Dashboards für Finance und Controlling: Finanzdatenstets im Blick

Interaktive Business Dashboards gehören heute in jedes modern geführte Unternehmen, bieten Sie doch handfeste Vorteile. Mehr und mehr fordern Geschäftsleitung und Führungskräfte diese Instrumente daher ein, um ihren Verantwortungsbereich effizient managen zu können. Mit dem Finance Dashboard bietet aruba Entscheidern eine starke Lösung, um Prozesse zu überwachen, Trends zu identifizieren und neue Erkenntnisse über das Unternehmen zu gewinnen.

In der Unternehmenspraxis zeigen sich meist zwei Extreme. Entweder ertrinken die Empfänger in der Fülle an Detailinformationen aus den Fachabteilungen oder – noch schlimmer – die benötigten Informationen stehen erst gar nicht zur Verfügung. Beides sollte Anlass sein, darüber nachzudenken, welchen Beitrag Business Dashboards leisten können, um diese Missstände zu beseitigen.

Das Controlling liefert heute – auch mit Hilfe moderner BI-Systeme – eine Vielzahl fundierter Detailinformationen. Diese haben enorme Bedeutung, wenn es darum geht, Ursachen für Fehlentwicklungen und Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten. Als schneller Überblick über einen Arbeitsbereich sind sie allerdings nur bedingt geeignet.

Business Dashboards

Klassische Statistiken, Reports und BI-Analysen konzentrieren sich oft auf die Analyse eines einzelnen Sachverhalts. Auch die in ERP- oder Finanzsystemen vorhandenen Informationen sind meist auf viele Bildschirmmasken oder Auswertungen verteilt. Will man vermeiden, die einzelnen Informationen mühsam zu einem Gesamtbild zusammensetzen zu müssen, ist es erforderlich, ganz unterschiedliche Datenquellen in einer kompakten Sicht – einem Dashboard – zusammenzuführen.

Die Reduktion auf die wesentlichen Messgrößen und KPIs für den jeweiligen Arbeitsbereich ermöglicht ein schnelles Erfassen der aktuellen Lage. Mit Business Dashboards, wie beispielsweise dem aruba Event-Driven Dashboard, hat man so stets die wichtigsten Informationen im Blick – und das Ganze sogar in Echtzeit.

Die Erstellung von Dashboards erfolgt mit Hilfe eines Page Designers. Anwender bedienen sich dort aus einer Komponentengalerie und ordnen die visuellen UI-Elemente auf ihrem Dashboard an. Durch Festlegen der Eigenschaften werden die Optik und das Verhalten individuell definiert. Vordefinierte Layouts ermöglichen es dabei, schnell optisch ansprechende Ergebnisse zu erzielen.

In Verbindung mit dem Abfragetool Enterprise Query können Daten einfach aus einer Vielzahl von Vorsystemen abgerufen werden, so zum Beispiel aus:

• IBM System i,
• SQL-Datenquellen,
• SAP, SAP/HANA ,
• CSS eGECKO, Schilling, DKS, IGF und
• Excel-Dateien.

SQL-Befehle können aber auch direkt in einem Code-Editor hinterlegt und ausgeführt werden, um das Dashboard mit Daten zu befüllen.

Ereignisgesteuerte Daten

Neben den klassischen Datenquellen, wie SQL-Datenbanken oder Excel-Dateien, können auch Datenströme als Datenquelle genutzt werden. Diese werden als Datenquelle vom Typ „Event“ definiert und sorgen so dafür, dass das Dashboard bei jedem eintreffenden Event mit Daten versorgt und aktualisiert wird.

Mit dieser Technik werden die Daten in Echtzeit visualisiert. So können beispielsweise in einem Liquiditäts-Dashboard die aktuell offenen Posten in Echtzeit dargestellt und aktualisiert werden, sobald ein Zahlungseingang in der Buchhaltung erfolgt.

