Die Mitarbeiter sind Herz und Seele eines Unternehmens – mit ihrer Arbeitsleistung steht und fällt der wirtschaftliche Erfolg. Führungskräfte müssen daher besonderes Augenmerk nicht allein auf die aktuelle Zufriedenheit der Mitarbeiter legen, sondern ihre Probleme und Wünsche bestmöglich bedienen. Sei es durch eine Veränderung der Firmenkultur oder die Einführung neuer digitaler Hilfsmittel.
Viele Unternehmen in Deutschland haben die COVID-19-Pandemie bislang relativ erfolgreich gemeistert – auch, weil sie zu Beginn schnell neue Lösungen implementiert haben, mit denen ihre Mitarbeiter im Homeoffice bis heute effektiv arbeiten. Dadurch konnten Unternehmen ihre Produktivität weiterhin hochhalten, während Arbeitnehmer sich über die Annehmlichkeiten des eigenen Zuhauses und den Zeitgewinn wie etwa durch den Wegfall des täglichen Pendelweges freuten.
Auch nach Ende der Krise wollen viele Mitarbeiter diese Flexibilität beibehalten. Etwaige Vorbehalte gegen Remote Work müssen dafür fallen gelassen werden. Stattdessen muss sie in die Arbeitskultur aktiv integriert werden, um eine positive Veränderung bewirken zu können. Dabei gilt es für die meisten Unternehmen, in Zukunft die richtige Balance zwischen digitalisierter Arbeitswelt und persönlichem Austausch zu finden.
Die vorherrschende Präsenzkultur in deutschen Unternehmen hat sicherlich lange dazu beigetragen, dass digitale Transformation und die dafür nötige digitale Kollaboration der Mitarbeiter keine Priorität hatte. Weshalb ein Kollaborationstool implementieren, wenn die Mitarbeiter ohnehin im Büro nebeneinandersitzen? Geändert hat sich diese Situation erst durch den weltweiten Ausbruch von COVID-19 im März 2020 und dem folgenden Lockdown. Im Homeoffice ist es nicht möglich, kurz beim Kollegen vorbeizugehen oder durchs Großraumbüro zu rufen, um Fragen zu klären – jeder Mitarbeiter sitzt daheim allein vor seinem Rechner. Viele Unternehmen haben daher schnell die Notwendigkeit neuer Lösungen erkannt und entsprechend reagiert.
Deutsche Organisationen sind daher mittlerweile wesentlich besser in Sachen digitale Zusammenarbeit aufgestellt als noch vor der Krise. In einer aktuellen Studie von Atlassian, die die Fortschritte hierbei betrachtet, erreichen sie auf einer Skala von eins bis fünf einen Collaboration-Maturity-Wert von 3,4.
In den letzten zwölf Monaten haben sie insbesondere in Tools für Projektmanagement (45 Prozent), Social Intranet, Messaging oder Chat (40 Prozent) sowie Wissensmanagement (32 Prozent) investiert. Darüber hinaus planen zwei aus fünf (40 Prozent) in den nächsten Jahren Investitionen in Videokonferenzlösungen.
Neue Tools führen zu neuen Herausforderungen
Dank dieser neuen Anwendungen sind Mitarbeiter technisch dazu befähigt, von jedem Ort aus zu arbeiten und sind theoretisch nicht mehr an ihren Schreibtisch im Büro gebunden. Diese Flexibilität wird auch bei der Anwerbung und Bindung von Mitarbeitern eine immer entscheidendere Rolle spielen. Sind Unternehmen damit jetzt gänzlich auf die digitalisierte Arbeitswelt der Zukunft vorbereitet?
Ganz so einfach ist es leider nicht. So gibt in der Atlassian-Studie fast die Hälfte (48 Prozent) der befragten IT-Entscheider an, dass es unter den Mitarbeitern noch an den Kompetenzen für die richtige Nutzung der neuen Tools fehlt. Die oben genannten Investitionskategorien wie Projektmanagement, soziales Intranet, Chat und Wissensmanagement schaffen eine solide Grundlage für Remote Work – bei der Umsetzung hinken viele Unternehmen jedoch häufig noch hinterher und benötigen Nachhilfe bei der Nutzung dieser Tools. Hier liegt es an den Teamleitern, die Bedeutung von Investitionen in und den richtigen Umgang mit Kollaborations-Tools aufzuzeigen.
Um sicherzustellen, dass ihr Team die Tools optimal nutzt, müssen die Teamleiter gemeinsam mit ihren Mitarbeitern die einzelnen Lösungen auf ihre Nützlichkeit für den jeweiligen Anwendungsfall hin überprüfen. Diejenigen Tools, die für gut befunden werden, bleiben im Portfolio – alles andere wird nicht weiterverwendet.
