Das Thema New Work bleibt nach wie vor auf der Agenda der Unternehmen. Lassen sich doch viele Aufgaben damit effizienter lösen. Im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) erläutert Stefan Claßen, Presales Protime bei der SD WORX GmbH, welche Aspekte in diesem Zusammenhang berücksichtigt werden sollten.
MM: Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen, wenn sie das Thema „New Work“ mit hybriden Arbeitskonzepten angehen wollen?
Claßen: Hybride Arbeitskonzepte stellen gelernte Praktiken auf die Probe. Auf der einen Seite muss die Digitalisierung im Unternehmen stark vorangetrieben werden, damit teilweise analoge Workflows wie bspw. Urlaubsanträge etc. auch mobil funktionieren können. Unternehmen müssen also weg vom Papier, hin zu digitalen Self-Services, wenn sie sich erfolgreich in der New Work-Welt zurechtfinden wollen. Auf der anderen Seite sind hybride Arbeitskonzepte auch eine große Herausforderung für die Zeitwirtschaft und Personalplanung.
Quelle: SD WORX GmbHStefan Claßen, Presales Protime bei der SD WORX GmbH.
MM: Können Sie dazu ein Beispiel nennen?
Claßen: Arbeiten Unternehmen im Open-Space-Modell mit begrenzt verfügbaren Arbeitsplätzen, ist eine sehr enge Ressourcenplanung und gute Übersicht der Büro- und Homeoffice-Verteilung notwendig. Diese gestaltet sich oftmals aber schwierig, da in Unternehmen die Übersicht fehlt und somit nicht immer flexibel auf Änderungen reagiert werden kann. Außerdem können Mitarbeitende im klassischen Sinne keine Zeiten stempeln, wenn sie im Homeoffice sind. Vertrauensarbeitszeit ist daher ein Muss. Gleichzeitig laufen Mitarbeitende mit flexiblen Arbeitszeiten aber auch Gefahr, die vorgeschriebenen Ruhezeiten nicht einzuhalten. Gerade, wenn man abends „nur noch mal schnell“ ins E-Mail-Postfach schauen möchte und dann doch länger am PC sitzt als eigentlich geplant. Hierbei können sich Unternehmen nur auf das heimische Zeitmanagement der Mitarbeitenden verlassen.
MM: Welche Rolle kann dabei der Einsatz von Cloud-basierten Services übernehmen und wie lassen sich die zugehörigen Risiken in den Griff bekommen?
Claßen: Cloud-basierte Services bieten einen großen Komfort für alle Beteiligten und haben den Vorteil von überall erreichbar zu sein. Es benötigt noch nicht einmal ein Diensthandy oder -notebook, sondern kann auch mit privaten Geräten einfach angesteuert werden. Alles was die Mitarbeitenden für den Zugriff benötigen, ist ein moderner Internet-Browser. Unternehmen müssen dadurch keine aufwendigen und meist sehr budget-intensiven Apps entwickeln (lassen) und die Mitarbeitenden sind hochgradig flexibel in der Nutzung. Die dazugehörigen Risiken sind heutzutage gering, da wir uns hier nicht mehr auf Neuland bewegen. Die Cloud-Server müssen auf EU-Gebiet stehen, damit Unternehmen keine Bedenken bzgl. der DSGVO haben müssen. Auch durch eine gute Verschlüsselung der Daten, sind Anwendung und Server kein Sicherheitsrisiko mehr.
MM: Welche Vorteile bringt ein Self-Service-Ansatz den Unternehmen, die sich dem massiven Einsatz der Digitalisierung verschrieben haben?
Claßen: Wenn wir manuelle Prozesse automatisieren können, eliminieren wir nicht nur Fehlerquellen, sondern es entstehen freie Kapazitäten auf beiden Seiten. Die Personalabteilungen erleben durch die Self-Services eine massive Zeitersparnis, die sie dann bspw. für individuelle Förderungen oder Talentmanagement nutzen können. Für die Mitarbeitenden und Vorgesetzen bedeutet dies im ersten Schritt mehr Eigenverantwortung, da die Personalabteilung nicht mehr zwangsweise eingebunden sein muss. Das hat den Vorteil, dass die Prozesse automatisch schneller und die Bearbeitungszeiten wesentlich kürzer werden. Die Workflows werden dadurch nicht nur digital, sondern auch flexibler. So können Mitarbeitende ihren Urlaub digital auf dem Sofa planen, beim Spaziergang in ihr Stundenkonto schauen oder ihren Abbau von Überstunden im Café beantragen und die Führungskraft kann die Anträge ebenso flexibel bearbeiten. Dies ist für viele Unternehmen eine echte Win-Win-Situation.
MM: Wie wichtig ist die Mitarbeiterzufriedenheit im Bereich der Personaleinsatzplanung und welche Auswirkungen zieht das auf die Flexibilität eines Unternehmens nach sich?
Claßen: Wenn die Zeitwirtschaft und das Personalmanagement digitaler werden, stehen Informationen schneller und übersichtlicher zur Verfügung. Für die Mitarbeitenden bedeutet dies, immer up-to-date zu sein, wann und wo sie arbeiten müssen bzw. können. Das erhöht die Zufriedenheit. Gerade im Bereich der Schichtplanungen steigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, wenn sie an Flexibilität und Übersicht dazugewinnen. Ein schneller Informationsfluss bei Schichtänderungen kann Unmut verhindern, während Self-Services die Beantragungen von Schichtänderungen vereinfachen. Bei der Personaleinsatzplanung hilft eine gute Übersicht dabei, Ressourcen gut zu planen, Engpässe schnell erkennen zu können und somit viel flexibler zu sein. Das fördert natürlich auch die Zufriedenheit sehr.
Rainer Huttenloher
