahtlose und zuverlässige Produktion. Wichtige Kunden kommen aus den Bereichen Medizintechnik, Maschinenbau und Sicherheitstechnik.

„Kunststoffe werden bei uns zu präzisen Funktionsteilen für Maschinen und andere technische Systeme verarbeitet“, erläutert der gelernte Werkzeugmacher und Kunststoffingenieur Markus Ballerstedt, der 1999 die Geschäftsführung von seinem Vater übernahm. „Industriekunden erhalten bei uns eine ganzheitliche Betreuung – von der ersten Idee bis zum fertigen Produkt. Um dies tadellos zu gewährleisten, setzen wir verstärkt auf Digitalisierung – sowohl auf Produktionsebene als auch in der täglichen Auftragsbearbeitung.“

Und Katrin Penz, Finanzbuchhalterin und Personalsachbearbeiterin bei der Ballerstedt GmbH, betont: „Im Rechnungswesen erhalten wir etwa 3.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, was lange Zeit unser Tagesgeschäft bestimmt hat. Hier war unser Ziel: weg von der täglichen Papierflut und mehr Effizienz bei den täglichen Routinen. Gemeinsam mit den Digitalisierungsexperten von HS schaffen wir Stück für Stück durchgängige digitale Prozesse – vom ersten Angebot bis zur finalen Rechnungsarchivierung.“

Digitalisierung als langfristiges Projekt

Mit den modularen Lösungen von HS bildet die Ballerstedt GmbH sowohl die Finanzbuchhaltung und das Personalwesen als auch die warenwirtschaftlichen Prozesse ab. Der erste große Schritt in Richtung papierloses Rechnungswesen erfolgte bereits 2013 mit der Einführung des HS Archivierungsmoduls. „Das Team von HS hat uns dabei sehr gut unterstützt, sodass wir die Lösung nahtlos an die bestehenden Prozesse anbinden konnten“, erinnert sich Katrin Penz. Ausgangsrechnungen konnten fortan in digitaler Form automatisiert archiviert werden. „Das war ein großer Transparenzgewinn für uns, zumal keine Belegkopien mehr kreuz und quer durch das Unternehmen kursierten.“

Unmittelbar darauf wurde das HS Erweiterungsmodul Anlagenbuchhaltung implementiert, das eine unkomplizierte Erfassung und Verwaltung des Anlagevermögens in Echtzeit ermöglicht. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden die Anlagen noch vom externen Steuerberater gebucht. „Es ist natürlich deutlich komfortabler für ein wachsendes Unternehmen, wenn die Anlagenbuchhaltung ebenfalls inhouse erledigt wird. Heute erhalten wir per Mausklick einen tagesaktuellen Überblick über unsere Anlagegüter und haben dazu gleich noch die passenden Rechnungen griffbereit, sodass wir bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern können“, so Katrin Penz weiter.

Ein weiterer relevanter Schritt in Richtung Systemerweiterung war schließlich der Zukauf des HS Dokumentenmanagements (DMS). Die digitale Ablage sorgt dafür, dass unternehmensrelevante Dokumente automatisiert, revisionssicher und GoBD-konform aufbewahrt werden können. „In diesem Zusammenhang haben wir uns gleich überlegt, welche Dokumente wir zusätzlich archivieren wollen, damit sie eben nicht mehr in Papierform in irgendwelchen Schränken verschwinden“, erklärt Markus Ballerstedt.

Dokumente wie Bestellungen, Wareneingangsscheine, Bestellbestätigungen oder auch Lieferantenverträge und Werkprüfzeugnisse für Materialien wurden danach umfassend in die digitale Prozesskette mit aufgenommen. „Wir sparen uns dadurch sowohl Lager- als auch Papierkosten und unsere Mitarbeiter können jederzeit komfortabel von ihrem Rechner aus auf wichtige Dokumente zugreifen. Das verbessert nicht nur die Transparenz und Auskunftsfähigkeit, sondern hat unsere Prozesse auch insgesamt noch einmal deutlich verschlankt.“

Digitale Workflows vs. Hand and Paper

Nachdem sämtliche digitalen Vorrausetzungen geschaffen waren, starteten die Kunststoffprofis im April 2020 mit dem Projekt der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung, kurz REV. „Wir erhielten von HS eine Einführungsschulung, die Lockdown-bedingt via Microsoft Teams abgehalten wurde. Das lief reibungslos und ließ keine Fragen offen, sodass wir zwei Monate später damit schon an den Start gehen konnten“, so die Projektbeteiligte Katrin Penz.

Die früher handschriftlich geführten Bücher haben seit der Einführung des digitalen Workflows ausgedient. „Davor erhielten wir die Belege entweder in Papierform zum Abheften oder als PDF-Datei, sodass wir diese noch ausdrucken mussten“, erinnert sich Markus Ballerstedt. Die Rechnungen erhielten einen Eingangsstempel mit Datum und Durchlaufkästchen für den Rechnungsumlauf. Musste eine Rechnung beispielsweise durch die Auftragsauffassung oder den Einkauf geprüft werden, wurde sie mit der internen Post an die entsprechende Stelle weitergeleitet.

Nach der Prüfung durch den Verantwortlichen ging sie dann mit Unterschrift versehen wieder zurück in die Buchhaltung. Das war nicht nur ein hoher manueller Aufwand mit Unmengen an Papier, sondern Rechnungen konnten auf ihrem Weg durchs Unternehmen auch verloren gehen, was wiederum verpasste Skonto-Fristen oder schlimmstenfalls Mahnverfahren nach sich zog. „Wir hatten dadurch gleich mehrere Arbeitsgänge zusätzlich, zumal die Rechnungen am Ende ja sowieso noch gescannt und archiviert werden mussten“, erklärt Katrin Penz.

