Viele Unternehmen haben in den letzten anderthalb Jahren ihre Digitalisierung bedingt durch den Zwang zum Home-Office mit Siebenmeilenstiefeln vorangetrieben. Oft waren es zunächst nur Workarounds, die durchaus noch Optimierungspotenzial aufweisen. Im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) bezieht Dina Haack, Head of Marketing bei der xSuite Group, dazu Stellung.
MM: Welche Rolle spielt die elektronische Rechnung im Kontext der Digitalisierungsbestrebungen von Unternehmen?
Haack: Wenn in Digitalisierungsprojekten die Geschäftsunterlagen losgelöst vom Papier nur noch digital erzeugt, weitergeleitet und abgelegt werden, dann kommen die Prozesse, bei denen diese Unterlagen benötigt werden, nicht ins Stocken. Dafür gibt es viele Beispiele, von denen die Rechnungsverarbeitung zu den eindringlichsten gehört – eben weil Rechnungen eine sehr häufige Dokumentenart im Unternehmen darstellen. Die Geschwindigkeit ihrer Bearbeitung hat folglich direkten Einfluss auf den Cash-Flow der Organisation. Entsprechend wichtig ist ihre Rolle im Kontext der Digitalisierung eines Unternehmens.
MM: Wie sollten Unternehmen vorgehen, um die Vielzahl von verschiedenen Rechnungsformaten beherrschen zu können?
Haack: Weltweit sind zahlreiche verschiedene Formate und Standards im Bereich der elektronischen Rechnung im Einsatz. Einige Beispiele sind: XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing 3.0 Factur-X und InvoiceNow. Unternehmen sollten daher eine technische Lösung einsetzen, die all diese Formate annehmen bzw. von einem Postfach abholen, ihre Inhalte auslesen und an dahinterstehende ERP-Systeme weitergeben kann. Bevor man technisch in eine Sackgasse rennt, sollte man sich bei einer Software-Lösung daher möglichst breit aufstellen.
Quelle: xSuite GroupDina Haack, Head of Marketing bei der xSuite Group: „Ein Lösungspartner sollte über vielfältige Best-Practice-Erfahrungen aus ähnlichen Projekten verfügen.“
MM: Wie lassen sich elektronische Rechnungen in bestehende Workflows eines international aufgestellten Unternehmens integrieren?
Haack: Finden Prozesse wie die Rechnungsprüfung bereits digital statt, drängt sich auf, sie auch gleich zu automatisieren. Dies führt in nächster Konsequenz zum Thema Workflow, denn ein Workflow läuft per se automatisch ab. Rechnungen werden also nicht in bestehende Workflows integriert, sondern erst auf Basis digitaler Dokumente werden neue Workflow-Lösungen erschaffen. Solche Systeme entwickelt die xSuite Group. Mit ihnen lassen sich Arbeitsschritte wie Prüfung und Freigabe digital und automatisiert direkt innerhalb des ERP-Systems abbilden. Es geht aber noch weiter, hin zu durchgängigen Lösungen für Einkaufs- und Rechnungsprozesse. Die elektronische Rechnung wird also Teil einer abteilungsübergreifenden Prozesskette, in die auch weitere Dokumentarten eingebunden sind. Man spricht hier von Procure-to-Pay oder kurz P2P. Damit sind durchgängige Prozesse gemeint, die von der Erstellung einer Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage reichen.
MM: Welche Systemvoraussetzungen — in Bezug auf die existierenden Kernsysteme einer Organisation — sind dabei zu beachten?
Haack: Generell sollte die Möglichkeit, elektronische Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, nicht von der vorhandenen Anwendungslandschaft abhängen. Geht es um SAP, so arbeiten viele Unternehmen noch mit dem ECC-System, andere sind bereits auf S/4HANA umgestiegen. Daneben gibt es natürlich noch zahllose weitere ERP-Lösungen. Man sollte also darauf achten, dass eine Lösung für die Rechnungseingangsverarbeitung sich möglichst gut mit vielen verschiedenen Kernsystemen eines Unternehmens verbinden lässt.
MM: Wer hilft einem Unternehmen bei der schnellen Umsetzung — sprich Automatisierung und Digitalisierung, so dass schnell Kostenvorteile entstehen?
Haack: Am erfolgversprechendsten sind aller Erfahrung nach Projekte mit Unterstützung eines Lösungspartners, der über vielfältige Best-Practice-Erfahrungen aus ähnlichen Projekten in der gleichen Branche verfügt. Er weiß um die typischen Stolperfallen und Herausforderungen und kann einen schnellen und zielgerichteten Weg zur erfolgreichen Umsetzung des Rechnungsprojektes weisen. Und wenn man E-Rechnungen bekommen möchte, ist es ebenfalls wichtig, auch die Lieferanten ins Boot zu holen. Denn diese müssen ja wissen, dass sie E-Rechnungen senden können, wie das genau funktioniert und was es ihnen nützt auf die E-Rechnung umzustellen. Und da kann ein erfahrener Partner hilfreiche Tipps an die Hand geben, welche Punkte man mit den Lieferanten erläutern müsste und wie man sie motivieren kann, auch wirklich E-Rechnungen zu versenden.
Rainer Huttenloher
