Wie digitalisiert man seinen Arbeitsalltag? Die meisten Unternehmen nutzen innerhalb ihrer Workflows mehrere IT-Insellösungen für unterschiedliche Teildisziplinen. Doch es geht auch anders: Für eine sinnvolle Digitalisierung setzen die Teamwork-Experten von Agorum vor allem auf eines: Vernetzung. Daher bündelt die Open-Source-basierte Enterprise-Content-Management (ECM)-Plattform agorum core alle Arbeitsprozesse auf einer einzigen Web-Oberfläche – ab sofort auch mobil dank App mit Messenger-Funktion.
„Alles in einem System“ – so lautet das Motto bei Agorum: Ob Teamchats, Workflows, Post- und Rechnungseingang, Freigaben oder Filesharing – die ECM-Plattform agorum core bildet sämtliche Systemanforderungen von Organisationen zentral auf einer Web-Oberfläche ab. Damit geht das System weit über die Möglichkeiten eines klassischen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) hinaus.
Die Open-Source-Software wurde in Deutschland entwickelt und ist on-premise sowie in der Cloud (deutsche Rechenzentren, providerunabhängig) verfügbar. Agorum core-Nutzer wie die Verbraucherzentrale NRW und KiKxxl profitieren bereits von der intelligenten Vernetzung zahlreicher Funktionen, die traditionell nur durch individuelle Insellösungen abgebildet werden können. Mit Agorum core entfällt das ständige Öffnen und Schließen unterschiedlicher Anwendungen sowie das Arbeiten mit wechselnden Bedienoberflächen. Zu den automatisierten Prozessen, die das System umfasst, gehören:
- ein übersichtliches Dokumentenmanagement: Dokumente werden unter anderem per Drag & Drop in die automatisch erzeugte Ordnerstruktur einsortiert. Durch die Konfiguration von Workflows werden sowohl der elektronische Posteingang als auch eingescannte Dokumente automatisch erfasst und abgelegt. Eine Volltextindizierung vereinfacht die spätere Suche.
- ein klares Filesharing: Wird eine neue Datei in das zentrale System eingepflegt, ist sie für alle beteiligten Mitarbeiter direkt verfügbar. Dabei ist sie nur ein einziges Mal im zentralen System vorhanden. Nach jeder Sicherung erstellt Agorum core im Hintergrund automatisch eine neue Version des bearbeiteten Dokuments. Mit der dabei entstehenden Historie können User jederzeit den Stand einer Vorversion wiederherstellen – abhängig von der Rechteverwaltung.
- ein stets aktueller Informationsstand: Das Information Center bündelt alle, den User betreffenden, Informationen des Unternehmens an einem Ort – egal ob Mail, Projekt oder Angebot. Da gemeinsam und gleichzeitig im Team an Dokumenten gearbeitet wird, werden alle Änderungen in Echtzeit bei allen Benutzern angezeigt und automatisch gesichert.
- das Management von Projekten im Team: Statt E-Mails mit großen Anhängen zu versenden, kann der User über Notizen an Dokumenten oder Aufgaben direkt mit den internen und externen Kollegen kommunizieren. Egal ob Kundenmail, Angebot oder Exceltabelle: Der Chat bleibt immer im richtigen Kontext. Deshalb weiß jeder Kollege sofort, um was es geht.
Digitaler Arbeitsplatz für unterwegs
Das zentrale System von Agorum core ermöglicht den Anwendern, stets auf die Informationen und Dokumente zuzugreifen, die sie gerade benötigen. Das macht die Software nicht zuletzt in Corona-Zeiten für Homeoffice und mobiles Arbeiten zur flexiblen Lösung.
Alle Funktionen sind nun auch mit mobilen Endgeräten vollumfänglich verfügbar: Mit der App Agorum boost lassen sich sämtliche Aufgaben unterwegs erledigen und Dokumente kontextbezogen direkt in Chats einbinden. Ähnlich zu Chat-Gruppen bekannter Messenger-Dienste tauschen sich die Projektbeteiligten an der betreffenden Aufgabe, E-Mail, einem Dokument oder Projekt aus. (rhh)
