Digitalisierte Geschäftsprozesse sind der neue Standard. Deshalb führt kein Weg vorbei an digitaler Archivierung, digitalem Dokumenten-Management und Enterprise Content Management (ECM). Elektronische Prozesse sind schneller und bequemer, sparen Kosten und vermeiden Fehler.

ECM-Systeme sind modular aufgebaut. Das versetzt Unternehmen und Organisationen in die komfortable Lage, sich einzelne Module herauszusuchen und damit ein Pilotprojekt zu starten. Verläuft dieses erfolgreich und hält, was es verspricht, lassen sich weitere Bereiche oder Abteilungen anpassen und umstellen. Die verschiedenen modularen Einsatzmöglichkeiten für ECM-Systeme sind mannigfaltig. Welche Optionen sich besonders anbieten, um eine ECM-Infrastruktur zu etablieren, erörtert der vorliegende Fachbeitrag.

Guter Start: Die digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung

Der ideale Einstieg in ein ECM-System sind Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Das ECM weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Werden Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen geleitet, beschleunigen sich Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar und Kosten senken sich. Die Spezialisten von Optimal Systems haben in einer Tabelle zusammengestellt, was die manuelle Bearbeitung von Rechnungen sowohl die Versender als auch die Empfänger kostet.

Quelle: TA Triumph-Adler GmbH

Kosten manueller Rechnungsverarbeitung (für Versender und Empfänger)Ein Umstieg von der manuellen auf die elektronische Rechnungsbearbeitung spart bis zu 80 Prozent dieser Kosten ein, haben die Experten von Optimal Systems ausgerechnet. Diese Einsparungen können sogar noch höher ausfallen, denn digitale Prozesse senken zugleich die Fehlerquote. Hier sämtliche Vorteile auf einen Blick:

  • Mehr Transparenz und Tempo im gesamten Rechnungsprozess,
  • schnellere, da automatisierte, Wege für Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen,
  • Einhalten gesetzlicher und wirtschaftlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoBD) sowie
  • revisionssichere Archivierung sorgt für Übersichtlichkeit und vermeidet laufende Meter an Aktenordnern mit Rechnungen. Sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert.

Der Mensch im Fokus: Die digitale Personalakte

Im Personalmanagement sollte der Mensch im Fokus stehen, für alles Administrative gibt es elektronische Lösungen. So übernimmt die digitale Personalakte die Stammdaten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bündelt alle Informationen an einem zentralen digitalen Ablageort.

Die digitale Personalakte gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Zudem erlaubt das Tool die Übersicht über Arbeitsverträge und Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell erhalten Sie den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen, Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen.

Quelle: TA Triumph-Adler GmbH

Aufgaben und Fähigkeiten der digitalen PersonalakteDie digitale Personalakte von TA Triumph-Adler ermöglicht beispielsweise:

  • Zentrale Dokumenten-Verwaltung mit individueller Registerstruktur
  • Vorlagen- und Fristenverwaltung, flexibles Reporting und integrierte Volltextsuche
  • Abonnements, Wiedervorlagen und Favoriten
  • Pflichtdokumenten-Monitoring (z. B. Arbeitsvertrag)
  • Auswertungen und Recherchen (Trefferlisten) und/oder Export (z. B. Excel).

Das schnelle Finden steigert bereits die Effizienz, doch die digitale Personalakte kann noch mehr: Sie ist jederzeit individuell erweiterbar und flexibel mit anderen Lösungen zu kombinieren – etwa mit dem digitalen Bewerbermanagement.

Fachkräfte finden und binden: das digitale Bewerbermanagement

Qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu halten ist eine der derzeit größten Herausforderungen für alle Arbeitgeber. Es ist ein oft weiter und anstrengender Weg bis eine Stelle erfolgreich besetzt werden kann. Anforderungen müssen definiert, eingehende Bewerbungen ausgewertet und die Vorauswahl muss anschließend intern abgestimmt werden. Dabei hilft das Modul Bewerbermanagement als Erweiterung der digitalen Personalakte. Und: Mit einer Erweiterung des Bewerbermanagement-Moduls für das E-Recruiting können Sie vakante Stellen entweder direkt über Ihre eigene Website kommunizieren oder kommerzielle Karriereportale nutzen.

Quelle: TA Triumph-Adler GmbH

Aufgaben und Fähigkeiten des digitalen Bewerbermanagements

Das digitale Bewerbermanagement begleitet den gesamten Prozess von der Ausschreibung bis zum unterschriebenen Vertrag. Ein leistungsfähiges digitales Bewerbermanagement wie beispielsweise das von TA Triumph-Adler umfasst diese praxisnahen Funktionen:

  • Qualifikationskatalog: Individuelle, strukturierte Definition benötigter Hard und Soft Skills
  • Stellenmanager: Einfache Erstellung von Soll-Profilen auf Basis des Qualifikationskatalogs
  • Bewerbermanager: Strukturiertes Ablegen der Kandidatenprofile (Ist-Profile)
  • Matching: Automatisierter Abgleich von Soll- und Ist-Profilen
  • Workflow-Unterstützung, z. B. mit Vorlagenverwaltung und Serienbrief-Funktion
  • Workflow-Funktionalität, z. B. mit Fristüberwachung und Vertreterregelung
  • Bewerber-Cockpit: Auswertung aller Daten und Exportmöglichkeiten
  • Integration diverser Eingangskanäle (z. B. Mail, Post oder Portale).

Und wenn Bewerber nicht zur ausgeschriebenen Stelle passen, ihr Profil aber interessant klingt? Dann wird automatisch eine Nachricht an diese generiert: ob er oder sie wohl gern in den internen Talentpool aufgenommen werden möchte. Die Übersicht über diesen Pool wiederum garantiert das digitale Bewerbermanagement.

Maike Zumbrägel, General Manager Marketing and Corporate Communications bei der TA Triumph-Adler GmbH

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