Durch den Self-Service-Ansatz erstellt das Controlling diese Inhalte eigenständig. Vor allem wenn es um Dashboards aus dem Finanzbereich geht, wird der eine oder andere IT-Experte froh sein, dieses Thema abgeben zu können. Für die IT ist das eine enorme Entlastung.

Enterprise BI

Bevor man jedoch wichtige Informationen übersichtlich und stark verdichtet in einem Dashboard visualisieren kann, bedarf es einer geeigneten Business Intelligence-Lösung zur systematischen Sammlung, Analyse und Auswertung der Unternehmensdaten.

Mit aruba Enterprise BI eröffnet sich für Anwender ein schneller Weg zur Erstellung aller Arten von Unternehmensberichten – von einfachen Tabellen bis hin zu mehrstufigen und parametrisierten Reports und Business Charts. Mächtige Analyse-, Planungs- und Reporting-Funktionen unterstützen die Anwender in ihrem Tagesgeschäft.

Ad-hoc-Analysen, Kennzahlen– und Frühwarnsysteme sowie flexible Berichte sind gerade im Rechnungswesen von großer Bedeutung. Enterprise BI bietet hier eine mittelstandsgerechte BI-Plattform und ist schnell einführbar.

Für viele gängige Finanzapplikationen wie IFS, SAP FI/CO und insbesondere für Systeme auf der IBM System i, wie CSS eGECKO, DKS, Schilling (Comarch Financials) oder Portolan, stehen vordefinierte Datenpools zur Verfügung, die es dem Anwender ermöglichen, in wenigen Minuten erste Berichte zu erstellen. Mit dem ETL-Werkzeug Enterprise Query können die Datenpools aber auch je nach Anforderung erweitert werden, um beispielsweise Daten aus dem ERP zu verknüpfen. Über einen speziellen SAP-Adapter können zudem Daten aus SAP bereitgestellt und im Dashboard visualisiert werden.

Wichtige Datenpools für Buchungen und Salden stehen für die genannten Finanz-Applikationen zur Verfügung. Diese erlauben es, innerhalb weniger Minuten eine GUV, eine Bilanz oder eine kurzfristige Erfolgsrechnung zu erstellen.

Spezielle Planungstools unterstützen bei der Durchführung der Ergebnis- und Kostenplanung. Controlling-Prozesse lassen sich durch eine dezentrale Budgetierung und Planung der Kosten und Erlöse optimieren. Auch wird bei Bedarf ein konsequentes Kostenmanagement unterstützt, das dem Controlling erlaubt, monatliche Plan-/Ist-Vergleiche und Forecasts für Kostenstellen und interne Projekte abzubilden.

Finance Dashboard – Liquidität

All die gewonnenen Erkenntnisse lassen sich in einer kompakten Sicht – dem Finance Dashboard – zusammenzuführen. So erhält man hochgradig aggregierte Informationen über die Liquiditätssituation, den aktuellen Cash Flow und über kurzfristige Forderungen und Verbindlichkeiten.

Das Dashboard liefert entscheidende Hinweise über den aktuellen Stand der Zahlungsdauer von Kreditoren- und Debitoren, der offenen Posten sowie deren Fälligkeit und informiert über die Kapitalbindung im Lager. Damit hat der Entscheidungsträger wichtige KPIs, die miteinander korrelieren, sofort im Blick und kann so zielgerichtete Entscheidungen treffen, um die Liquidität sicherzustellen.

Die mit Enterprise BI bereitgestellten Daten werden mit dem Business Dashboard schnell erfassbar und mit hoher Informationsdichte dargestellt. Das Dashboard zeigt dabei den aktuellen Status von wichtigen KPIs und Unternehmenszahlen und bietet Entscheidern somit eine starke Lösung, um Prozesse zu überwachen, Trends zu identifizieren sowie neue Erkenntnisse über das Unternehmen zu gewinnen und dies bei Bedarf in Echtzeit.