Die Automatisierung der „Purchase to Pay“ Prozesse im Supply Chain Management (SCM) zählt für Unternehmen zu den vordringlichsten Aufgaben. Sie lässt sich mithilfe von Digitalisierung und Integration umsetzen.
Unter „Purchase to Pay“ im SCM versteht man ganz allgemein alle beschaffungsrelevanten Prozesse von der Bedarfsanforderung bis zur Prüfung und Bezahlung der Rechnungen. Die Lösung von DAConsulting gilt dabei als wesentliche Ergänzung zu bestehenden ERP- und Finanzsystemen der Anwender und zwar in der Form, dass sie zusätzliche kundenspezifische Prozesse – wie eben „Purchase to Pay“ – ermöglichen.
Dabei werden Funktionen und Daten dieser Systeme, wie zum Beispiel der Kreditorenstamm, Bestelldaten und Wareneingänge bei der Rechnungsprüfung, benötigt. Die notwendigen Interfaces sind für einige ERP Systeme, wie z.B. Infor und SAP, verfügbar oder sind entsprechend zu realisieren. Doch das ist in den meisten Fällen bei Anwendungen, die auf Web- und Workflow basierter Technik und Kommunikation basieren, und die mit der Nutzung des kundeneigenen Intranets global unternehmensweit verfügbar sind, kein Problem.
Sieht man sich die Teilprozesse der Lösung im Detail an, ist zuerst die Bedarfsanforderung – allgemein als BANF bezeichnet – zu nennen. Als Beginn der Prozesskette beschreibt sie die angeforderten Leistungen, zum Beispiel auch aus hinterlegten Material- und Leistungskatalogen, womit die Anforderung in digitaler Form vorliegt. Der obligatorische Prüfungs- und Genehmigungsprozess vor der Bestellung erfolgt über den integrierten Workflow und kann über die unterschiedlichsten Kriterien wie Wert, Zuständigkeit, Materialgruppen, Beschaffungstypen oder beliebige andere Kriterien gesteuert werden. Eine Besonderheit dabei ist, dass die Bewertung der BANF in Prüfung und Genehmigung einer Budgetierung unterliegen kann, womit eine präventive Kostenkontrolle möglich ist.
Die Bestellung selbst wird von einem eigenen umfassenden Bestellmodul abgewickelt, in welches die Daten der genehmigten BANF eingehen. Alternativ können auch die Bestellmodule der Kunden ERP-Systems genutzt werden, wobei die BANF-Daten automatisch dorthin transferiert werden, wie es zum Beispiel das Interface zu Infor XPERT ermöglicht.
Ein Blick in die Prozesskette
Die Prozesskette setzt sich dann mit der Bearbeitung der Eingangsrechnungen fort. Hier besteht bei „analogen Papierdokumenten“ und als pdf eingehenden Dokumenten die Herausforderung, die notwendigen Informationen in einem OCR-DataCapturing Prozess zu extrahieren. Zielsetzung ist die Gewinnung von Daten, mit welchen eine eindeutige Referenz zu den korrespondierenden Bestellungen und Wareneigängen hergestellt werden kann.
Das Papier-Dokument selbst wird in ein digitales pdf konvertiert und mit seinen Indexdaten in dem integrierten Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Viel einfacher ist es allerdings, die Rechnungsdaten von den Lieferanten gleich in digitaler Form, zum Beispiel als csv- oder xml-Datei zu bekommen. Damit entfällt der mittlerweile etwas ‚altmodisch‘ gewordene OCR-Prozess.
Somit wird bei der Rechnungsbearbeitung ein Bezug der Rechnungsdaten zu den hinterlegten Bestelldaten und den Wareneingängen hergestellt. Zum automatisierten Abgleich auf Mengen und Preisabweichungen – insbesondere bei umfangreichen und komplexen Rechnungen – sind diese Daten unerlässlich. Das System bietet nun verschiedene Möglichkeiten des Umganges mit festgestellten Abweichungen, wie etwa die Akzeptanz einer Mengenabweichung oder die Erstellung einer Belastungsanzeige an den Kreditor bei einer Preisabweichung. Das kann ein Anwender entsprechend steuern.
