Während die unterschiedlichsten Abteilungen in Unternehmen aller Größen und Branchen von den Möglichkeiten der Digitalisierung profitieren, arbeitet eine zentrale Division sehr oft noch mit veralteten Mitteln – die Personalabteilung. Der Frage, wie es um die Digitalisierung in der HR und ihre künftige Rolle im Unternehmen bestellt ist, geht die Studie “Digitalisierung im Personalwesen” der IDG Research Services (München) auf den Grund.

Bei über 91 Prozent der Mitarbeiter aus der Personalabteilung gehört Excel noch zum Alltag. Bereiche, in denen spezielle Software genutzt wird, sind die Entgeltabrechnung (65,9 Prozent), Zeiterfassung (62,8 Prozent) und digitale Personalakten (55,8 Prozent), also klassische Kernaufgaben in der HR. Doch wie sieht es mit anderen Einsatzgebieten aus? Hier zeigen sich noch unausgeschöpfte Potenziale: so nutzen etwa nur 41,4 Prozent Data/Predictive Analytics und gerade mal etwas mehr als ein Drittel der Befragten setzt auf KI (33,8 Prozent).

Dabei können moderne Lösungen helfen, HR-Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten und dadurch Freiraum für die eigentlich zentrale Aufgabe des Personalwesens zu schaffen: sich um die Anliegen der Mitarbeiter zu kümmern. Das ist nur möglich, wenn die Personalmitarbeiter nicht durchgehend mit Routineaufgaben beschäftigt sind und repetitive Anfragen beantworten müssen.

Die Rolle der HR im Wandel

Die besondere Bedeutung der HR-Abteilung und deren Wandel weg von der „Verwaltungsstube“ im Unternehmen belegt auch die Studie von IDG: so stimmen 44,6 Prozent der Befragten der Aussage „Die Rolle der HR wandelt sich zu einer People- und Skills-Enablement-Unit“ zu. Um hierfür die Grundlage zu schaffen, müssen die Abteilungen entsprechend ausgestattet sein und die Mitarbeiter den nötigen Spielraum im Alltagsgeschäft haben.

Nur so können sie sich um Themen wie die Employee Experience kümmern, also die Mitarbeitererfahrung von der Einstellung über die gesamte Zugehörigkeit bis zum Austritt aus dem Unternehmen. Diese hat erheblichen Einfluss auf die Motivation, Produktivität und Zufriedenheit des Personals. Auch hinsichtlich des Employer Brandings und der Position auf dem Arbeitsmarkt ist sie bedeutend: Mitarbeiter mit einer positiven Employee Experience sind die besten Botschafter, um den eigenen Arbeitgeber für Nachwuchstalente interessant zu machen. Ein wichtiger Kanal in Zeiten des Fachkräftemangels.

Es fehlt an Wissen

Wo also liegen die Gründe dafür, dass die Digitalisierung der Personalabteilung nicht rascher vorangeht? Fragt man die Personaler selbst, gehören zu den Top-Fünf-Herausforderungen „fehlende Digitalkompetenz“ und „Zusammenarbeit mit der IT“. Dabei sind beides wichtige Grundvoraussetzungen: 52,8 Prozent der Studienteilnehmer stimmten der Aussage „Eine Befähigung/Weiterbildung der HR-Mitarbeiter in IT-Themen ist essenziell, damit die Digitalisierung erfolgreich vorangetrieben werden kann“ zu.

Dadurch verbessern Personalverantwortliche nicht nur den Umgang mit IT-Systemen. Haben sie ein Verständnis für deren Einsatzmöglichkeiten für die eigene Arbeit, können sie selbst zur treibenden Kraft werden und die Digitalisierung der eigenen Abteilung vorantreiben. Das Wissen um die Prozesse, die größten Potenziale und Stolpersteine liegt in der HR selbst. Hat sie das entsprechende Know-how in IT-Themen, verbessert dies auch die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung.

Cloud – ja oder nein?

Ein weiterer Aspekt, den die Studie beleuchtet, ist die Frage der Bereitstellung von digitalen HR-Lösungen. Hier zeichnet sich eine Tendenz zur Cloud ab: 29,7 Prozent der Befragten gaben an, dass sie „sehr viele“ bzw. „viele“ Cloud-Services im HR-Wesen nutzen, 33,6 Prozent gaben „eher viele“ an.

Die Studie widmet sich auch den Gründen, warum manche Unternehmen vom Einsatz der Cloud absehen, und hat diese Teilnehmer nochmals separat danach befragt. Häufig genannte Bedenken stechen hier hervor: Sicherheitsbedenken (52,9 Prozent), Datenschutzgründe (39,2 Prozent) und fehlendes technisches Know-how (25,5 Prozent).

Dabei bietet die Cloud eine Vielzahl an Möglichkeiten, die Digitalisierung im Personalwesen unkompliziert und skalierbar voranzutreiben. Statt HR-Software aufwändig in eine heterogene Systemlandschaft integrieren und vor allem pflegen zu müssen, lässt sich diese via Cloud über entsprechende Schnittstellen anbinden – und um die Wartung, Pflege und Sicherheit kümmern sich der Lösungsanbieter und Rechenzentrumsbetreiber.

Großes Potenzial: Self-Service für Mitarbeiter

Auf die Frage, welche Services HR-Abteilungen bereits in der Cloud nutzen, liegen wieder die Entgeltabrechnung (47,2 Prozent), aber auch Personalentwicklung (44,6 Prozent) und Möglichkeiten zur Überwachung von Personalangelegenheiten wie die Zeiterfassung (39,6 Prozent) vorn.

Abgeschlagen auf dem vierten Platz rangiert mit 36,6 Prozent der Bereich Self-Service für Mitarbeiter, etwa zur Einreichung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen oder Reisekostenabrechnungen. Dabei bieten gerade Lösungen, die Mitarbeiter dazu befähigen, sich selbst um ihre Anliegen zu kümmern, enormes Potenzial zur Entlastung der HR von Routineaufgaben. Neben der Einreichung von Formularen können auch Informationen, die sonst wiederholt bei den Kollegen erfragt werden müssen, einfach und zentral in einer Wissensdatenbank bereitgestellt werden. Die Inhalte können sogar auf die Rolle des Mitarbeiters, der eine Frage hat, zugeschnitten werden. Hat ein Büromitarbeiter Fragen zu Hilfsmitteln, erhält er zum Beispiel Informationen dazu, wie man eine Bürobrille bestellt. Ein Mitarbeiter in der Produktion erhält stattdessen Infos zu Sicherheitsschuhen angezeigt.

Die Studie zeigt, dass die Digitalisierung der HR noch unausgeschöpftes Potenzial birgt. Denn mit der optimalen technischen Grundlage und dem entsprechenden Know-how bei den HR-Mitarbeitern kann aus der „Personalverwaltung“ eine strategische „People- und Skills-Enablement-Unit“ werden, die sich um die Haltung und Neugewinnung von Fachkräften sowie ein positives Employer Branding kümmern kann und so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert.

Wieland Volkert ist Country Manager Central Europe und Netherlands bei UKG

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