Wie viel Zeit verschwenden wir wirklich mit schlechter Kommunikation? Büroangestellte verbringen im Schnitt 3,1 Stunden pro Tag damit, berufliche E-Mails zu bearbeiten – das sind fast zwei volle Arbeitstage pro Woche! Missverständnisse in E-Mails kosten nicht nur Zeit, sondern führen oft zu doppelter Arbeit. Ein Grund dafür ist der Trend zum hybriden Arbeiten. Meetings könnten hier Abhilfe schaffen – wenn sie richtig geplant werden. Doch viele Unternehmen setzen noch immer auf veraltete Buchungssysteme. Bis zu 50 Prozent der Meetings gelten als unproduktiv. Hier setzt LIZ Smart Office an: Das Unternehmen bietet innovative digitale Buchungslösungen, die das hybride Arbeiten optimieren und den Planungsaufwand minimieren.
Meeting oder E-Mail? Die Frage ist älter als viele Unternehmen selbst. Beide Kommunikationsmöglichkeiten gelten als ineffizient, und das aus verschiedenen Gründen. In einer Umfrage unter Beschäftigten aus verschiedenen Unternehmen gaben 44 Prozent an, dass die erhaltenen E-Mails oft missverständlich sind. Um diese Unstimmigkeiten zu klären, müssen sie sich im Anschluss trotz Nachricht nochmal mit dem Absender austauschen. Dadurch geht wertvolle Arbeitszeit verloren: Ganze 11,5 Tage verlieren Arbeitnehmende pro Jahr durch ineffektive Kommunikation. „Die Informationen aus E-Mails können häufig falsch interpretiert werden“, weiß Robert Dittrich, CEO von LIZ Smart Office. Eine Möglichkeit für den effektiveren Austausch könnten also Meetings sein, die eine direkte Kommunikation und somit die sofortige Klärung von Fragen ermöglichen. Doch auch diese haben den Ruf, zeitaufwendig und dafür wenig gewinnbringend zu sein. Über ein Drittel der Arbeitszeit nutzen Arbeitnehmende, laut einer Studie, für Besprechungen. Knapp die Hälfte der Befragten sieht die vielen Meetings als nicht notwendig an, und weitere 53 Prozent glauben, dass der Inhalt der Besprechung auch in eine E-Mail gepasst hätte. Dittrich sieht bei den Konferenzen hingegen großes Potenzial für ein optimiertes Arbeiten im Team: „Richtig umgesetzt führen Besprechungen zu weniger Missverständnissen und schnelleren Entscheidungsprozessen. Herausfordernd ist im New Work Zeitalter eher die Zusammenführung von remote und on-premise arbeitenden Teams, sowie der Zeitaufwand des Buchungsvorgangs. Das verleitet schnell zu asynchroner Kommunikation via Mail und Co – inklusive Informationsflut.“ Um hybride Meetings also wieder attraktiver und effizienter für alle Parteien zu gestalten, können neue Tools – wie LIZ Meetings – helfen, die Organisation und Planung zu vereinfachen.
Zeitverlust durch Planungsfrust: Digitale Buchungssysteme helfen
Die Planung und Buchung von Besprechungsräumen ist oft ein unnötiger Zeitfresser. „Viele Unternehmen setzen noch immer auf veraltete und manuelle Buchungssysteme, die Doppelbuchungen und Frust verursachen“, erklärt Dittrich. Hier kommt die digitale Lösung von LIZ Meetings ins Spiel: Sie bietet eine nahtlose Integration mit Kalendern wie Outlook oder Google und stellt Besprechungsraumdisplays zur Verfügung, die den aktuellen Status des Raumes sofort anzeigen. Diese Displays ermöglichen auch spontane Buchungen direkt vor Ort und sorgen dafür, dass keine Raumkapazität ungenutzt bleibt. Über das Buchungstool LIZ Booker wird eine Live-Übersicht über alle verfügbaren Räume angezeigt. „Unsere Software zeigt die Verfügbarkeit der Räume und deren Ausstattung auf einen Blick an – das sorgt für Planungssicherheit und reduziert Zeitverluste“, so Dittrich.
KI, Technik, Software: Was braucht es wirklich für effiziente Meetings?
Deutsche Büros haben eine bittere Pille zu schlucken: Nur 15 Prozent der Besprechungsräume in Unternehmen sind mit moderner Videotechnik ausgestattet – dabei ist diese entscheidend für die Zusammenarbeit von Remote- und Vor-Ort-Mitarbeitenden. Mit LIZ Meetings bietet LIZ daher eine Lösung, mit der gezielt nach Besprechungsräumen gesucht werden kann, die über die benötigte Ausstattung verfügen. Zusätzlich wird während des Buchungsvorgangs auch ein Link zu einem Webkonferenzsystem, wie Zoom oder Microsoft Teams, integriert. KI und Sensoren spielen ebenfalls eine Schlüsselrolle: Sie überwachen in Echtzeit die Raumauslastung und sorgen dafür, dass der passende Raum mit der richtigen Ausstattung – von Raumgröße bis Temperatur – automatisch gebucht wird. „Das spart Zeit und reduziert Planungsaufwand“, so Dittrich. Sollte ein Meetingraum mal gebucht aber nicht genutzt werden, kann dieser über die No-Show-Funktion wieder freigegeben werden.
Meetings mit Twist: Apfelstrudel in der Konferenz
Anders als E-Mails bieten Meetings die Chance, die Kommunikation innerhalb des Teams zu verbessern. Robert Dittrich weiß: „Besprechungen fördern den Austausch und stärken das Vertrauen im Team.“ Dabei kann die richtige Ausstattung – oder sogar ein leckeres Catering – den Unterschied machen. „Mit unserer Software möchten wir Unternehmen ermöglichen, all diese Zusatzleistungen einfach und nahtlos zu integrieren, um so nicht nur effizienter, sondern auch zufriedener zu arbeiten,“ fügt der Office-Experte hinzu. Und mal ehrlich, wer würde einem geschäftsfördernden Beschluss bei einer Konferenz mit Apfelstrudel schon widerstehen? Schließlich geht Liebe – und vielleicht auch Erfolg – durch den Magen.
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Quelle: LIZ Smart Office