Am Ende eines Arbeitstages blicken wir oft auf Berge an Excel-Tabellen, E-Mails und Protokollen zurück – und haben trotzdem das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Hinzu kommt, dass die Kommunikation in verteilten Teams nicht immer reibungslos und transparent klappt. Ein Schlüssel zu mehr Produktivität, engerer Zusammenarbeit und weniger Frustration liegt in der effizienten Nutzung von Technologien wie zentrale Arbeitsplattformen für Zusammenarbeit sowie Automatisierung und KI.
Stille Zeitfresser im Arbeitsalltag
Ineffiziente Meetings und fehlender Zugriff auf zentrale Informationen kosten nicht nur Nerven, sondern auch wertvolle Zeit. Schlecht vorbereitete oder zu häufig anberaumte Meetings unterbrechen den Arbeitsfluss und bleiben am Ende oft ergebnislos. Unstrukturierte Kommunikation, bei der Informationen in E-Mails oder privaten Chats verstreut sind, erschwert es, wichtige Daten schnell zu finden. Zentrale, für alle zugängliche Kanäle sowie KI- und Automatisierungslösungen helfen dabei, diese Zeitfresser zu beseitigen.
Mehr Ordnung im Kopf und auf dem Schreibtisch
Eine Produktivitätsplattform ermöglicht es Teams unabhängig von ihrem Standort, effizienter und produktiver zusammenzuarbeiten. Der Zugriff auf gemeinsames Wissen und Ressourcen erleichtert den Informationsaustausch und beschleunigt Entscheidungsprozesse. Automatisierte Workflows helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und wichtige Termine oder To-dos im Blick zu behalten. Dies schafft mehr Übersicht und Struktur und sorgt für eine reibungslosere Zusammenarbeit im Team.
Zwei Unternehmen, die Automatisierung erfolgreich nutzen, sind Viessmann und Vorwerk Digital R&D. Beide Unternehmen haben damit nicht nur ihre Produktivität, sondern auch die Arbeitsqualität gesteigert.
Vernetzte Zusammenarbeit für über 12.000 Mitarbeiterinnen & Mitarbeiter
Viessmann, ein Traditionsunternehmen, das seit 107 Jahren für Innovation sowie hochwertige Produktlösungen in der Heizungs- und Kühltechnik steht, hat die digitale Transformation schon früh vorangetrieben – aus Gründen: Mit mehr als 12.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in über 70 Ländern stand das Unternehmen vor der Herausforderung, eine effiziente interne Kommunikation zu schaffen, die Teams über Ländergrenzen hinweg miteinander verbindet.
Vor der digitalen Neuausrichtung bei Viessmann war die tägliche Zusammenarbeit oft durch umständliche Prozesse und isolierte Systeme geprägt. Dokumente etwa wurden in langen E-Mail-Ketten hin- und hergeschickt, was zu Verzögerungen und Informationsverlusten führte.
Mit Slack hat Viessmann eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit geschaffen, die nicht nur die Transparenz verbessert, sondern auch die Reaktionsgeschwindigkeit in Projekten erhöht. Vor allem die Entwicklerteams profitieren stark von dieser Lösung: Durch die Integration von Tools wie CI/CD, Jenkins und Jira haben sie wichtige Arbeitsmittel an einem Ort verfügbar. So können sie Arbeitsprozesse beschleunigen, Probleme sofort erkennen und beheben sowie den Bereitstellungsprozess von Code optimieren. Fortschritte sind in Echtzeit sichtbar und können direkt kommentiert werden. Bei Bedarf lassen sich schnell Videokonferenzen starten, um dringende Themen sofort zu klären. Channels wie #all-efficiency-hack sorgen dafür, dass Ideen und Wissen ausgetauscht und weiterentwickelt werden können. Das Ergebnis: Mehr Innovation und eine spürbare Verbesserung der Produktqualität.
Schnelle Releases und reibungsloses Onboarding
Auch Vorwerk hat die Vorteile plattformbasierter Zusammenarbeit für seine Entwicklungsabteilung Vorwerk Digital R&D erkannt. Die Entwicklerteams, die für die Software hinter Produkten wie dem Thermomix und den Neato-Roboterstaubsaugern verantwortlich sind, nutzen Slack nicht nur für die tägliche Kommunikation, sondern auch, um komplexe technische Prozesse zu automatisieren. So erhalten die Entwicklerteams automatisch Benachrichtigungen über Systemprobleme, wie etwa Überlastungen auf dem Rezept-Portal Cookidoo. Diese sofortigen Meldungen ermöglichen eine schnelle Reaktion und beschleunigen die Problemlösung erheblich.
Die Integration von Jira an Slack steigerte die Anzahl der täglichen Software-Releases auf 95. Die Teams organisieren Reviews und Freigaben direkt über die Plattform, was die Transparenz und Effizienz erheblich erhöht. Probleme und Incidents werden in Echtzeit an die zuständigen Teams weitergeleitet, sodass diese sofort handeln können. Die Möglichkeit, direkt aus Slack heraus Audio- oder Videokonferenzen zu starten, sorgt dafür, dass Teammitglieder auftretende Probleme schneller lösen können und keine Zeit durch lange Abstimmungen verlieren.
Zusätzlich hat Vorwerk Digital R&D einen Workflow mit einem eigenen Channel für das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen aufgesetzt. In diesem Channel erhalten sie zentrale Informationen zu Unternehmensrichtlinien, Teams und Tools, die für ihre Arbeit relevant sind. Ressourcen wie Handbücher, Schulungsvideos und FAQs sind direkt im Channel verlinkt. Ein Bot erinnert an anstehende Aufgaben, wie das Hochladen eines Fotos oder das Ausfüllen ihrer persönlichen Profile, und sendet Erinnerungen für wichtige Einführungsveranstaltungen.
Intelligente Zusammenarbeit: Der Weg in die Zukunft
Die Integration von Automatisierung und KI führt zu einer neuen Arbeitskultur: Statt sich in endlosen Routineaufgaben zu verlieren, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ihr Potenzial ausschöpfen, den Austausch über Standorte hinweg optimieren und Innovation vorantreiben. Zentrale Produktivitätsplattformen spielen eine Schlüsselrolle, indem sie nicht nur die Kommunikation vereinfachen, sondern auch wiederkehrende Prozesse automatisieren und den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Weniger Stress, mehr Zeit für wichtige Aufgaben – das kann die Zukunft der Arbeit sein.
Nina Koch ist Director Customer Success Continental Europe bei Slack.
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Quelle: Slack