Das ZUGFeRD- aber auch das XRechnung-Format wird im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger. Im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) verdeutlicht Robert Jokisch, Geschäftsführer von Meinikat Informationssysteme GmbH diesen technologischen Trend.

MM: Wie schätzen Sie den Stellenwert des ZUGFeRD-Formats im Kontext des Lockdowns und des Vorantreibens der Digitalisierung in den Unternehmen ein?

Quelle: Meinikat

Robert Jokisch ist Geschäftsführer von Meinikat Informationssysteme GmbH.

Jokisch: Das ZUGFeRD- aber auch das XRechnung-Format wird im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger. So haben wir bei einem Kunden, der bislang alle Dokumente noch per Post verschickte, den SpoolDesigner eingeführt. Der Kunde hinterlegte im Kundenstamm, welches Format seine Kunden für die Rechnung wünschen. Nach der Umsetzung im SpoolDesigner werden die Rechnungen nun digital versendet. Zusätzlich gibt es den Postversand, PDF/A und XRechnung als gewünschte Ausgabeformate. XRechnung war bisher nur bei behördlichen-Stellen gesetzt, da ab einem Betrag von 1.000 Euro alle Unternehmen seit dem 27.11.2020 verpflichtet sind, Rechnungen in diesem Format bei öffentlichen Auftraggebern des Bundes einzureichen. Der Vorteil, den ZUGFeRD aufgrund des Hybrid-Formates (PDF+XML) mitbringt, ist, dass dieses Format an alle versendet werden kann. Kunden, die es nicht automatisch verarbeiten, verarbeiten weiterhin das PDF. Eine individuelle Unterscheidung zwischen PDF/A und ZUGFeRD ist nicht nötig. ZUGFeRD 2.1.1 im Profil „XRechnung“ erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.

MM: Wie sollte eine Output-Lösung aufgebaut sein, damit auch bei einer weitgehenden Standardisierung genügend Raum für flexible Anpassungen bleibt?
Jokisch: Im Grunde braucht man ein Baukastensystem, wo bei jedem Dokument die Kombination der Bauteile variieren kann. Allerdings sollten von vorneherein alle Bausteine zur Verfügung stehen, und nicht bei Bedarf ermittelt und dazu gekauft werden müssen. Welches Bauteil verwendet wird, hängt vom Inhalt der zu verarbeitenden Daten ab. So kann z.B. allein die Kundennummer auschlaggebend sein, ob ein PDF, ZUGFeRD, XRechnung oder nur eine Textdatei erzeugt, gedruckt, abgelegt und als Mail versendet werden soll. Es muss auch möglich sein, per Schnittstelle weitere Daten hinzuzuziehen, um den Anforderungen der Ausgabeformate gerecht zu werden. ZUGFeRD Profil „XRechnung“ bzw. XRechnung an sich verlangen eine Leitweg-ID. Solche Informationen sind bei gewachsenen Druckausgaben meist nur über die Schnittstelle aus dem Kundenstamm zu entnehmen, nachdem diese beim Kunden angefragt wurden.

MM: Welche Vorteile bietet ein Output-Managementsystem wie der SpoolDesigner generell für „verteilte Unternehmen“?
Jokisch: Die Druckausgaben kommen nicht mehr einfach nur auf einem Arbeitsplatzdrucker heraus, sondern werden meistens als PDF im Corporate Design in einem DMS-System oder einer passenden Verzeichnisstruktur abgelegt. Somit kommen die Mitarbeiter jederzeit auf die erzeugten Dokumente. Auch aus dem Homeoffice z.B. via VPN. Am Anfang der Corona-Krise haben einige Kunden von „Druck am Arbeitsplatz“ schnell und einfach auf die „Ablage als PDF-Dokument“ umgestellt. Dazu entfernten Sie im SpoolDesigner die Druckerliste, definierten einen Ablageort und hinterlegten den Mitarbeiter als Mailempfänger. Die Möglichkeit, einem DMS-System neben dem PDF-Dokument auch eine Schlagwort-Datei zur Verfügung zu stellen, beschleunigt die Suche in einem solchen System enorm.

MM: Wie sollen Unternehmen die Automatisierung im Output-Bereich angehen und welche Vorteile lassen sich damit realisieren?
Jokisch: Bei der Umsetzung legen unsere Kunden Wert auf ein vereinheitlichtes Corporate Design, z.B. mit dem Briefpapier als PDF-Datei oder der Textbaustein-Funktion. Sollte sich dann z.B. die Bankverbindung ändern, kann dieses an einer zentralen Stelle schnell und einfach angepasst werden. Außerdem sollte man nicht nur aktuelle, sondern auch zukünftige Anforderungen prüfen. Gibt es Prozesse, die ersetzt werden können, um eine homogene Umgebung zu schaffen? Gibt es existente Abläufe/Schreiben, die durch einfache Änderungen an die neue Anforderung angepasst werden können? Nicht zuletzt gilt es auch das richtige Output-Management-System zu finden. Dabei sollten Bedienung, Umfang und Inhalt geprüft werden: Wie einfach oder schwierig ist die Handhabung des Tools? Kann ich meinen Umsetzungswunsch damit überhaupt lösen? Wie schnell komme ich zu einer Lösung? Wie gut/einfach kann ich einmal definierte Komponenten wiederverwenden? Der SpoolDesigner ist über eine grafische Oberfläche einfach und intuitiv zu bedienen und wird mit allen Funktionen ausgeliefert. Brauchen Sie sie nicht, nutzen Sie sie nicht. Aber falls Sie sie brauchen, müssen Sie keine Zeit und Nerven für eine Nachbestellung und Nachinstallation aufwenden, sondern können sofort loslegen.

MM: Wie wichtig ist in diesem Kontext die Anbindung an den Mailversand?
Jokisch: Der Mailversand ist eine der elementaren Funktionen und kommt gleich nach der PDF-Ausgabe. Über einen beliebigen SMTP Server werden die erzeugten Dateien aus dem SpoolDesigner versendet. Ob das PDF an den Kunden gesendet wird, die XRechnung an ein Portal geht oder die Ablage im DMS-System erfolgt, alles sind gängige Abläufe, wo der Mailversand zum Einsatz kommen kann. Selbst in Gestaltung von Form und Inhalt der Mail hat der Kunde freie Hand, ob es sich nun um einen einfachen Text-Body bei interner Kommunikation oder um einen HTML-Body im Corporate Design mit passender Mail-Adresse des jeweiligen Sachbearbeiters handelt. All diese Features sind im SpoolDesigner integriert und finden bei den Kunden bereits Verwendung/wurden bei den Kunden bereits realisiert.

Rainer Huttenloher

Meinikat Informationssysteme GmbH