Als einer der führenden Hygienepapierhersteller in Europa agiert die WEPA Gruppe in einer kapital- und energieintensiven Branche. Starker Wettbewerb und steigende Kosten für Energie und Rohstoffe führen zu einem zunehmend herausfordernden Marktumfeld. Um in einer solchen Marktumgebung am Ball zu bleiben, ist es folglich unerlässlich, die eigenen Prozesse hochgradig effizient zu halten – eine perfekte Herausforderung für Infor EAM.
Im Jahr 1948 als „Westfälische Papierfabrik“ in Arnsberg gegründet, hat sich die WEPA Gruppe zum drittgrößten Hersteller von Hygienepapieren entwickelt. Heute erwirtschaftet das Unternehmen mit rund 3.900 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 1,2 Milliarden Euro und verfügt über 13 Niederlassungen in ganz Europa. Nicht wenige dieser Produktionsstandorte waren zuletzt von anderen Unternehmen akquiriert worden – und genau hier lag eine der Herausforderungen für WEPA.
Denn das Unternehmen betrieb seine internen Prozesse auf Basis einer inhomogenen und inkompatiblen Systemlandschaft. „Das konnte keine Dauerlösung bleiben. Etwa um den Jahreswechsel 2014 auf 2015 hatten wir mit unserem Unternehmen eine kritische Größe erreicht“, erinnert sich Stefan Pfannkuchen, Head of Corporate Technology @ WEPA. „Aufgrund der zahlreichen inhomogenen Systeme in allen Standorten war es äußerst schwierig, standardisierte Abläufe innerhalb der Instandhaltung einzuführen. Wirklich effizient zu arbeiten war so nur schwer möglich.“ Eine Lösung musste her – in Form einer geeigneten Software.
Auf der Suche nach einem passenden System stieß WEPA auf Infor EAM. Die Lösung war bereits seit 2010 bei einem Unternehmen aus Großbritannien im Einsatz, mit dem eine geschäftliche Partnerschaft bestand, und hatte sich dort bewährt. Infor EAM stellt ein umfassendes Paket an Funktionen für das Enterprise Asset Management zur Verfügung.
Dazu zählen beispielsweise Werkzeuge zur Verwaltung von Anlagen (zum Beispiel Daten zu Anlagen und Facilities erfassen, etwa Spezifikationen, Garantiedaten, Service-Verträge, Ersatzteile, Anschaffungsdaten und erwartete Lebensdauer) und zur vorbeugenden Instandhaltung. Zudem ermöglicht die Software anspruchsvolle Reportings und Analysen und erlaubt es, Arbeitsaufträge detailliert zu planen, inklusive Materialreservierung und Kostenerfassung. „Für uns war insbesondere ein Punkt ausschlaggebend“, betont Pfannkuchen. „Infor EAM unterstützt auch die Nutzung auf mobilen Endgeräten. Das kommt insbesondere unseren Blue-Collar-Mitarbeitern in der Instandhaltung zugute.“
Aufgrund der großen Anzahl der verschiedenen Standorte empfahl sich zudem der Einsatz in der Cloud: Durch das Hosting entfällt die Notwendigkeit, an jedem Standort eine eigene IT-Hardwarelandschaft unterhalten zu müssen. Die Anbindung der jeweiligen Niederlassungen untereinander sollte die offene Middleware Infor ION als Teil von Infor OS übernehmen.
Einführung auf breiter Front
Wegen der guten Erfahrungen und der passgenauen Abbildung der seinerzeit definierten Standardprozesse in der Instandhaltung entschied sich der Hygienepapierspezialist für eine Einführung auf breiter Front. Begonnen wurde im April 2016 aufgrund der räumlichen Nähe in Müschede, im Laufe der kommenden zwölf Monate folgte der Rest.
„Wir haben uns in der Übergangsphase bewusst für eine stufenweise Einführung entschieden“, so der Projektleiter Timo Thomas aus dem Team der Corporate Technology. „Gleich von Tag eins an wollten wir über ein System verfügen, das nicht nur das alte ersetzen konnte. Dies beinhaltete zum einen die Übernahme von Altdaten, die wir sorgfältig vorbereitet und durchgeführt haben, zum anderen der durchgängige Einsatz mobiler Endgeräte zur definierten Annahme und Abgabe der Arbeitsaufträge.“ Eine anspruchsvolle Aufgabe, die letztlich durch die Unterstützung von Infor sowie dem erfahrenen Infor-Partner IHM AG gelang.
„Nach einigen Anfangsschwierigkeiten läuft das System nun besser, als wir es je erwartet hatten“, sagt Pfannkuchen. Der modulare Aufbau der Software ermöglicht ein flexibles Arbeiten, und dank der schlanken User-Profile-Architektur fiel den Mitarbeitern die Einarbeitung leicht. Besonders profitiert jedoch die Unternehmensplanung von dem Umstieg: Personalressourcen lassen sich effizient planen, was die Asset-Lokalisierung erleichtert und auch Produktmachbarkeitsstudien den Weg ebnet. In Sachen Reporting erwiesen sich besonders die Follow-Up-Werkzeuge als nützlich bei der Abarbeitung des Auftrags-Backlogs. Zudem erwies sich Infor EAM als äußerst skalierbar, was die weitere Expansion des Unternehmens begünstigt. In der Summe kulminiert das Update folglich in besserer Maschinenauslastung bei höherer Rentabilität.
Facility-Management-Lösung gefragt
Diese ebnete auch den Weg für die Einführung weiterer Systeme: Von Seiten des Vorstands wurde schnell eine leistungsfähige Facility-Management-Lösung gefordert, um z.B. bei einem Building Condition Assessment eine systematische und nachhaltige Erfassung sicherzustellen. Auch hier entschloss sich WEPA, auf Cloud-Technologie zu vertrauen, und nutzt seither die Infor CloudSuite Facility Management mit Infor EAM im Kern. Dank Infor OS, das Infor ION sowie Ming.le umfasst, ist zudem die Anbindung anderer Lösungen möglich.
Tatsächlich blieb das Projekt auch anderen Unternehmen nicht verborgen. „Einer unserer Kunden, ein nordeuropäischer Möbelhersteller, hat sich sehr interessiert gezeigt“, sagt Stefan Pfannkuchen. Vertreter des Unternehmens kamen eigens für einen Workshop zu Besuch, um sich alle Abläufe zeigen zu lassen. Kein Wunder, denn für Pfannkuchen war das Projekt bei WEPA ein voller Erfolg: „Die erzielten Ergebnisse und KPIs haben unsere ursprünglichen Erwartungen übertroffen und helfen uns, unsere künftigen Herausforderungen zu meistern.“ (rhh)