Das Miteinander bleibt auf der Strecke?
Einen weiteren Aspekt dürfen Führungskräfte darüber hinaus nicht vergessen: Die Auswirkungen dieser digitalen Arbeitsweise auf ihre Unternehmenskultur. In der Vergangenheit lebte die Kultur oft vom persönlichen Aufeinandertreffen der Mitarbeiter – sei es am Schreibtisch, in der Kaffeeküche oder bei Meetings. Abende, bei denen der Kundengewinn mit einem Essen gefeiert wird und dann in der Kneipe um die Ecke enden, stärken das Gemeinschaftsgefühl. Regelmäßige Check-ins des Vorgesetzten tragen dazu bei, dass Mitarbeiter sich gehört und unterstützt fühlen.
Manche dieser Komponenten lassen sich durchaus im digitalen Raum nachbilden oder funktionieren allein durch die erhöhte Flexibilität für viele besser. Doch selbst mit einer stark verteilten Belegschaft braucht es einen Ort, an dem die Teams zusammenkommen können, wenn sie es wünschen oder es die Aufgabe erfordert. Einfache, grundlegende Dinge wie regelmäßige Teamsitzungen etwa, egal ob für alle zwei Wochen, einmal monatlich oder einmal im Quartal angesetzt, helfen dabei, den Teamzusammenhalt zu stärken und eine intensive Zusammenarbeit zu fördern. Um eine solche hybride Form der gemeinsamen Arbeit zu ermöglichen, muss sich das Layout der Büros jedoch flexibel anpassen – mit ggf. weniger Schreibtischen und dafür deutlich mehr Co-Working-Bereichen.
Persönlichen Austausch bei größtmöglicher Flexibilität
In Zukunft werden hybride oder remote Arbeitsmodelle in Deutschland wesentlich häufiger die Norm sein, da sie sich in vielen Geschäftsbereichen für das Unternehmen bewährt haben und zugleich die Mitarbeiter die Flexibilität zu schätzen gelernt haben. Unternehmen, die trotz positiver Erfahrungen zum früheren Status Quo und der Präsenzkultur zurückkehren wollen, werden dadurch möglicherweise Mitarbeiter verlieren und könnten Schwierigkeiten bei der Suche nach neuen Talenten bekommen. Die althergebrachten Definitionen von Arbeitszeit und Produktivität haben ausgedient und müssen neu gedacht werden, je nach Größe des Unternehmens braucht es hier neue Regelungen auf verschiedenen Ebenen: Für Einzelpersonen, im Team und im ganzen Unternehmen.
Gleichzeitig müssen Unternehmen allerdings auch darauf achten, dass ihre Unternehmenskultur nicht darunter leidet, wenn sich Mitarbeiter seltener persönlich sehen und ihre Arbeit primär über digitale Tools erledigen. Klare Regeln in Bezug auf die Nutzung der Tools können hier Abhilfe schaffen. Plattformen zum Wissensaustausch helfen allen Mitarbeitern, immer auf dem aktuellen Stand zu sein, wenn sie in die Pflicht genommen werden, diese gewissenhaft zu pflegen.
Als ein Beispiel kann das Onboarding neuer Mitarbeiter stehen: Dies lässt sich durch Kollaborations-Lösungen integrativer gestalten, da neue Mitarbeiter ihre Kollegen zumindest per Video kennenlernen und sich direkt einen Überblick über die Aufgaben ihres Teams verschaffen können – das haben wir bei Atlassian aus erster Hand erfahren. Während der Pandemie wurden 1.000 neue Mitarbeiter eingestellt und angelernt. Durch den Einsatz der Kollaborationstools waren sie aber sehr schnell dazu in der Lage, auch im Remote Arbeitsplatz soziale Verbindungen zu Kollegen aufzubauen und sich einzuarbeiten.
Digitales Onboarding lässt sich übersichtlich und sinnvoll strukturieren, sodass Mitarbeiter sich besser auf die Anforderungen des neuen Jobs fokussieren können. Es gibt jedoch kein allgemeingültiges Patentrezept für Unternehmen – lediglich, dass sie immer wieder testen müssen, was individuell funktioniert. Im Kleinen testen, genau prüfen und je nach Urteil behalten oder fallen lassen. Regelmäßig stattfindende Mitarbeiterbefragungen sind hierbei besonders nützlich. Mithilfe digitaler Tools lassen sich diese schnell und einfach durchführen.
Felix Kugler ist Manager Channel DACH & Eastern Europe bei Atlassian.