Schnelle Rechnungsfreigaben aus dem Homeoffice heraus

Heute werden eingehende Papierbelege direkt gescannt und in den digitalen Workflow übergeben. 90 Prozent der Rechnungen gehen ohnehin schon digital per E-Mail ein, was den Prozess noch einfacher macht. „Mein Ziel ist es, dass wir höchstens noch einen Aktenordner im Jahr mit Papierrechnungen haben – früher waren das bis zu acht Ordner pro Jahr“, erinnert sich die Buchhalterin. „Die meisten Kunden freuen sich auch, wenn wir sie darauf aufmerksam machen, dass wir ihre Rechnung gerne per E-Mail erhalten würden. Das ist dann auf beiden Seiten weniger Arbeit.“

Mittels OCR lassen sich gescannte Rechnungen auslesen und direkt in die Rechnungsprüfung übertragen. Ein großer Vorteil – vor allem in Pandemiezeiten – ist dabei die dezentrale Bearbeitung. Über freizugebende Eingangsrechnungen werden die Kollegen nun per E-Mail informiert und direkt in die webbasierte Lösung geleitet. Der gesamte Vorgang der Rechnungsbewilligung ist also nicht nur vom Arbeitsplatz, sondern von überall aus möglich. „Wenn Mitarbeitende im Homeoffice sind, können sie die ihnen zugewiesenen Rechnungen ebenso bearbeiten, als säßen sie hier im Unternehmen. Das ist sozusagen das Sahnehäubchen in diesem Digitalisierungsvorhaben“, zeigt sich Markus Ballerstedt zufrieden.

Mehr Transparenz im Rechnungsumlauf

Die Abteilung Rechnungswesen kann darüber hinaus zu jeder Zeit nachvollziehen, welcher Beleg sich bei welchem Genehmiger in der Prüfungsschleife befindet. Katrin Penz dazu: „Ist die Rechnung von uns formal geprüft und vorkontiert, erhält sie automatisch eine Belegnummer und geht in den entsprechenden digitalen Postkorb.“

In der Regel erhalten immer dieselben Verantwortlichen die Rechnungen zur Prüfung – beispielsweise Mitarbeiter aus dem Einkauf oder dem Werkzeugbau. Abteilungen, die sehr wenige Rechnungen erhalten, werden zusätzlich über Push-Mail informiert. „Bevor ein Beleg an die Fachabteilung weitergeleitet wird, legen wir einen Zahllauf fest. Dieser macht die Kollegen darauf aufmerksam, bis wann die Rechnung zurück sein muss.“ Um Versäumnissen vorzubeugen, gibt es zusätzlich die Möglichkeit, einen fixen Rückgabetermin festzulegen, der durch eine rote Ampel signalisiert wird.

Hohe digitale Durchgängigkeit bis zur Archivierung

Ein weiterer Vorteil ist die hohe digitale Durchgängigkeit. Einmal digitalisiert sind sämtliche Belege zusätzlich über die Archivfunktion abrufbar. Somit können auch diejenigen Mitarbeiter, die keinen direkten Zugriff auf die Auftragsbearbeitung haben, alte Rechnungen anschauen und beispielsweise Preisvergleiche durchführen.

„Für die Finanzbuchhaltung ist es natürlich sehr komfortabel, dass an jede Buchung der entsprechende Beleg gekoppelt ist“, freut sich Katrin Penz. Ein Vorteil gegenüber früher sei auch die Kommentarfunktion. „Wir sehen darüber sofort, warum ein Kollege eine Rechnung nicht oder nur verspätet, freigegeben hat.“

Und Markus Ballerstedt ergänzt: „Bei den Papierrechnungen konnten wir nie ganz sicher sein, wie viele davon im Umlauf sind. Jetzt, mit der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung, wissen wir das auf die Zahl genau, sodass wir deutlich schneller im Monatswechsel sind, um Zahlen präsentieren zu können. Selbst wenn die Rechnungen noch nicht gebucht sind, können wir einen vorläufigen Abschluss machen, indem wir einfach die im Umlauf befindlichen Rechnungen von der Gesamtsumme abziehen.“

Weitere Projekte geplant

Und auch das nächste Projekt steht bereits in den Startlöchern. Gemeinsam mit den Experten von HS – Hamburger Software soll die Personalzeiterfassung nun umfassend digitalisiert werden. Die modulare Anwendung zur Zeitwirtschaft des HS Lösungspartners ZMI wurde hierfür bereits angeschafft.

Bisher verwenden die Mitarbeiter lediglich Stempelkarten, die anschließend zur Berechnung der Arbeitszeit in die Personalbuchhaltung weitergeleitet wurden. „Das ist immer sehr zeitaufwendig, da auch Überstunden, Krankheitszeiten und Schichtzuschläge ausgewiesen werden mussten – auch hier ist die Papierlast immens“, erklärt Katrin Penz.

Künftig soll dies alles digital erfolgen. Markus Ballerstedt betont abschließend: „Auch innerhalb der Zeitwirtschaft greift bei uns der Rationalisierungsgedanke. Wir wollen den Arbeitsaufwand künftig deutlich reduzieren und gleichzeitig mehr Transparenz in den Abläufen schaffen. HS ist hier auf lange Sicht ein zukunftsfähiger Digitalisierungspartner für uns.“

Wolfram Wiese ist Fachredakteur bei PRX in Stuttgart.

HS – Hamburger Software