Ab 2026 stehen Unternehmen vor einer doppelten Herausforderung: Neue EU-Regeln für Zahlungsdienste verschärfen die Anforderungen, während KI-Technologien gleichzeitig neue Automatisierungs- und Effizienzpotenziale eröffnen. Besonders in Finanzabteilungen herrscht großer Modernisierungsdruck. Wer jetzt handelt, kann Wettbewerbsvorteile sichern.
Ab 2026 verschärft die EU mit neuen Vorschriften die Anforderungen im Zahlungsverkehr. Die dritte Zahlungsdiensterichtlinie (PSD3) und die neue Verordnung PSR zielen auf mehr Sicherheit, Transparenz und Digitalisierung. Für viele Unternehmen kommen die Änderungen zur Unzeit: Veraltete Finanzsysteme, fehlende Budgets und Personalmangel bremsen den digitalen Fortschritt. Gleichzeitig wächst der Druck, durch moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) Effizienz und Automatisierung voranzutreiben.
Jonas Suijkerbuijk, CEO des schwedischen Zahlungsfintechs Billogram, beobachtet diesen Wandel seit Jahren. Er sieht in 2026 das entscheidende Jahr für den Technologiesprung im Finanzwesen.
„Oft fehlen Budgets, es mangelt an IT-Fachkräften oder komplexe, historisch gewachsene Strukturen erschweren die Modernisierung“, erklärt er.
Die regulatorischen Vorgaben treffen also auf ein Umfeld, das dringend modernisiert werden muss – und genau darin liegt laut Suijkerbuijk auch eine große Chance.
KI automatisiert Routinen und bringt Dynamik in Zahlungsprozesse
Die Relevanz von KI in der Finanzwelt nimmt spürbar zu. 63 Prozent der CFOs haben laut Umfragen bereits KI-Lösungen im Einsatz. Besonders gefragt sind Technologien, die Routineaufgaben automatisieren, Zahlungsverhalten analysieren und Prozesse effizienter gestalten. Dabei geht es längst nicht mehr nur um klassische Mahnfunktionen: Moderne Systeme erkennen Muster, bewerten Risiken und handeln vorausschauend.
„Digitalisierung bedeutet auch Fortschritt für Anwendungen mit künstlicher Intelligenz. Sie kann automatisierte Arbeitsabläufe weiter unterstützen und von reaktiven Mahnfunktionen zu proaktiven, vorausschauenden Prozessen führen, die Zahlungsströme stabilisieren und interne Prozesse deutlich effizienter machen“, so Suijkerbuijk.
Unternehmen, die rechtzeitig umstellen, profitieren von sinkenden Personal- und Zeitkosten – und schaffen Freiraum für strategische Aufgaben.
Agentic AI übernimmt Routine – unter klaren Regeln
Trotz der Potenziale bleibt der Einsatz von KI im Rechnungswesen sensibel. Viele Unternehmen zögern, KI vollständig in Kernprozesse zu integrieren. Besonders kritisch ist die Frage der Kontrolle: Wer trägt Verantwortung, wenn ein System fehlerhaft handelt?
Suijkerbuijk betont die Notwendigkeit klarer Leitplanken:
„Die KI sollte nur innerhalb klar definierter Unternehmensrichtlinien arbeiten und sensible Aktionen wie das Löschen von Rechnungen nicht eigenständig ausführen. Alle Entscheidungen müssen protokolliert werden.“
Erst wenn diese Basis geschaffen ist, entfaltet KI ihr volles Potenzial – von automatisierten Analysen bis hin zur intelligenten Kundenkommunikation.
Ein Beispiel sind Chatbots, die direkt in digitale Rechnungen eingebettet werden. Sie beantworten Kundenfragen zu Beträgen, Fälligkeiten oder Zahlungsmethoden in Echtzeit und in der jeweiligen Landessprache. Komplexere Anliegen leiten sie automatisiert an Mitarbeitende weiter. Der daraus resultierende Mehrwert – ständige Erreichbarkeit und Entlastung des Supports – ist für viele Unternehmen bereits heute spürbar.
Nächste Generation der Kundenkommunikation: individuell, interaktiv, integriert
Billogram arbeitet bereits an der nächsten Ausbaustufe seiner Technologie: Der KI-Assistent „Agentic Assist“ erlaubt es, Zahlungsfristen auf Wunsch automatisch zu verlängern – sofern Unternehmen dies aktiv zulassen. Künftig sollen weitere Funktionen folgen, darunter die Anpassung von Mahngebühren, die Erstellung von Support-Tickets oder die Empfehlung effizienterer Zahlungsmethoden.
„Moderne generative KI interpretiert Kundenanfragen viel besser als frühere Chatbots, sodass Routineanfragen fast vollständig automatisch bearbeitet werden können“, berichtet Suijkerbuijk.
Die Vorteile liegen auf der Hand: geringere Supportkosten, kürzere Reaktionszeiten und gesteigerte Kundenzufriedenheit.
Langfristig wird die Integration noch weiter gehen. KI-Agenten sollen über standardisierte Protokolle (MCP-Server) und offene Schnittstellen (APIs) Daten aus CRM-Systemen, Buchhaltungstools und externen Plattformen austauschen. Das Ziel: vollständig automatisierte und individualisierte Zahlungsprozesse mit minimalem manuellem Aufwand.
Interaktive Rechnungen als neues Standardformat
Mit Blick auf die kommenden Jahre erwartet Suijkerbuijk einen grundlegenden Wandel in der Funktion von Rechnungen: Statt starrer Zahlungsaufforderung werden sie zu interaktiven Datenobjekten. Kunden können direkt darin handeln – etwa durch die Auswahl bevorzugter Zahlungsmethoden oder durch automatische Terminsteuerung. Intelligente Systeme analysieren dabei das Zahlungsverhalten, antizipieren Risiken und reagieren flexibel.
Unternehmen profitieren mehrfach: Sie gewinnen Transparenz über Zahlungsstatus und Cashflow, reduzieren Aufwand in der Finanzabwicklung und verbessern die Kundeninteraktion.
„Wer jetzt die Digitalisierung seiner Zahlungs- und Rechnungsprozesse vorantreibt, legt den Grundstein, um künftig effizienter zu arbeiten und strategische Entscheidungen auf belastbaren Daten zu treffen“, so Suijkerbuijk abschließend.
Fazit: Jetzt handeln, um 2026 nicht abgehängt zu werden
Neue regulatorische Anforderungen und KI-Technologien treffen 2026 auf ein fragmentiertes, oft veraltetes Finanzsystem. Doch genau diese Kombination eröffnet Chancen für einen umfassenden Modernisierungsschub. Wer jetzt in zukunftsfähige Plattformen, automatisierte Prozesse und künstliche Intelligenz investiert, verschafft sich nicht nur Effizienzvorteile – sondern auch strategische Handlungssicherheit in einem zunehmend dynamischen Marktumfeld.
Quelle: billogramWeitere Informationen zu Billogram finden Sie hier.