Selbst die beste Strategie hilft einem nicht weiter, wenn man nicht mit der richtigen Mannschaft und den passenden Tools an ihrer Umsetzung arbeitet. Das wissen viele, aber wie aufwendig es sein kann, die richtigen Menschen für sein Unternehmen zu finden, sie zu integrieren und zu halten, wissen besonders Human Resources Manager. Denn im Idealfall müssen Bewerber heute längst nicht mehr nur fachliche und kognitive Anforderungen erfüllen. Zunehmend integrieren Unternehmen auch einen deutlich weicheren, weniger quantifizierbaren Faktor ins Recruiting – den “Cultural Fit”.
Die Kultur im Unternehmen ist der zentrale Schlüssel zum Erfolg – so lautet zumindest die Überzeugung von Marc Paczian. Er gilt als kultureller Botschafter der Kollaborationsplattform Dropbox in Deutschland und verrät hier Ansatzpunkte, für eine bessere Kollaboration in Personalabteilungen, um Talente effizienter durch den Bewerbungs- und Onboarding-Prozess zu begleiten und sie langfristig zu binden.
Drum prüfe wer sich bindet: „Cultural Fit” als Deal Breaker
Unter einem Cultural Fit versteht man, ob der Charakter, die Werte und Einstellungen des Bewerbers zu denen des Unternehmens passen. Um auch diese „zwischenmenschliche Kompatibilität” zu testen, durchlaufen Bewerber bei Dropbox einen ausgeklügelten Bewerbungsprozess.
Inhalte in Paper zusammenbringen, Quelle: Dropbox
Involviert sind dabei neben Recruitern und Hiring Managern auch Vertreter des zukünftigen Teams oder Mitarbeiter aus anderen Abteilungen, mit denen der Bewerber eng zusammenarbeiten wird. Diese Gruppe wird als „Panel” bezeichnet und vor jeder neuen Stellenausschreibung mit festen Rollen vordefiniert.
Zunächst wird in einem Kick-Off Meeting des Panels per Video-Konferenz ein allgemeines Profil des „idealen neuen Teammitglieds” erstellt und in einem initialen Paper-Dokument für alle festgehalten. Paper vernetzt Teams über zeitliche, örtliche und Systemgrenzen miteinander und bringt unzählige Arten von Inhalten – Videos, Code, Texte, Bilder, Audio, Tabellen und mehr – in einem Dokument unter. Teilt man sein Paper, können alle (von jedem Gerät und Betriebssystem aus) in Echtzeit daran mitarbeiten. Das vermindert Abstimmungsfehler und spart viel Zeit.
In besagtem Kick-off Paper werden die Must-Haves, also Qualitäten, die auf jeden Fall erfüllt sein müssen, und Nice-to-Haves, also Eigenschaften oder Kenntnisse, die einen tolles Extra darstellen, definiert. Alle Involvierten bekommen durch wenige Mausklicks die volle Zugangsberechtigung, um Feedback einzubringen.
Darüber hinaus teilen Hiring Manager und Recruiter ein exklusives 1:1 Paper. Nur dort werden sensible Daten, wie das künftige Gehalt, festgehalten. Über die Zugriffsberechtigung wird sichergestellt, dass niemand sonst diese Inhalte einsehen kann.
Das heißt alle Informationen, die Kommunikation und Koordination für die Besetzung einer neuen Stelle sind für alle Involvierten an einem Ort, nämlich Dropbox Paper, festgehalten und nicht mehr verteilt über E-Mails, Ordner oder sogar auf ausgedrucktem Papier. Ein Panel, welches viele verschiedene Perspektiven repräsentiert findet den „Cultural Fit” deutlich besser.
Erinnern ist gut, Checklisten sind besser
Beispiel für Checklisten; Quelle: Dropbox
Besonders beim 1:1 Paper zwischen Manager und Recruiter helfen Checklisten, den Überblick zu behalten. Über den Mausklick auf das Häkchen-Symbol „Aufgabe erstellen” oder den Shortcut [ ] Leerzeichen lässt sich ganzeinfach eine Checkliste mit To-dos anlegen. Durch einfaches Abhaken der jeweiligen Punkte wissen Manager und Recruiter zu jeder Zeit wo welcher Bewerber gerade im Bewerbungsprozess steht.
Um sicherzustellen, dass die Aufgabenrechtzeitig erledigt werden, können sie mit Fristen versehen werden. Automatische Reminder via Email weisen rechtzeitig darauf hin, das To-do zu erledigen. Checklisten können aber nicht nur für einen selbst erstellt werden, auch Kollegen können Aufgaben ganz einfach durch die Eingabe eines @-Zeichens und der E-Mail-Adresse zugewiesen werden.
Das ist beispielsweise bei einer Übergabe an die Urlaubsvertretung sehr hilfreich. Mit sämtlichen Aufgaben auf einen Blick geht nichts unter, eindeutig geregelte Zuständigkeiten und Fristen schaffen Klarheit und die gesetzten Häkchen geben das motivierende Gefühl, Dinge erledigt zu haben.
Marc Paczian ist Solutions Architect bei Dropbox in der DACH-Region. Er berät Unternehmen fachlich wie technisch zu heutigen Anforderungen an die Arbeitsproduktivität. Mit über 20 Jahren Erfahrung in der IT-Branche, speziell auf den Gebieten Digital Workplace, Enterprise Information Management und Collaboration, unterstützt er Unternehmen bei Veränderungsprozessen und der Etablierung von bestmöglichen Umgebungen für Knowledge Worker.