Für die im integrierten Workflow-Prozess geprüften und genehmigten Rechnungen generiert das System einen verifizierten Datensatz, welcher alle relevanten Daten für Buchung und Zahlung enthält. Dieser geht dann als letzter Schritt der Prozesskette „Purchase to Pay“ an das Finanzsystem des Kunden.
Einheitliche Organisationsverfahren
Damit die Automatisierung der Geschäftsprozesse gelingt, macht es wenig Sinn, für Teilprozesse jeweils eigene Organisationsverfahren und dedizierte IT-Lösungen zu nutzen. In derartigen Fällen würde man sofort auf Redundanzen, Verfahrens-, System- und Medienbrüche sowie isolierte Daten stoßen.
Die Abläufe in den Lösungen von DAConsulting sind schnittstellenfrei, die manuelle Eingabe von Daten ist minimiert, wodurch viele Fehlerquellen ausgeschlossen sind. Damit ist der manuelle Aufwand sehr stark reduziert und es bietet sich ein enormes Potential an Zeiteinsparungen und Qualitätsgewinn. Die konsequente Digitalisierung bietet auch die Möglichkeit, mit Geschäftspartnern digitale Informationen wie Rechnungsdaten, Lieferscheindaten, Avise und beliebige andere auszutauschen. Möglichkeiten, welche ebenfalls erhebliche Potentiale für die Prozessautomation haben.
Anwender von DAConsulting nutzen z.B. die Möglichkeit, Rechnungen in digitaler Form von Key-Lieferanten zu bekommen, sprich der Lieferant übermittelt via E-Mail ein pdf des Beleges in Verbindung mit dessen Meta-Daten, z.B. als xml oder csv Datei. Diese werden sofort mit Eingang in den Prozess der Rechnungsbearbeitung übernommen und das pdf des Beleges wird indexiert im integrierten DMS abgelegt.
Die Web- und Workflow-basierte Kommunikation mit der Verfügbarkeit aller notwendigen Daten und Dokumente bietet natürlich auch völlig neue organisatorische Möglichkeiten für Unternehmen. So kann zum Beispiel eine dezentrale Rechnungsbearbeitung über weltweite Standorte hinweg in einem zentralen „Shared Service Center“ konzentriert werden.
Allerdings sind Fragen zur Sicherheit dieser umfangreichen Prozesse im Sinne von Compliance zu beantworten. Durch das Setzen von Standards und Regeln in Form von vordefinierten Abläufen in Verbindung mit einer hierarchischen Autorisierung in allen Workflow-Prozessen sowie die Nachvollziehbarkeit über eine ausführliche Dokumentation lässt sich diese Forderung umsetzen.
In der Rechnungsprüfung sind zum Beispiel sowohl mehrstufige fixe als auch – von der Freigabeautorisierung abhängige – mehrstufige variable Workflows zu organisieren. Damit ist nicht nur ein Vier-Augenprinzip, sondern gewissermaßen ein Multi-Augenprinzip möglich. Ein integriertes Monitoring stellt sicher, dass auch alle eingehenden elektronischen Belege ordnungsgemäß und nachweisbar in der Buchhaltung angekommen sind. Somit sind auch die fiskalischen Anforderungen gewährleistet, wobei natürlich auch die dazugehörigen organisatorischen Prozesse den fiskalischen und Compliance Regeln entsprechen müssen.
Weiterer Ausblick
Die hier beschriebenen „Purchase to Pay“-Prozesse beginnen mit der Bedarfsanforderung bzw. der Bestellung. Davor gibt es allerdings einen sehr wesentlichen Prozess, welcher Alternativen in Qualität, Preis und Konditionen eines Bedarfes beschafft, transparent macht und in der Entscheidung mündet, bei wem ich bestelle, nämlich das Anfrage- und Angebotsmanagement. Es ist in der Regel ein manuell erheblich aufwändiger Prozess mit einem hohen Aufkommen an Dokumenten und Daten und deren Aufbereitung als Entscheidungsgrundlage. Das könnte als integrierte Vorstufe der Bedarfsanforderung und Bestellung umgesetzt werden.
Dieter Ackermann ist Geschäftsführer des IBM Business-Partner DAConsulting GmbH.
